zExpense

zExpense er den solide, brede og dybe løsning til kunder, der vil have optimale muligheder for en individuel tilpasset løsning.

zexpense

Nem og effektiv styring af virksomhedens udlægs- og rejseafregning

Hvad enten du har lagt ud kontant, brugt af evt. forskud, betalt med firmakreditkort, hævet kontanter på firmakreditkortet eller købt en rejse via jeres rejsekonto, håndteres dette nemt og enkelt i zExpense. Kørsel og diæter – med statens takster eller egne takster – håndteres selvfølgelig også i zExpense.

Funktioner

Klik og se en video af funktionen

Udlæg og kreditkort

Se demo video

Kørsel

Se demo video

Diæter

Se demo video

Straksafregning

Se demo video

Godkendelse

Se demo video

Storebox

Se demo video

Rejsekonto

Læs mere

Momsrefusion

Læs mere

Workflow

Læs mere

Øvrige funktioner

Læs mere

Se om du kan spare tid og penge med zExpense

Få svaret på få minutter med vores nye beregner.

Udlæg og kreditkort bilag

Har en medarbejder haft udlæg, der skal refunderes, håndteres det nemt og enkelt i zExpense app-en. Tag et billede af bilaget, kategoriser købet – hotel, transport, fortæring el.lign. – og send afregningen til godkendelse, der derefter er klar til bogføring. Udlægget refunderes herefter via lønnen, bankoverførsel, kreditormodul i økonomisystemet, NemKonto eller kontant – alt efter virksomhedens valg.

Transaktioner fra firmakreditkortet læses hver nat ind i zExpense og kan automatisk fordeles på kategorier – fx. hotel, transport eller fortæring. Medarbejderen anvender zExpense app-en til at dokumentere købet med et billede af bilaget og sender afregningen til godkendelse, der herefter er klar til bogføring.

Læs mere

Alle valutaomregninger sker med den kurs kreditkortselskabet har anvendt på købstidspunktet, så beløbene i zExpense er altid identiske med fakturaen på kreditkortet. I zExpense findes en oversigt over hvem der endnu ikke har fået dokumenteret køb på firmakreditkortet, så det er nemt at se præcist hvem der skal mindes om at få det gjort. Transaktioner fra BroBizz, benzinkort og telefonregninger kan indlæses i zExpense og behandles på samme måde som kreditkort transaktioner.

 

Kørsel

Kører medarbejderen i egen bil og skal have kørselsgodtgørelse? Via GPS er det muligt at tracke den præcise kørte rute, så medarbejderne skal ikke tænke på til- og fra-adresser. Alternativt kan medarbejderen også anvende den simple GPS-styrede start/stop funktion i zExpense app-en, så medarbejderen på den måde kan registrere sin start- og slutdestination.  

Medarbejderen kan i samme step oprette en retur-rute og/eller vælge at fortsætte ruten, hvis der er kørt til flere adresser samme dag. Afstanden beregnes via Google Maps, og kørselsgodtgørelsen kan sendes til godkendelse og er klar til udbetaling. 

zExpense holder naturligvis styr på hvor mange km der er kørt i indeværende år, så taksten falder automatisk til lav takst efter 20.000 km. Statens takster for skattefri kørselsgodtgørelse er altid opdateret i zExpense.

Læs mere

Virksomheden kan oprette egne satser for alle, eller udvalgte medarbejdergrupper, der kan afvige fra Statens sats. Ønskes medarbejderens kørselsgodtgørelse indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

Diæter i app

Medarbejderen angiver i zExpense app-en start- og slutdato samt tidspunkt for rejsen og zExpense beregner diæter iht. til Statens sats. Beløbet kan automatisk reduceres, hvis medarbejderen har fået betalte måltider på rejsen. Diætafregningen kan yderligere suppleres med oplysninger om rejsens destination.

Udbetaler I 25% rejsegodtgørelse til småfornødenheder, kan dette selvfølgelig også håndteres.

Statens diætsats er altid opdateret i zExpense.

Ønskes medarbejderens diæter indberettet til SKAT, kan indberetningsgrundlaget eksporteres fra zExpense og indberettes direkte til eIndkomst i TastSelv Erhverv.

Straksafregning

Har en medarbejder alene et udlæg kan dette sendes afsted med det. Tag et billede at bilaget, kategoriser købet – hotel, transport, fortæring el.lign – og indsend bilaget med det samme ved at bruge Straksafregning. 

Straksafregning kan selvfølgelig også bruges hvis medarbejderen har en enkelt kørsels- eller diætpost.

Godkendelse

En godkender kan nemt og enkelt godkende en medarbejderes afregninger direkte i zExpense-appen. Det vil være markeret med en etikette (et tal) på godkenders app, at der ligger en eller flere afregninger til godkendelse. Godkender kan de de oplysninger en medarbejder har angivet på en udgiftspost og godkender kan også se bilaget. Er der udgiftsposter der ikke kan godkendes afvises en afregning og medarbejderen retter fejlen.

Storebox integration

Kom et skridt tættere på digitale bilag og kvitteringer. Vi har gjort det lettere for zExpense kunder at få digitale bilag ved at integrere med Storebox.

