zExpense - den letteste udgiftsløsning til dit team
zExpense er til dig, der ønsker høj brugervenlighed for både medarbejderen, godkenderen og bogholderen, integration til dine øvrige systemer, fuld automatisering og individuel tilpasning til dine behov.
Det har aldrig været nemmere at digitalisere dit bogholderi.
Hør hvorfor det var vigtigt for Formula IT at få zExpense med fra starten
Gratis guide til dig
5 værktøjer til den effektive virksomhed
I vores gratis guide får du og dine kollegaer 5 konkrete værktøjer, der kan hjælpe jer med at effektivisere og automatisere jeres processer med f.eks. bilags- og fakturahåndtering samt tidsregistrering.
I får også indblik i de mange fordele, der er ved at digitalisere jeres manuelle processer – og inspiration til at komme i gang.
Fordelene står i kø, når du digitaliserer med zExpense
Slip for manuelt arbejde
Tid er penge – og tunge, manuelle opgaver kan hurtigt blive en tidskrævende og dyr affære. Når du digitaliserer din udgifts- og bilagshåndtering med zExpense kan dit team spare op til 70% af den tid, I bruger på at håndtere udgifter manuelt i dag.
Få et papirløst bogholderi
Fysiske bilag og mistede kvitteringer hører fortiden til. Tag et billede af din kvittering i zExpense app’en, lad vores OCR-scanner trække data (dato, beløb og valuta), angiv kategori og send din udgiftspost til godkendelse.
Minimer risikoen for fejl
Træt af problemer med tastefejl eller mistede kvitteringer? Og den efterfølgende proces med at rykke kollegaer for udgiftsrapporten?
Sig farvel til manuelle fejl, når du digitaliserer og automatiserer med zExpense.
Webinar: Saml udlæg og firmakort i zExpense
Onsdag d. 20. august 2025 | Kl. 10:00 – 10:30
Kom med på vores webinar, hvor vi viser dig, hvordan du med zExpense kan håndtere registrering af udlæg og køb på firmakortet.
Få dine bilag direkte ind i økonomisystemet og slip for dobbeltarbejde
Med zExpense kan du uploade og opbevare dine bilag digitalt, hvilket gør det nemt at finde og administrere dem senere.
Og det bedste er, at al din data, inklusiv bilag, eksporteres direkte til dit økonomisystem, hvilket sparer dig både tid og ressourcer.
Det er et endegyldigt farvel til manuelt dobbeltarbejde og tunge ressourcer og et hello til fremtidens standard inden for bilagshåndtering.
zExpense integrerer med alle gængse økonomisystemer – også dit. Se en oversigt over økonomi- og lønsystemer vi integrerer til.
Sig farvel til manuelt arbejde og spar tid
Slip for tidskrævende opgaver og hovedpinerne ved bøvlede manuelle processer
Tilpassede workflows
Opsæt tilpassede workflows, der afspejler jeres eksisterende workflows og godkendelsesflows.
Tidsfrister & rykkerfunktion
Opsæt skræddersyede tidsfrister og rykkerfunktioner, der minder medarbejdere om ubehandlede opgaver og deadlines.
Behold dit firmakort
zExpense kan integreres med mange banker og kreditkort. Det er derfor nemt at komme i gang med jeres eksisterende firmakreditkort, så I ikke behøver at ændre jeres nuværende setup eller skifte kort.
Håndter alle udgifter et sted
Saml alle dine udgiftsposter i zExpense app’en, og hav et klart overblik over din virksomheds forbrug, der altid er lige ved hånden.
Definerede rapporter
Definer valgfrie rapporter, så du nemt kan få indblik i – og følge op på – ønsket data. Alle rapporter kan vises i grafisk layout eller overføres direkte til Excel.
Søg momsrefusion
Med digitale bilag i zExpense kan du nemt trække bilag ud til ansøgning om momsrefusion. En momsrefusionspartner kan nemt få adgang til jeres bilag via zExpense.
