Din brug af zExpense
7 nye funktioner i zExpense og zInvoice
Få en introduktion til de 7 nye funktioner her
1. Mere indhold i rapporter samt logning heraf
Der er blevet tilføjet to nye ting vedrørende rapporter i zExpense.
I eksemplet herunder har brugeren Bent Bentsen selekteret på flere forskellige ting (afregningsstatus, enhed og datoer) i en kørselsrapport:
I det øjeblik, han trækker dataene ud i Excel på ikonet i højre side, vil der ske to ting:
1) Først og fremmest vil det fremgå under ”Administratorindstillinger” –> fanen ”Logs” –> den nye underfane ”Rapport log”:
Klikker man på Excel-ikonet i højre side, vil man altid kunne hente en tidligere fremsøgt rapport frem, præcis som den så ud på tidspunktet for dannelsen.
2) Desuden vil Excel-rapporter indeholde et ekstra faneblad kaldet ”Rapportinformation” med yderligere info om, hvilke søgekriterier, der er blevet anvendt for at få de specifikke data:
2. Visning af at brugeren vælger anden kørselsgodtgørelse end sin standard
Når brugeren Bent Bentsen laver kørselsposter, vil zExpense foreslå dette:
Ved registrering af sin næste kørselspost vælger han imidlertid ”Høj takst”. Når han sætter kørselsposten på sin afregning, vil man se et brunt udråbstegn:
Bent kan sagtens indsende afregningen. Det brune udråbstegn er tilføjet for at gøre de kommende led i processen – en attestant, en godkender og/eller en controller – opmærksomme på, at Bent Bentsen har valgt en anden kørselsgodtgørelse end sin standard.
3. Send afregningskommentar i e-mail til brugeren
Det er blevet muligt for attestanter, godkendere og/eller controllere at sende en eventuel afregningskommentar til den bruger, der har lavet afregningen.
Herunder er det en controller, der ikke ønsker at skulle sende afregningen tilbage til brugeren for at starte godkendelsesprocessen forfra – men dog ønsker, at han bliver opmærksom på den kommentar, der skrives.
Det kræver et flueben i den markerede boks, inden der trykkes på knappen ”Gem kommentar”:
Der vil blive sendt en mail til brugeren med kommentaren. At den er blevet afsendt, vises med dette brevikon:
Det præcise indhold af mailen kan ses under ”Administratorindstillinger” –> fanen ”Logs” –> underfanen ”Mail log”:
4. Visning på afregning når valutakurs er blevet ændret
I zExpense vil det i visse tilfælde – alt efter opsætning – være muligt for brugere/attestanter/godkendere/controllere at ændre på en udgiftsposts valutakurs.
Det kan både ske ved at ændre direkte på den enkelte post, eller det kan ske via at der på en afregning trykkes på den blå knap ”Reguler kontantudlægskurser” (denne fremkommer på afregninger, som har minimum én kontanthævning i fremmed valuta og mindst ét udlæg i den pågældende valuta).
I nedenstående eksempel er der hævet 500 EUR på et kreditkort til kurs 750,00 – og der er også lavet et kontantudlæg for 500 EUR til kurs 745,15:
Trykker man på knappen, kommer afregningen til at se ud som følger:
Det vises dermed i brunt, hvad værdien af udlægget var ifølge den oprindelige kurs i zExpense, inden den blev ændret.
5. Nyt CO₂-tracking modul i zExpense – gør det nemt at arbejde med ESG
Med vores nye CO₂-modul i zExpense kan I nu automatisk få et overblik over virksomhedens klimaaftryk – uden ekstra arbejde for jeres medarbejdere.
Når udgifter som kørsel, fly, tog eller hotel registreres i zExpense, kobles der automatisk CO₂-data på. Det gør det nemt at:
- Følge udledninger fordelt på medarbejdere, afdelinger og udgiftstyper
- Trække rapporter til ESG-arbejdet
- Arbejde med Scope 1, 2 og 3 – også hvis I ikke er underlagt lovkrav endnu
En enkel måde at komme i gang med datadrevet bæredygtighed – direkte i jeres eksisterende udgiftssystem.
Læs mere om CO2-tracking.
Nedenfor ses en registrering af en udgiftspost, hvor rejsen er foretaget med færge:
6. Ny OCR-leverandør til hurtigere dataaflæsning af fakturaer i zInvoice
For at forbedre kvaliteten af den automatiske dataaflæsning af PDF-fakturaer i zInvoice, har vi valgt at skifte til en ny leverandør af OCR-teknologi.
Den nye samarbejdspartner, Visma Smartscan, leverer:
- Mere præcis aflæsning af vigtige data som beløb, leverandør og fakturanummer
- Hurtigere behandlingstid, så fakturaerne kommer hurtigere videre i flowet
Skiftet fra vores nuværende leverandør Boyum IT (Paperflow) sker senest d. 30. juni 2025 og sker helt automatisk – I skal ikke gøre noget.
Ændringen har ingen indflydelse på jeres aftale med os, men vi har opdateret vores databehandleraftale, så I altid har indsigt i, hvem vi samarbejder med. De berørte kunder, har fået en direkte mail om dette skifte.
7. zExpense understøtter nu også realtidstransaktioner fra Nordea First Card
Vi har tilføjet endnu en bank til listen, så zExpense nu også kan modtage realtidstransaktioner fra Nordea First Card.
Det betyder, at udgifter fra medarbejdernes firmakort bliver sendt direkte og øjeblikkeligt ind i zExpense, så bilag kan håndteres hurtigere og mere præcist.
Fordelene for jer med Nordea First Card:
- Udgifter lander i zExpense få sekunder efter køb
- Bilag kan matches og videresendes med det samme
- Mindre manuel opfølgning og færre glemte bilag
Kontakt os, hvis du ønsker realtidstransaktioner fra Nordea First Card.
Din brug af zExpense
Alle tidligere funktioner samlet ét sted
Gå til oversigten over de forskellige beskrivelser af nye funktioner i zExpense – eller vores andre løsninger – som vi tidligere har sendt ud, og få et samlet overblik over de seneste funktioner.
Få mest muligt ud af zExpense
Superbrugerkursus: Sådan bliver
du zExpense-ekspert
Med vores eftertragtede superbrugerkursus får du en skræddersyet 1-1 gennemgang af alt fra firma- og administratorindstillinger til nye funktioner og muligheder.
Formålet er at optimere jeres processer og effektivisere jeres arbejde i zExpense – og så er det en oplagt mulighed for at uddanne nye medarbejdere i løsningen.
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.
