Sådan møder du ledelsens bekymringer og får dem til at investere i digitale kvitteringer

Har du flere gange forsøgt at overbevise din chef eller ledelsesteamet om at investere i digital udlægshåndtering – såsom en smart app, transaktioner i realtid eller direkte kvitteringer?

Men løber du panden mod muren og må gå skuffet og forgæves tilbage til dit skrivebord gang efter gang?

Så skal du læse med videre.

I dette blogindlæg får du nemlig: 
1. Indblik i de største tre udfordringer, ledelser har, når det kommer til at investere i direkte digitale kvitteringer.

2. Modargumenter til disse udfordringer, som du kan servere på et sølvfad, så ledelsen (forhåbentlig) får øjnene op for fordelene ved en digitalisering af processen – og du kan gå sejrsgang fra mødelokalet.

Ledelsens tre primære udfordringer
En undersøgelse fra 2021 (Eurocard & United Minds, Stockholm) viser, at ledelsens fokus oftest er på udfordringer fremfor fordele, når det omhandler investering og implementering af systemer – som f.eks. en digital udgiftsløsning og direkte kvitteringer.

Undersøgelsen fokuserer primært på direkte kvitteringer og viser, at der især er tre specifikke udfordringer, der går igen hos nordiske ledelser – og de kommer her:

• 38% for bekostelig
  
• 35% for besværlig at integrere med eksisterende IT-systemer
  
• 32% lav prioritet

Nu hvor du kender ledelsens argumenter, kan du forberede dine modargumenter, så I kan have en dialog om, hvorvidt bekymringerne kan blive imødekommet – eller endda helt neutraliseret.

Og modargumenterne? Dem har Eurocard og United Minds’ undersøgelse faktisk også hjulpet dig med.

Lad os tage et hurtigt kig på dem:

For bekostelig
Undersøgelsen viser, at størstedelen af virksomhederne aldrig har regnet på omkostningerne ved deres nuværende udlægshåndtering.

Med et manglende overblik over den nuværende proces omkostninger, hvordan er det så muligt at vurdere, om en anden løsning vil være dyrere?

Det er selvfølgelig ikke omkostningsfrit at investere i nye digitale processer – det koster både penge og ressourcer. Men man kan ikke alene kigge på omkostningen ved at digitalisere: Det er nemlig helt centralt også at se ærmere på al den tid, penge og ressourcer som virksomheden kan spare på den lange bane ved at effektivisere processen.

Undersøgelsen har nemlig også set nærmere på, hvor meget tid virksomheder kan spare ved at investere i digitale kvitteringer – og vi tør godt sige, at den viden kan være det hemmelige våben i din argumentation.

For besværlig at integrere med eksisterende IT-systemer
Tanken om kompleks og besværlig IT-implementering samt oplæring af medarbejdere i nye systemer er også en bekymring i flere virksomheder.

Integrationsdelen kommer man selvfølgelig ikke udenom, men flere udbydere af digitale løsninger har et team af eksperter klar til at hjælpe – både når det kommer til integrationsdelen og oplæring af medarbejdere.

Det byder selvsagt på en opstartsfase, der kan tære på virksomhedens ressourcer og kræver, at medarbejderne lærer den nye proces.

Men det vigtigste at have for øje er, om fordelene ved investeringen i direkte kvitteringer (og digital udlægshåndtering generelt) opvejer den tid og energi, der er lagt i at få integrationen til at spille.

Lav prioritet
Mange virksomheder har endnu ikke fået øjnene op for, hvor mange penge de reelt kan spare ved at investere i digitalisering af deres udlægshåndtering.

Og fordi både de nuværende omkostninger ved den manuelle proces – og de potentielle besparelser ved en digital proces bliver anset som værende for små (eller måske endnu ikke er udregnet), står ændringen af processen ikke højt på prioriteringslisten hos mange virksomheder.

Eurocard & United Minds’ undersøgelse viser dog, at processen for bilagshåndteringen har betydning for flere dele af virksomheden – ikke blot effektiviteten og økonomien, men også i forhold til tid, ressourcer og medarbejdertilfredshed.

Så er du klar til snakken
Nu er du klædt godt på til næste gang, snakken på kontoret falder på bilagshåndtering – og direkte kvitteringer i særdeleshed.

Hvis du vil have endnu flere argumenter og belæg for dine påstande, kan du selv kaste et nærmere blik på undersøgelsen.

Eurocard & United Minds præsenterer nemlig en lang række dokumenterede fordele, virksomheder med direkte kvitteringer kan høste.

Fordele, som du kan ryste ud af ærmet, næste gang du skal snakke med ledelsen om en mulig investering i digital udgiftshåndtering.

12,5% af landets største virksomheder bruger zExpense

Børsens Top1000-liste viser Danmarks største virksomheder målt på omsætning – og vi er utrolig stolte af, at 125 af virksomhederne på årets liste bruger zExpense til at automatisere deres udgiftshåndtering.

Vores mål da vi startede rejsen tilbage i 2009, var at optimere og effektivisere bøvlede og manuelle processer. Vores løsning blev zExpense, hvis formål er at spare virksomheders tid, ressourcer og penge, når det kommer til at håndtere og godkende udgifter – og i dag bruger ca. 1.500 virksomheder og 500.000 brugere zExpense til netop dette.

Med 125 virksomheder på Top1000-listen får vi bekræftet, at zExpense både egner sig til store, internationale virksomheder og virksomheder, der har brug for individuelt tilpassede løsninger eller komplekse strukturer.

Vi er glade for, at vores kunder har succes, og at vi gennem zExpense kan hjælpe dem med nemt og effektivt at håndtere deres udgifter.

En af virksomhederne på listen kalder zExpense for “det helt rette valg” – måske det også er det for dig?

Vi er Børsen Gazelle 2021

Vi er stolte og taknemmelige for det brev, som kom med posten i sidste uge.

Vi er blevet kåret som Børsen Gazelle 2021. Med mere end 440.000 brugere på zExpense fordelt ud på 43 lande er vi i rivende udvikling – og vi arbejder hver dag på at gøre vores kunder glade og tilfredse.

En helt speciel tak til vores dedikerede medarbejdere, som hver dag hjælper vores kunder med at digitalisere deres bilag, fakturaer og tidsregistrering.

Vi ser frem til endnu flere år med rivende udvikling og med spændende løsninger til økonomiafdelingen. I skal glæde jer!