App til kvitteringer
Apps hjælper dig med at digitalisere dine bilag og automatisere hele processen for din bilagshåndtering. Med en app til udgiftshåndtering på smartphonen bliver det nemt og simpelt at dokumentere køb på farten.
Læsetid: 5 minutter
Sidst opdateret d. 5.6.24
Hvad er ulempen ved fysiske kvitteringer?
Alle virksomheder har udgifter – og jo flere udgifter, jo flere kvitteringer. Selvom bunkevis af fysiske kvitteringer hurtigt kan resultere i både hovedpine og frustrationer, er de altafgørende for virksomhederne, der skal kunne dokumentere deres køb.
Processen for håndteringen af fysiske kvitteringer er i særdeleshed det, der skaber frustrationen: De er svære at bevare overblikket over, og hele bogføringsprocessen er både bøvlet, tidskrævende og uoverskuelig. Med fysiske bilag kræver processen en fysisk overlevering – og dermed en fysisk tilstedeværelse på kontoret. Hvilket skaber udfordringer, hvis man har medarbejdere, der ofte arbejder hjemme eller ude af huset.
Derudover fylder de mange mapper og ringbind, som kvitteringerne skal opbevares i utrolig meget på kontoret – og så kan de med tiden falme og blive ulæselige grundet det tynde og skrøbelige papir.
Set fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv er opbevaring af fysiske kvitteringer heller ikke optimal, da de både kan forlægges, forsvinde eller blive ødelagt ved f.eks. vandskade eller ildebrand på kontoret.
Endelig er det også værd at have in mente, at produktionen af papirkvitteringer er både dyr og skadelig for miljøet.
Hvorfor skal bilag opbevares digitalt?
Med den nye bogførings lov krav om digitale bilag, er det blevet et lovkrav, at virksomheder opbevarer deres bilag digitalt i fem år. Derudover skal virksomheder sikre sig, at alt bogføringsmateriale er tilgængeligt og kan genskabes i tilfælde af tab eller skade.
At opbevare bilag digitalt eliminerer mange af de problemer, der følger med fysiske kvitteringer: Digital opbevaring sikrer, at dine kvitteringer aldrig går tabt eller bliver beskadiget. Derudover kan alle medarbejdere nemt søge og finde de nødvendige bilag – uanset om de befinder sig fysisk på kontoret, arbejder hjemmefra eller er på farten.
En digital og automatiseret proces sparer ikke kun plads, men også tid og ressourcer. Derudover er det en mere miljøvenlig løsning, som reducerer behovet for papir og hjælper med at skåne vores planet.
Det bliver ikke nemmere at håndtere kvitteringer
Med digitale kvitteringer, slipper du for at bekymre dig om både håndtering og opbevaring.
Du skal bare tage et billede af kvitteringen via app’en og så definere, hvilken slags udlæg det er – og så kan du i princippet kaste bilaget i skraldespanden – for nu er det registreret i app’en.
Så kan du med god samvittighed nyde den kaffe, du har købt via firmakortet eller dit eget private kort. Vores løsning zExpense kan håndtere både udlæg og køb på firmakortet – og så kan zExpense nemt integreres med jeres nuværende setup, så I ikke behøver skifte bank eller lignende.
5 fordele ved at bruge en app til dine kvitteringer
- Du har altid et overblik over dine udgifter, og det samme gælder for økonomiafdelingen, som løbende kan følge med.
- Det er nemt for chefen at godkende dine rejseafregninger, hvilket også gør det nemt for resten af virksomheden at håndtere bilagene der løbende kommer.
- Det er slut med at lede efter kvitteringer overalt. Du kan blot tage et billede, når du har en kvittering, og så er den gemt i zExpense.
- Du sparer tid hver måned, som du kan bruge på det, du synes er sjovt, og som virksomheden betaler dig for.
- Du har altid dine bilag på dig – uden de bliver krøllede eller forsvinder i lommen. De ligger i skyen.
Få helt styr på kvitteringerne med zExpense
zExpense app’en er den perfekte løsning til digitale kvitteringer. App’en er designet til at gøre bilagshåndtering så enkel og effektiv som mulig. Med brugervenlige funktioner og sikker opbevaring, er det en ideel app for både små og store virksomheder, der ønsker at optimere deres udgiftshåndtering – og spare både penge og ressourcer.
Hvis zExpense kan være noget for dig, kan du booke en skræddersyet – men uforpligtende – 30 minutters demo her.
zExpense
Vil du vide mere?
Integrationer
Se de banker, kreditkort, samt økonomi- og lønsystemer, zExpense integrerer med.
Få en demo
Se hvor nemt og enkelt, det er at bruge zExpense og de forskellige funktioner.
Kontakt os
Er du interesseret i at få mere viden om vores løsninger?