Så enkelt er det! Bilaget kommer direkte ind i zExpense, når der handles med udvalgte firmakreditkort. To tryk og så er bilaget registreret og afleveret. Det tager kun 5 sekunder.

Vi er stolte af at samarbejde med Storebox, så vores vision om digitale kvitteringer kan blive en realitet uden papir og foto. Vær med til at spare papir og tid med zExpense og Storebox.

Storebox har aftale med mere end 7.500 butikker, om levering af digitale kvitteringer. De digitale kvitteringer kan vi nu levere i zExpense, så det er nemt for vores kunder.

Rejsekonto

Bestiller du rejser og/eller hotelophold via et rejsebureau, har du måske også en rejsekonto – i så fald giver det mening at få disse transaktioner ind i zExpense. zExpense fordeler automatisk transaktionerne – fx. køb af flybilletter – til de rigtige medarbejdere. Dermed kan alle relevante transaktioner for en rejse angives på en afregning og der er fuldt overblik over de samlede udgifter for rejsen.

Dit rejsebureau kan elektronisk aflevere e-Ticket/faktura for den rejsende, direkte ind på den rejsendes oversigt over udgiftsposter i zExpense.

Momsrefusion af udenlandske bilag

Som dansk momsregistreret virksomhed har du mulighed for at få tilbagebetalt den moms der er betalt i EU og som vedrører din virksomheds momspligtige aktiviteter – det gælder også rejseudgifter som fx. fortæring, hotel og billeje.

Momsrefusion af udenlandske bilag kan være en tung og tidskrævende proces. zExpense hjælper dig et langt stykke af vejen og du undgår dermed besværet med, at scanne bilag ind til brug for refusion af udenlandsk moms. Bilagene findes nu elektronisk i zExpense, hvilket gør det simpelt og let at trække alle bilag ud i en given valuta, til brug for ansøgningen om momsrefusion.

Har du – eller indgår du – et samarbejde med en af vores partnere Elin Schnedler ApS, VAT Management eller SimNomics kan de let få adgang til bilagene og I har minimalt arbejde med momsrefusion.

Workflow

Godkendelsesmodeller:

I zExpense kan der opsættes et workflow, der afspejler det godkendelsesflow som eksisterer i virksomheden. En afregning sendes automatisk videre til godkendelse hos den korrekte person – f.eks. chef, projektleder eller sagsansvarlig. Godkender kan også identificeres ud fra fx. hvilket projektnr./sagsnr. afregningen vedrører eller i henhold til fastsatte beløbsgrænser.

Har virksomheden allerede defineret et godkendelsesflow i et andet system kan dette importeres i zExpense, så dobbelt vedligehold undgås.

Rykkerfunktion:

Aktiviteter der ønskes udført indenfor en given tidsfrist kan overvåges i zExpense. Ofte forventes det, at godkendelse af en rejseafregning sker inden fx 3 dage. Eller kreditkorttransaktioner dokumenteres inden fx 8 dage. Overskrides tidsfristen vil medarbejderen få en rykker i sin indbakke.

Øvrige funktioner

Moms:

Afhængig af udgiftskategorien kan der arbejdes med forskellige momsregler og -satser. Der kan defineres momssatser afhængigt af land, samt hvilken type omkostning der er tale om.

Rapporter:

Der kan defineres valgfrie rapporter til opfølgning på hvilke udgifter der har været på de enkelte afregninger. Der kan fx. rapporteres på hvilke medarbejder(e) inden for en bestemt periode, der har haft hvilke typer af udgifter/udlæg. Alle rapporter kan vises i grafisk layout eller overføres direkte til Excel regneark.

Koncernløsning:

Arbejder man med flere selskaber – evt. datterselskaber i udlandet – kan der oprettes en struktur, der gør det muligt at arbejde på tværs af selskaberne, samt udarbejde konsolidering til et koncernregnskab. Hvis der er flere juridiske selskaber, som man ønsker transaktionerne bogført i, kan der integreres direkte med de enkelte selskabers økonomisystem.

Effektiviser din økonomiafdeling

Du bruger mange timer på manuelle arbejdsopgaver, der i dag kan løses på få minutter. Vi har skrevet en guide, som giver dig 5 enkle måder til at effektivisere dit arbejde med digitale løsninger. God læsning. 

udtalelser

Hvad siger kunderne?

Charlotte Troelsen

Mascot International A/S

Hos Mascot jagter vi i alt arbejde ”Tested to Work” – det er afgørende for os at levere de bedste produkter til vores kunder og samtidig være effektive i vores interne processer – også på tværs af landegrænser. For at understøtte dette, bruger vi zExpense i nu otte lande og flere er på vej. Og al bogføring eksporteres direkte til SAP. Det er Tested to Work for Mascot.

Pia Kølsen

Freja Transport & Logistics A/S

Hos Freja sikrer vi, at forsendelserne fra vores kunder kommer frem til tiden, sikkert og til en fornuftig pris. Det er præcis de samme elementer vi prioriterer hos vores IT-leverandører. zExpense er altid tilgængeligt for vores medarbejdere, er en sikker 100% cloudløsning og samtidig er prisen fornuftig. zExpense har klart sat sig i førersædet for håndtering af udlæg og rejseafregning hos Freja.

Kontakt os

Har du spørgsmål?

Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.