zArrangement
Håndter nemt refusion og udbetaling af udlæg til deltagere i arrangementer
Håndter også tabt arbejdsfortjeneste
zEXPENSE ARRANGEMENT
Udlæg og refusioner efter arrangementer
I en organisation, der gennemfører masser af arrangementer, hvor deltagerne har mulighed for at få refunderet hele eller dele af deres rejse- og udlægsomkostninger samt evt. tabt arbejdsfortjeneste, er det ofte en tung proces at få de rette oplysninger i rette tid.
Med zExpense Arrangement – zArrangement – sætter vi strøm til processen til gavn for den enkelte deltager og organisation.
Så nemt er det at søge refusion for arrangementer
- Opret et arrangement og vælg hvilke typer af udlæg der kan refunderes.
- Angiv hvornår udlæg senest skal være afleveret.
- Tilføj deltagere til arrangementet og en afregning er klar til deltagerne.
- Deltagerne aflevere elektronisk udlæg og bilag.
- Godkendte udlæg udbetales og bogføres.
Du kan sågar nemt angive, om der ved deltagelse kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste.
FUNKTIONER
Klik og læs mere om funktionerne
Arrangementer
Læs mere om arrangementer
Deltagere
Læs mere om deltagere
Bogføring
Læs mere om bogføring
Udbetaling
Læs mere om udbetaling
Tabt arbejdsfortjeneste
Læs mere om tabt arbejdsfortjeneste
Arrangementer
Møder, kurser eller arrangementer med en start- og slutdato, hvor der er et antal deltagere, er et arrangement. På arrangementet bestemmes hvilke kategorier af udlæg, der kan refunderes – f.eks. offentlig transport, kørsel i egen bil med en bestemt sats, hotel og fortæring. Detaljer om kontering og godkender angives på arrangementet.
Et arrangement kan basere sig på en arrangementstype, så det er nemt og hurtigt at oprette gentagne arrangementer, da information om stamdata for arrangementet – titel, udlæg der kan refundres, godkendelse, kontering sættes op en gang for alle.
Et arrangement kan naturligvis også være et web/remote arrangement. Har I allerede alle informationerne i et kursussystem, kan oplysninger importeres direkte i zExpense Arrangementsstyring.
Bogføring
Kontering af udlægskategorier og dimensioner (afdelinger, region, aktivitet m.m.) sættes op, så det er enkelt at vælge når de enkelte arrangementstyper/arrangementer oprettes.
Når en deltagers udlæg er godkendt overføres bogføringsgrundlaget til jeres økonomisystem. zArrangement kan anvendes sammen med alle økonomisystemer – se mere her.
Deltagere
På det enkelte arrangement tilføjes deltagerne i arrangementet – eller de hentes fra et kursussystem.
Deltagerne kan f.eks. på jeres medlemsside finde relevante afregninger, der ligger klar og dækker det eller de arrangementer deltageren skal deltage i. Af den enkelte afregning kan deltagere se præcis de typer af udlæg, der kan refunderes – hverken mere eller mindre. Er der på arrangementet mulighed for deltagerne – eller deltagerens arbejdsgiver – kan få refusion af tabt arbejdsfortjeneste angives dette også.
Udbetaling
Beløb til udbetaling til deltageren kan overføres til Nets for udbetaling via NemKonto eller udbetalingen kan ske via jeres økonomisystem, bankoverførsel m.m. Tabt arbejdsfortjeneste kan udbetales til medlemmet eller arbejdsgiver.
Tabt arbejdsfortjeneste
Via modulet zTarf kan der på et arrangement angives, at der ved deltagelse kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste.
Tabt arbejdsfortjeneste kan dokumenteres med f.eks. en lønseddel. Efter godkendelse udbetales tabt arbejdsfortjeneste til arbejdsgiver eller direkte til medlemmet.
Skal tabt arbejdsfortjeneste udbetales til arbejdsgiver, vil den angivne kontaktperson hos arbejdsgiver modtage en meddelelse om, at der er tabt arbejdsfortjeneste klar i zTarf. Arbejdsgiver logger ind i zTarf med NemID og godkender, der er udbetalt løn til medarbejderen i den periode, hvor medarbejderen har deltaget i det pågældende arrangement. Efter godkendelse kan tabt arbejdsfortjeneste udbetales til arbejdsgiver.
SÅ NEMT ER DET
Opret et arrangement med tabt arbejdsfortjeneste
- Angiv der udbetales tabt arbejdsfortjeneste.
- Deltageren afleverer elektronisk sine udlæg og angiver om der skal udbetales tabt arbejdsfortjeneste og til hvem.
- Arbejdsgiver får automatisk besked, hvis de kan modtage tabt arbejdsfortjeneste.
- Arbejdsgiver godkender i zTarf, der er udbetalt løn til medarbejderen under deltagelse i arrangementet.
- Godkendt tabt arbejdsfortjeneste udbetales og bogføres.
UDTALELSER
Hvad siger kunderne?
Vores medlemmer kan lave deres afregninger, når det passer dem
Alle medlemmer og medarbejdere i HK kan anvende zExpense. Vi oprettede i 2023 mere end 38.000 afregninger, så det er afgørende for os, at zExpense er let og enkelt at anvende.
Yderligere er det vigtigt for os, at zExpense er tilgængeligt 24 timer i døgnet, så vores medlemmer kan lave deres afregninger når det passer dem.
Styr på processen
Med zExpense Arrangement har vi fået et særdeles nemt og overskueligt værktøj til gavn for vores medlemmer – og også for dem hos Ergoterapeutforeningen, der skal godkende refusion af udlæg samt økonomifunktionen.
I zExpense Arrangement er der helt enkelt styr på processen. Der er intet, der går galt, fordi der er én der glemmer at videresende en blanket i en e-mail – nu er alt samlet i zExpense Arrangement, hvor vi nemt kan følge processen fra A til Z, hvilket giver os en høj grad af sikkerhed.
Da vi startede op, sendte vi en kort vejledning ud til medlemmerne og derfra har de taget zExpense Arrangement til sig. Vi får meget få spørgsmål fra medlemmerne omkring udlæg og brugen af systemet.
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.
