zExpense – nem og effektiv rejseafregning

UDLÆG

Har en medarbejder haft udlæg, der skal refunderes, håndteres det nemt og enkelt i zExpense app-en. Tag et billede af bilaget, kategoriser købet – hotel, transport, fortæring el.lign. – og send afregningen til godkendelse, der derefter er klar til bogføring. Udlægget refunderes herefter via lønnen, bankoverførsel, kreditormodul i økonomisystemet, NemKonto eller kontant – alt efter virksomhedens valg.

KØRSEL

Kører medarbejderen i egen bil og skal have kørselsgodtgørelse? Via den simple GPS-styrede start/stop funktion i zExpense app-en, er det hurtigt og enkelt for medarbejderen at registrere sin start- og slutdestination. Medarbejderen kan i samme step oprette en retur-rute og/eller vælge at fortsætte ruten, hvis der er kørt til flere adresser samme dag. Afstanden beregnes via Google Maps, og kørselsgodtgørelsen kan sendes til godkendelse og er klar til udbetaling.

zExpense holder naturligvis styr på hvor mange km der er kørt i indeværende år, så taksten falder automatisk til lav takst efter 20.000 km. Statens takster for skattefri kørselsgodtgørelse er altid opdateret i zExpense.

Virksomheden kan oprette egne satser for alle, eller udvalgte medarbejdergrupper, der kan afvige fra Statens sats.

Ønskes medarbejderens kørselsgodtgørelse indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

DIÆTER

Medarbejderen angiver i zExpense app-en start- og slutdato samt tidspunkt for rejsen og zExpense beregner diæter iht. til Statens sats. Beløbet kan automatisk reduceres, hvis medarbejderen har fået betalte måltider på rejsen. Diætafregningen kan yderligere suppleres med oplysninger om rejsens destination.

Udbetaler I 25% rejsegodtgørelse til småfornødenheder, kan dette selvfølgelig også håndteres.

Statens diætsats er altid opdateret i zExpense.

Ønskes medarbejderens diæter indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

TIDSREGISTRERTING MED ZTIME

For medarbejdere på farten kan tidsregistrering være en besværlig proces – medmindre jeres virksomhed anvender ZeBon’s simple funktion til tidsregistrering via zExpense app’en. Medarbejderen trykker blot “Ny Registrering” og uret i tidsregistreringen er sat i gang. Når aktiviteten er færdig trykkes der “Stop” og den registrerede tid kan allokeres til et projekt, kunde, serviceordrer m.m. Det er også muligt manuelt, at sætte en tidsregistrering op og sende den i workflow til godkendelse eller direkte til regnskabsafdelingen.

Tidsregistreringen kan selvfølgelig også anvendes til registrering af fravær som ferie, sygdom, barn syg m.m.

Se vores demonstrations video af tidsregistrering zTime til venstre.

REJSEKONTO

Bestiller du rejser og/eller hotelophold via et rejsebureau, har du måske også en rejsekonto – i så fald giver det mening at få disse transaktioner ind i zExpense. zExpense fordeler automatisk transaktionerne – fx. køb af flybilletter – til de rigtige medarbejdere. Dermed kan alle relevante transaktioner for en rejse angives på en afregning og der er fuldt overblik over de samlede udgifter for rejsen.

Dit rejsebureau kan elektronisk aflevere e-Ticket/faktura for den rejsende, direkte ind på den rejsendes oversigt over udgiftsposter i zExpense.

INTEGRATION MED ØKONOMI- OG LØNSYSTEM

Når afregningen er færdigbehandlet i zExpense bogføres den i økonomisystemet. zExpense kan integreres med alle typer økonomisystemer og danner således bogføringsgrundlaget til en kassekladde. I zExpense er alle virksomhedens relevante bogføringsoplysninger oprettet og tilføjet til afregningen – dette gælder også dimensionskonteringen (f.eks. formål, afdeling, cost center, sted og projekt/sagsnr.)

Skal udbetaling af udlæg, kørselsgodtgørelse og diæter ske sammen med lønnen, overføres oplysningerne via en separat fil, direkte til lønsystemet så dobbeltindtastning undgås.

Ønskes medarbejderens kørselsgodtgørelse og diæter indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

MOMSREFUSION AF UDENLANDSKE BILAG

Som dansk momsregistreret virksomhed har du mulighed for at få tilbagebetalt den moms der er betalt i EU og som vedrører din virksomheds momspligtige aktiviteter – det gælder også rejseudgifter som fx. fortæring, hotel og billeje.

Momsrefusion af udenlandske bilag kan være en tung og tidskrævende proces. zExpense hjælper dig et langt stykke af vejen og du undgår dermed besværet med, at scanne bilag ind til brug for refusion af udenlandsk moms. Bilagene findes nu elektronisk i zExpense, hvilket gør det simpelt og let at trække alle bilag ud i en given valuta, til brug for ansøgningen om momsrefusion.

Har du – eller indgår du – et samarbejde med en af vores partnere Elin Schnedler ApS, VAT Management eller SimNomics kan de let få adgang til bilagene og I har minimalt arbejde med momsrefusion.

SPROG OG LANDE

zExpense anvendes i tæt på 30 lande – bla. Norden, EU, USA, Kina, Australien og Brasilien. Vi modtager også kreditkortoplysninger fra udenlandske banker/kortudstedere.

zExpense findes i dag på dansk, engelsk, tysk, svensk og norsk. Der kommer løbende flere sprog til, så forhør dig gerne, såfremt du ser et behov for at anvende zExpense på andre sprog.

ARBEJDSGANG

Workflow:

I zExpense kan der opsættes et workflow, der afspejler det godkendelsesflow som eksisterer i virksomheden. En afregning sendes automatisk videre til godkendelse hos den korrekte person – f.eks. chef, projektleder eller sagsansvarlig. Godkender kan også identificeres ud fra fx. hvilket projektnr./sagsnr. afregningen vedrører eller i henhold til fastsatte beløbsgrænser.

Har virksomheden allerede defineret et godkendelsesflow i et andet system kan dette importeres i zExpense, så dobbelt vedligehold undgås.

Rykkerfunktion:

Aktiviteter der ønskes udført indenfor en given tidsfrist kan overvåges i zExpense. Ofte forventes det, at godkendelse af en rejseafregning sker inden fx 3 dage. Eller kreditkorttransaktioner dokumenteres inden fx 8 dage. Overskrides tidsfristen vil medarbejderen få en rykker i sin indbakke.