Expense Management
– gør udlægshåndtering enkel og digital
Glem alt om manuelle regneark, forsvundne kvitteringer og frustrerende lange godkendelsesprocesser.
Med zExpense får du et digitalt værktøj, der samler hele virksomhedens udlæg ét sted – nemt, sikkert og effektivt.
Løsningen automatiserer indsamling, godkendelse og bogføring af udlæg, så du får fuldt overblik og slipper for tidskrævende administration. Det betyder færre fejl, hurtigere processer og mere tid til det, der virkelig skaber værdi for virksomheden.
Hvad er Expense Management? Fra bilagskaos til fuld kontrol
Expense management dækker hele processen fra kvitteringer og godkendelser til bogføring. Manuelle løsninger med papirkvitteringer og regneark skaber ofte forsinkelser, fejl og manglende overblik.
Med zExpense fotograferer medarbejderen kvitteringen med mobilen, og OCR aflæser automatisk oplysningerne. Godkendelser håndteres digitalt, og udlæg udbetales hurtigt via NemKonto. Det samler processen ét sted og sparer tid for både medarbejdere og økonomiafdeling.
Se forskellen på manuel udlægshåndtering og en fuldt digitaliseret proces med zExpense
Uden zExpense
- Papirrod
- Manglende kvitteringer
- Langsom godkendelse
- Manuelle bankoverførsler
Med zExpense
- Mobilfoto på 5 sekunder
- Automatisk OCR-scanning
- Digitalt godkendelsesflow
- Udbetaling via NemKonto dagen efter
Sådan fungerer udlægshåndtering i zExpense
1. Registrer udlæg
Medarbejderen tager et billede af kvitteringen i app’en. zExpense aflæser automatisk beløb og dato, så udlægget kan registreres på få sekunder.
2. Automatisk godkendelsesflow
Udlægget sendes straks videre til de relevante godkendere. Systemet giver notifikationer og et klart overblik, så intet bliver overset, og godkendelsen kan ske hurtigt og effektivt.
3. Direkte overførsel til økonomisystemet
Når udlægget er godkendt, kan alle data automatisk overføres til virksomhedens økonomisystem. Det sikrer korrekt bogføring og eliminerer risikoen for fejl eller dobbeltarbejde.
4. Lynhurtig refusion
Efter bogføring udbetales beløbet direkte til medarbejderens NemKonto. Hele processen er digital, så medarbejderen får sine penge hurtigt og uden besvær.
Nøglefunktioner i zExpense. Automatisér hele udgiftsprocessen.
zExpense samler alle medarbejderrelaterede udgifter i én brugervenlig løsning, der gør det nemt at håndtere alt fra kvitteringer og firmakort til kørsel og diæter. Løsningen er designet til at automatisere hele processen, så både medarbejdere og økonomiafdelingen får et fuldt overblik og slipper for manuelle rutiner.
Udlæg og kvitteringer
Ind
Medarbejderen tager et foto af bilaget eller kvitteringen for udlægget.
System
Via OCR-scanning aflæses beløb, dato og valuta på bilaget.
Ud
Refusion til medarbejderen via løn, NemKonto eller kreditor.
Firmakort
Ind
Korttransaktioner fra jeres eksisterende firmakort og de tilhørende bilag.
System
Matcher dato og beløb, og viser en liste over køb, der mangler dokumentation.
Ud
Færdig afstemning uden manuel sammenkøring. I beholder jeres nuværende kort.
Kørsel og kørselsgodtgørelse
Ind
GPS-tracking eller start/stop af kørsel til/fra adresser i forbindelse med firmakørsel.
System
Beregner afstand via Google Maps, bruger Statens satser og fører digital kørebog.
Ud
Eksport til virksomhedens økonomisystem. Virksomheden kan opsætte egne kørselssatser.
Diæter og rejseafregning
Ind
Destination og datoer for rejser i forbindelse med arbejdet.
System
Beregner diæter efter Statens eller jeres egne satser.
Ud
Èt samlet rejsebilag med kørsel, udlæg og diæter.
Se diæter og rejseafregning →
Hvad kan en automatiseret Expense Management løsning betyde for jeres virksomhed?
Når registrering, godkendelse og bogføring samles digitalt, får virksomheden bedre overblik, og medarbejdere og økonomiafdeling bruger mindre tid på administration.
