Hvilke 5 funktioner skal du især lægge vægt på i dit valg af udgiftsløsning?
Det kan være en tung opgave for bogholderiet at holde styr på medarbejdernes forbrug – og samtidig kan det hurtigt blive tidskrævende for medarbejdere at registrere og indsende udgifter.
Heldigvis er der mange digitale løsninger, der kan hjælpe dig med at effektivisere og digitalisere den nødvendige opgave, udgiftshåndtering er. Og det kommer både dig, virksomheden og dine kollegaer/medarbejdere til gavn.
Med den nye bogføringslov, der for de fleste virksomheder træder i kraft til juli næste år, kommer også et krav om digital bogføring. Og det har fået mange danske virksomheder til at sondere terrænet for digitale systemer.
Men hvordan identificerer du, hvilken udgiftsløsning, der er den rette for dig og din virksomhed? For bedre at kunne træffe beslutningen, skal du vide, hvilke funktioner, der danner det bedste fundament for jeres succes med digital udgiftshåndtering.
Vi har i dette blogindlæg samlet 5 funktioner, du bør have med i dine overvejelser, når du træffer dit valg.
Brugervenlighed
Forestil dig en udgiftsløsning, der føles lige så naturlig og let som at tage en tår af din morgenkaffe. Det er bare noget du gør, uden at tænke nærmere over det. Brugervenlighed er ikke kun en luksus. Det er en nødvendighed. Når du vælger din nye udgiftsløsning, er det helt afgørende, at dine medarbejdere/kollegaer også tager den til sig og tager den i brug – og her spiller brugervenligheden en altafgørende rolle.
Mennesker er vanedyr, der generelt kan være modstandere af forandring. Såsom nye systemer på arbejdspladsen. Er systemet svært at navigere i, og er det så komplekst sat op, at det synes uoverskueligt at lære, så får du ikke medarbejderne med på vognen.
Er systemet i stedet nemt at bruge, og løser det hurtigt medarbejdernes opgaver – som f.eks. nemt og effektivt at indsende udgifter (uden unødig frustration), vil de opleve en øget produktivitet, reduceret risiko for fejl, større medarbejdertilfredshed og får frigivet tid til andre og vigtigere opgaver.
En løsning, der kan bruges både på app og web
Mobilitet er afgørende i dagens arbejdsmiljø. Det gør medarbejderne uafhængige af tid og sted, og giver mulighed for at håndtere arbejdsopgaver – såsom udgiftshåndtering – på farten.
Det er helt essentielt for en succesfuld udgiftsløsning at have en app, der giver medarbejderne mulighed for at tage billede af deres kvittering, registrere deres køb og sende direkte til godkendelse, uanset hvor de befinder sig. Det eliminerer også problematikken og frustrationen ved mistede kvitteringer.
Hvor en app er det oplagte valg for brugerne, er en webbaseret adgang at foretrække for mange i bogholderiet eller økonomiafdelingen. Her har de en centraliseret platform, hvor de kan administrere og behandle alle virksomhedens udgifter fra en stor computerskærm ved skrivebordet.
En god udgiftsløsning har derfor både en app og webversion, der kan tilgodese alle medarbejdere – uanset funktion.
Integration til dine eksisterende systemer og kreditkort
De fleste virksomheder har allerede et helt økosystem af software i brug – og derfor er det essentielt, at din kommende udgiftsløsning kan integreres i dit eksisterende setup.
En udgiftsløsning, der problemfrit kan kobles sammen med virksomhedens økonomi-, HR-, CRM-, løn-, og projektstyringsværktøjer, resulterer i en sammenhængende arbejdsproces, hvor man som medarbejder nemt kan overføre data systemerne imellem og slippe for unødvendigt dobbeltarbejde.
Når dine systemer taler sammen, får du en let og automatiseret proces, minimerer manuel indtastning og reducerer fejl. Fordele der både gavner medarbejderne og økonomiafdelingen.
Automatisk overførsel af transaktioner på firmakortet
Derudover er det vigtigt at se på integrationen mellem dit kreditkort og din kommende udgiftsløsning: En integration her vil sikre, at du automatisk får alle transaktioner fra firmakortet direkte ind i løsningen.
På denne måde får alle medarbejdere transaktioner fra deres kreditkortkøb direkte ind på deres bruger i løsningen, der straks vil danne en udgiftspost til videre registrering.
Det hjælper medarbejderne med at få registreret alle udgiftsposter hurtigst muligt, og gør det nemmere at have et retvisende overblik over medarbejdernes forbrug.
Skræddersyede work- og godkendelsesflows
Den manuelle godkendelsesproces for bilagshåndteringen kan være en tidskrævende og langtrukken affære – især hvis udgiftsrapporten indeholder fejl, eller de medarbejdere, der er en del af godkendelsesprocessen, ikke befinder sig fysisk på kontoret.
Ingen virksomhed er ens, og derfor bør en god udgiftsløsning kunne tilpasses jeres specifikke behov. Jeres digitale godkendelsesflow skal kunne afspejle jeres nuværende – og har I f.eks. specifikke godkendere på bestemte udgiftskategorier, eller flere godkendere på køb ved bestemte beløbsgrænser, skal dette kunne sættes op i jeres nye udgiftsløsning.
Samtidig skal I have muligheden for at kunne sætte stedfortrædere på, så godkendelsesprocessen ikke forsinkes, når bestemte medarbejdere er på ferie eller syge.
Et skalerbart system, der kan tilpasses virksomhedens vækst
De fleste virksomheder har et vækstmål, og din fremtidige udgiftsløsning skal kunne følge med, som din virksomhed vækster. Et skalerbart system tilpasser sig dine behov, som de løbende ændrer sig i takt med virksomhedens udvidelse.
Dette gælder, uanset om du fordobler antallet af medarbejdere eller udvider til flere nye markeder – din løsning vil forblive en aktiv partner i din succes.
Der er mange faktorer, der spiller ind i dit valg af udgiftsløsning, og her har software selvsagt en essentiel rolle. Men det handler også om at finde en løsning, der kan understøtte virksomhedens processer, benyttes gnidningsfrit af alle medarbejdere (uanset hvor i verden, de befinder sig) og tilpasses virksomhedens vækstmål.
Tag din udgiftshåndtering til nye digitale højder med zExpense
Nu hvor du ved mere om, hvilke tekniske funktioner, du skal kigge efter i dit valg af udgiftsløsning, kan vi kun anbefale dig at tage et nærmere kig på vores løsning, zExpense.
zExpense er udviklet til medarbejderne og har fokus på høj brugervenlighed – så løsningen kan bruges af alle medarbejdere uanset teknisk know how. Løsningen er til dig, der ønsker effektive og automatiserede processer for udgiftshåndteringen, integration til øvrige systemer og individuel tilpasning til virksomhedens behov og vækstmål.
Med zExpense kan du spare op til 70% af din tid på manuel udgiftshåndtering, og du gør i stedet processen til en hurtig og effektiv proces, der eliminerer papir- og dobbeltarbejde.
Seneste kommentarer