Spar tid og penge med en digital udgiftsløsning
Med zExpense kan du spare helt op til 70% af den tid, du i dag bruger på manuelt at håndtere bilag. Men hvad svarer det til i kroner og ører?
Prøv vores beregner og få et indblik i, hvor mange penge du kan spare ved at digitalisere virksomhedens udlægs- og rejseafregning
Vi er vilde med zExpense. Men tag ikke vores ord for det - se hvad vores kunder siger
“zExpense er det helt rette valg for os – nemt og altid tilgængeligt for medarbejderne og lige så nemt for Økonomiafdelingen.”
Maj-Brit Hansson
Spies A/S
“Ved Matas sætter vi stor pris på at have styr på vores udlæg, og er derfor glade for zExpense. Det giver overskuelighed og gør det nemt for brugerne at lave deres rejseafregninger.”
Vibeke H. Wagner
Matas A/S
“Set i forhold til vores tidligere omkostninger til en ekstern bogholder var investeringen i zExpense hurtigt tjent hjem – ja, den bedste og hurtigste ROI jeg længe har set.”
Allan S. Christiansen
A-Consult A/S
“Vi har opnået en kæmpe tidsbesparelse hos både de frivillige, i bogholderiet og ledelsen. Og så sparer vi mange penge, fordi systemet er billigt og meget effektivt og hurtigt tjener sig selv hjem.”
Erik Nielsen
Dyrenes Beskyttelse
Registrer udgifter på farten og hav altid overblikket lige ved hånden
Med realtid sender zExpense en notifikation til medarbejeren i samme øjeblik, som købet bliver foretaget. På den måde kan medarbejderen sende sit køb til godkendelse i zExpense med det samme, smide kvitteringen væk og komme videre med sit arbejde.
Transaktioner i realtid er en fordel for hele din virksomhed
- Giv dine medarbejdere den fleksibilitet, de har brug for i hverdagen.
- Få et bedre overblik og nutidigt billede af virksomhedens udgifter og økonomi.
- Hav altid et retvisende og opdateret økonomisk grundlag at træffe beslutninger ud fra.
- Grib ind med det samme, hvis noget ikke stemmer.
Realtidstransaktioner er gældende med udvalgte kreditkortudstedere og banker.
Skræddersy dit digitale setup med virksomhedens politikker
Opsætningen i zExpense er fuld af muligheder – og du kan få skræddersyet dit setup efter dit teams og din virksomheds behov.
Med tilpassede dimensionsfelter, godkendelsesflows, workflows, rykkerfunktioner, med mere kan zExpense bruges til de mere komplekse strukturer og processer.
Definer dimensionsfelter
Opret individuelle dimensionsfelter, så du nemt kan segmentere og udtrække rapporter for et samlet overblik over ønskede udgiftsposter.
Automatiser dine godkendelsesflows
Skræddersy dine godkendelsesflows: Opsæt specifikke godkendere på bestemte udgiftskategorier eller saml udgifter til godkendelse fremfor at godkende løbende. Din tid – dit flow.
Spar og fokuser din tid
Sæt et minimumsbeløb på udgifter, der kræver godkendelse og slip for at bruge tid på at godkende udgifter på småbeløb. Din tid er værdifuld, så brug den der, hvor det gør en forskel.
Skræddersy dit digitale setup med virksomhedens politikker
Opsætningen i zExpense er fuld af muligheder – og du kan få skræddersyet dit setup efter dit teams og din virksomheds behov.
Med tilpassede dimensionsfelter, godkendelsesflows, workflows, rykkerfunktioner, med mere kan zExpense bruges til de mere komplekse strukturer og processer.
Automatiser dine godkendelsesflows
Skræddersy dine godkendelsesflows: Opsæt specifikke godkendere på bestemte udgiftskategorier eller saml udgifter til godkendelse fremfor at godkende løbende. Din tid – dit flow.