Samtidig bliver det lettere at følge interne retningslinjer og opdage afvigelser i tide.
Fuld synlighed og budgetdisciplin
Et samlet overblik gør det muligt at følge udgifter på tværs af afdelinger, projekter og omkostningssteder og reagere på afvigelser i tide. Det giver ledere og økonomimedarbejdere et bedre grundlag for budgetstyring.
Digitale godkendelsesregler sikrer, at udlæg følger virksomhedens politikker, mens bilag og oplysninger samles ét sted. Det gør dokumentationen lettere at finde ved afstemning og revision og forenkler opfølgningen på særlige udgifter.
Slip for detektivarbejde og spar tid
Manuel bilagshåndtering kræver indtastning, kontrol og opfølgning på manglende dokumentation. Med automatiseret expense management registreres udlæg digitalt, og godkendere får besked, når en opgave venter. Det mindsker gentagne indtastninger og behovet for opfølgning, så økonomiafdelingen sparer tid.
Når oplysninger overføres til økonomisystemet, reduceres risikoen for tastefejl og dobbeltarbejde.
Hurtig registrering og refusion uden frustrationer
Medarbejderen kan registrere et udlæg i appen, så snart købet er foretaget. Kvitteringen fotograferes, oplysningerne aflæses automatisk, og det digitale bilag gemmes i systemet. Når registreringen er gennemført, kan papirkvitteringen kasseres. Det gør processen enkel, også når medarbejderen er på farten.
Et effektivt godkendelsesflow hjælper med at få udlæg behandlet hurtigere, så medarbejderen ikke skal vente unødigt på refusion. Det mindsker også behovet for at lægge ud privat i længere tid. Med zExpense får medarbejdere og økonomiafdeling en mere overskuelig proces fra registrering til udbetaling.
Mere end 2.200 virksomheder har valgt zExpense
Sådan fik Politiforbundet styr på bilagene med zExpense
Hos Politiforbundet var håndteringen af udlæg og bilag for både forbundet og lokalforeningerne en tung og manuel opgave. Ved at skifte til zExpense har de forenklet arbejdsgangene markant for alle parter.
I videoen fortæller controller Gerda, hvordan zExpense har gjort op med de bilagstunge processer.
Politiforbundet er blot én af vores mere end 2.200 tilfredse kunder. ZeBons løsninger bruges i dag af over 604.000 brugere på tværs af 78 lande.
Integration med jeres eksisterende økonomi- og lønsystemer
En expense management-løsning skaber størst værdi, når den hænger sammen med jeres eksisterende systemer. Med zExpense kan godkendte udlæg og bilag overføres digitalt til blandt andet e-conomic, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Uniconta, Visma eAccounting og lønsystemer som Danløn. Det mindsker manuel indtastning og giver et mere sammenhængende flow fra registrering til bogføring og løn.
Har I særlige behov, kan åbne API-muligheder tilpasse dataudvekslingen med jeres interne systemer. Integrationerne afhænger af jeres opsætning, så kontakt os for at afklare mulighederne.
Kontakt os for at høre, hvilke integrationer, der passer til jeres systemer.
Sikkerhed, compliance og krav til digital bilagshåndtering
Når bilag, godkendelser og udlægsdata samles i zExpense, bliver dokumentationen nem at finde, og I kan følge udlæg fra registrering til bogføring.
Bogføringsloven kræver som udgangspunkt, at regnskabsmateriale opbevares i fem år fra regnskabsårets udgang. zExpense samler bilag og oplysninger, understøtter sporbarhed og gør dokumentationen tilgængelig ved afstemning og revision. Løsningen understøtter også jeres arbejde med GDPR.
I kan også få CO₂-data for transport, flyrejser og hotelovernatninger til klimaregnskab og ESG-rapportering – uden manuel indsamling. Læs mere om CO₂-tracking i zExpense.
Hvorfor vælge ZeBon til jeres Expense Management?