Spar og fokuser din tid
Sæt et minimumsbeløb på udgifter, der kræver godkendelse og slip for at bruge tid på at godkende udgifter på småbeløb. Din tid er værdifuld, så brug den der, hvor det gør en forskel.
Definer dimensionsfelter
Opret individuelle dimensionsfelter, så du nemt kan segmentere og udtrække rapporter for et samlet overblik over ønskede udgiftsposter.
Brug zExpense uanset hvor I verden, din virksomhed bor
Det skal være nemt og effektivt at håndtere udgifter – uanset hvor man driver forretning. Derfor bruges zExpense af danske, udenlandske og globale virksomheder fordelt på 68 lande.
En løsning til hele din virksomhed – uanset placering
Har din virksomheder flere selskaber eller datterselskaber i ind- eller udland, kan du opsætte en struktur, der muliggør arbejde på tværs af selskaberne, og at udarbejde konsolidering til et koncernregnskab.
Nem integration til dine eksisterende systemer
Du kan nemt tilpasse zExpense til dit nuværende setup, da løsningen taler sammen med dit eksisterende økonomi- og lønsystem samt bank og kreditkort.
Derfor kan du nemt automatisere dit dataflow og importere/eksportere data fra og til dit løn- og økonomisystem (samt andre HR- og projektstyringsværktøjer).
Ønsker du at skræddersy din egen integration, stiller vi gerne vores REST-API til rådighed. Det er derfor nemt at komme i gang med jeres eksisterende systemer.
Få adgang til vores dansktalende og kvalitetsbevidste support-team
zExpense er så enkelt skruet sammen, at det er nemt at forstå, og svært at lave fejl.
Men skulle du alligevel få brug for hjælp, så sidder vores servicemindede supportere klar ved telefonerne alle hverdage fra 8 – 16.
Book en demo af zExpense
Få en skræddersyet gennemgang
Vil du høre mere om zExpense?
- Gennemgang af din virksomheds ønsker og behov
- Demo af zExpense i praksis samt opsætningsmuligheder og funktioner baseret på jeres behov
- Snak om, hvor nemt zExpense integreres med jeres nuværende systemer
Har du spørgsmål? Så sidder vi klar til at hjælpe dig.
Book en demo af zExpense
Få en skræddersyet gennemgang
Vil du høre mere om zExpense?
- Gennemgang af din virksomheds ønsker og behov
- Demo af zExpense i praksis samt opsætningsmuligheder og funktioner baseret på jeres behov
- Snak om, hvor nemt zExpense integreres med jeres nuværende systemer
Har du spørgsmål? Så sidder vi klar til at hjælpe dig på 72 44 11 90.
Se videoer af de funktioner, du kan se frem til med zExpense
Sæt dig ned med en god kop kaffe og dyk ned i vores videogennemgang af de forskellige funktioner i zExpense
Udlæg og kreditkort bilag
I zExpense app’en kan du tage et billede af dine bilag og aflevere til godkendelse.
I app’en vælger du knappen udlæg eller firmakreditkort og tager et billede af dit bilag. App’en vil automatisk aflæse dato og beløb. Du vælger en kategori for købet og trykker så indsend, og så er bilaget sendt til godkendelse. Du kan lave foruddefinerede kategorier og herefter vælge forskellige dimensionsværdier, som kan defineres, som du ønsker.
Når der er tale om en transaktion med et firmakreditkort, vil zExpense automatisk parre billedet af bilaget op imod den aktuelle transaktion.
Hvis det er et udlæg refunderes beløbet via lønnen, bankoverførsel, kreditormodul i økonomisystemet eller NemKonto – alt efter virksomhedens valg.
Alle valutaomregninger sker med den kurs kreditkortselskabet har anvendt på købstidspunktet, så beløbene i zExpense er altid identiske med fakturaen på kreditkortet. I zExpense findes en oversigt over, hvem der endnu ikke har fået dokumenteret køb på firmakreditkortet, så det er nemt at se præcist, hvem der skal mindes om at få det gjort.