ZeBon er en dansk SaaS virksomhed med dansktalende og lokal kundesupport. Vores kundekonsulenter sidder på vores kontor i Aalborg og kan kontaktes på hverdage kl. 9-15 eller på mail. Som kunde får I en fast kundekonsulent, som kender jeres opsætning og kan hjælpe med spørgsmål og tilpasninger – uden at I skal forklare jeres løsning forfra hver gang.
zExpense kan bruges af både små og store virksomheder. I får en gennemprøvet standardløsning, hvor I selv kan vælge de moduler og funktioner, der passer til jeres behov. Har virksomheden brug for mere end standardfunktionerne, kan I tilføje relevante add-ons. På den måde får I en løsning, der passer til jeres arbejdsgange, uden at betale for funktioner, I ikke bruger.
I zExpense kan I selv tilpasse godkendelsesflowet til virksomhedens struktur og regler. Et flow kan have op til fem godkendere, så udlæg sendes videre til de rette personer i den rigtige rækkefølge. Det giver en tydelig proces og gør det lettere at sikre, at udgifter bliver godkendt efter jeres retningslinjer.
Ud over zExpense kan I tilkøbe zInvoice til kreditorfakturaer og zTime til tids- og fraværsregistrering. Så kan I samle udgiftshåndtering, fakturabehandling og tidsregistrering i én app og webløsning. I kan også genbruge godkendelsesflows på tværs af udlæg og fakturaer, så processerne hænger bedre sammen.
Sådan håndterer I nemt medarbejderudlæg og køb på firmakortet
Se vores on demand webinar, når det passer dig
Få tilsendt vores on demand webinar, hvor vi viser dig, hvordan I med zExpense effektivt kan håndtere medarbejderudgifter, og medarbejderne nemt kan registrere private udlæg og køb på firmakortet.
Ofte stillede spørgsmål om Expense Management
Hvad koster et expense management system?
Prisen for zExpense afhænger af, hvor mange brugere i virksomheden, der skal have adgang til løsningen. Se vores priser – bemærk at priserne blot er eksempler. Kontakt os gerne for at få et uforpligtende tilbud.
Kan zExpense håndtere udenlandske valutaer?
Ja, zExpense kan håndtere alle udenlandske valutaer.
Hvor hurtigt kan vi implementere zExpense?
En typisk implementeringsproces tager 2-3 uger, men processen kan også være både kortere eller længere alt efter jeres situation samt hvordan jeres løsning skal opsættes.
Hvad er et medarbejderudlæg?
Et medarbejderudlæg er, når en medarbejder betaler en udgift på vegne af virksomheden og efterfølgende får refunderet beløbet. Det kan fx være transport, hotel, måltider eller mindre indkøb.
Hvad er fordelene ved digital udlægshåndtering?
Med digital udlægshåndtering i zExpense sparer I tid og ressourcer, fordi medarbejdere kan registrere udlæg på få sekunder, og økonomiafdelingen slipper for manuel indtastning og opfølgning. Den automatiske aflæsning af kvitteringer minimerer risikoen for tastefejl, og alle bilag gemmes digitalt, så de altid er klar til revision. Samtidig får I et bedre overblik og fuld kontrol, da I kan trække realtidsdata på virksomhedens udlæg, følge udgifter på tværs af afdelinger og understøtte jeres interne politikker.
Hvordan registrerer jeg et udlæg i zExpense?
Du tager et billede af kvitteringen direkte i zExpense-appen, hvorefter systemet automatisk aflæser beløb, dato og leverandør. Herefter kan du tilføje kategori og eventuelle kommentarer, inden udlægget sendes til godkendelse.
Hvordan foregår godkendelsen af udlæg?
Når udlægget er indsendt, sendes det automatisk til den relevante godkender. Godkenderen får besked og kan hurtigt godkende eller afvise udlægget – både fra computer og mobil.
Hvordan hjælper zExpense økonomiafdelingen?
zExpense automatiserer overførslen af data til økonomisystemet og samler alle bilag digitalt. Det minimerer fejl, sparer tid og gør det nemt at finde dokumentation ved revision.
Kan zExpense integreres med vores nuværende systemer?
Ja, zExpense tilbyder integration til de fleste økonomi- og lønsystemer, så udlægshåndteringen bliver en naturlig del af jeres eksisterende arbejdsgange.
Hvordan bidrager zExpense til ESG-rapportering?
zExpense gør det muligt at registrere CO2-aftryk på relevante udlæg, så virksomheden får et bedre overblik over klimaaftryk og kan bruge data aktivt i ESG-rapporteringen.