Transaktioner fra BroBizz, telefonregninger, mm. kan indlæses i zExpense og behandles på samme måde som kreditkort transaktioner.
Kørselsregistrering
Kører en eller flere medarbejdere i egen bil og skal have kørselsgodtgørelse? I zExpense app’en kan du nemt og hurtigt digitalisere kørselsregnskabet.
Via GPS er det muligt at tracke den præcise kørte rute, så medarbejderne ikke skal tænke på til- og fra-adresser. Alternativt kan medarbejderen også anvende den simple GPS-styrede start/stop funktion i zExpense app’en, så medarbejderen på den måde kan registrere sin start- og slutdestination som en digital kørebog i zExpense.
Medarbejderen kan i samme step oprette en retur-rute og/eller vælge at fortsætte ruten, hvis der er kørt til flere adresser samme dag. Afstanden beregnes via Google Maps, og kørselsgodtgørelsen kan sendes til godkendelse og er klar til udbetaling.
zExpense holder styr på, hvor mange km der er kørt i indeværende år, så taksten falder automatisk til lav takst efter 20.000 km. Statens takster for skattefri kørselsgodtgørelse er altid opdateret i zExpense.
Virksomheden kan oprette egne satser for alle, eller udvalgte medarbejdergrupper, der kan afvige fra Statens sats. Ønskes medarbejderens kørselsgodtgørelse indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.
Diæter
I zExpense app’en kan du nemt og hurtigt lave dit diætregnskab – altid ud fra Statens diætsats.
Under diæter i app’en har du mulighed for at registrere din destination, registrere hvilke dage du er afsted og registrere betalte måltider og tillæg.
Du har også mulighed for at sætte ønskede dimensionsværdier op, fx afdeling og aktivitet. En diætpost kan også indgå i en samlet afregning, hvor der også er fx kørsel og udgiftsposter.
Straksafregning
I zExpense app’en kan du lave en straksafregning. Her kan du sende dine bilag, kørsel og diæter direkte til godkendelse med det samme.
En udgift med et firmakreditkort kan også færdiggøres på én gang, uden at du skal afvente transaktionen fra banken.
Du har også mulighed for at sætte ønskede dimensionsværdier op, fx afdeling og aktivitet. En diætpost kan også indgå i en samlet afregning, hvor der også er fx kørsel og udgiftsposter.
Godkendelse
I zExpense app’en kan du godkende afregninger fra dine medarbejdere. Det er både let, enkelt og kan gøres på farten.
På forsiden i app’en bliver der vist en etikette, hvor du kan se det antal afregninger, der venter på godkendelse.
Når du kommer ind i afregninger, vil du kunne se de afregninger, der venter på godkendelse, og hvilke beløb der er tale om.
Når du åbner selve afregningen, vil du kunne se udlæg, og hvilke transaktioner der er tale om. Derudover kan du se summen af posterne på afregningen.
Hvis du afviser en afregning, bliver du bedt om at skrive en forklaring om, hvorfor du ønsker at afvise, hvorefter den sendes retur til medarbejderen.
Når du godkender afregningen, vil den blive sendt videre i workflowet – typisk til en controller eller økonomiafdelingen, der efterbehandler og afslutter selve afregningen.
Storebox integration
Kom 10 skridt nærmere en digital fremtid fri for papirbilag. Vi har gjort det lettere for zExpense kunder at få digitale bilag ved at integrere med Storebox.
Nu behøver du ikke længere at tage et billede af kvitteringen – den bliver automatisk sendt til app’en, når der betales med udvalgte firmakreditkort.
Det tager to klik at registrere og indsende et bilag. Vi er begejstrede for at samarbejde med Storebox for at realisere vores vision om digitale kvitteringer.
Storebox har allerede en aftale med mere end 7.500 butikker om at levere digitale kvitteringer.
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe til os på 72 44 11 90.
