Din brug af zExpense
Hvad du skal vide om "Straks Afregning" - og tre nye funktioner i zExpense
Send dine udlæg, kreditkorttransaktioner, kørsels- og diætposter
til godkendelse med det samme
I zExpense har du i længere tid kunne aktivere ”Straks Afregning” – funktionen, der gør det endnu nemmere for brugerne at kunne sende deres bilag og transaktioner til godkendelse med det samme. Det betyder, at brugeren kan færdiggøre sit arbejde i zExpense i det øjeblik, man har taget et billede af et bilag og udfyldt de valgte felter, eller har lavet en kørsels-/diætregistrering.
Fordelen for Brugeren er, at man undgår først at skulle gemme posterne i ”Ubehandlede” og dernæst markere dem og oprette en afregning. For Godkender betyder det, at posten dukker op til godkendelse med det samme.
”Straks Afregning” aktiveres i opsætningen under Firmaindstillinger -> Afregninger. Her aktiveres ”Tillad direkte indsendelse” på den enkelte afregningstype.
Kontakt gerne vores Support, hvis du ønsker at høre nærmere herom.
Se mere i vores korte video – og bliv inspireret til, hvordan brugernes opgave i zExpense app’en kan gøres endnu lettere.
Få en introduktion til de nye funktioner her
1. Bedre udtræk i forbindelse med eksport af bilag
Når man går til Eksporter -> fanen Bilag, som typisk bruges i forbindelse med at fremsøge relevante kvitteringer til EU-momsrefusion, vil man få alle de bilag frem, som opfylder de valgte kriterier (man kan selektere på bl.a. dato og valuta), og dertil vil der være en oversigt i en fil kaldet ”data”.
Man vil muligvis allerede have oplevet følgende forbedringer, som blev lagt online i slutningen af 2023:
- Filen ”data” er nu i almindeligt Excel-format (i stedet for det hidtidige .csv-format).
- Filen indeholder som standard flere kolonner end tidligere.
- Filen indeholder filtre, så den er nem at arbejde med.
En yderligere tilføjelse af funktionalitet er den blå knap:
Hvis man trykker på denne, vil man blive sendt videre til en side, hvor det er muligt at definere, hvad filen skal indeholde. Man kan tilføje flere kolonner, man kan slette dem, man måtte finde irrelevante, og man kan ændre rækkefølgen på dem:
Dette minder i øvrigt på mange måder om vores funktionalitet under Administratorindstillinger -> fanen Rapporter.
(Hvis man ikke kender til dette, kunne det måske også være et besøg værd for en administrator).
2. Bedre OCR-aflæsning i app'en og mulighed for at slå det til som standard
Vi har arbejdet på både hurtigere og mere korrekt OCR-aflæsning af kvitteringer i vores app, og disse forbedringer er indlemmet i den nyeste version af app’en, som har nummer 4.1.9.
Denne har været online et par uger, og man har derfor mulighed for at hente den/opdatere til den på både iPhones og Android-telefoner, såfremt man ikke allerede har gjort det.
Indtil nu har standard været, at:
- Når man logger på app'en første gang, vil OCR være deaktiveret.
- Det er op til den individuelle bruger selv at skulle aktivere det, såfremt han/hun ønsker det.
Nu er det imidlertid blevet muligt for en administrator at overtrumfe standarderne. Hvis man går til Administratorindstillinger -> fanen App, vil man bemærke disse to kasser, der kan sættes flueben i:
Et flueben i den øverste vil medføre, at OCR er aktiveret, når brugere logger ind i app’en første gang – og et flueben i den nederste vil bevirke, at de ikke får lov at slå det fra igen.
3. Tilføjelse til rykkersystemet: Ubehandlede udlæg
Gennem det sidste halve års tid har vi – som også beskrevet tidligere i et nyhedsbrev – både finpudset opsætningen af rykkermails samt løbende tilføjet ny funktionalitet.
Det seneste skud på stammen er, at der er blevet sat en ny mulighed ind nede i bunden til højre på selve rykkeren, hvor man kan angive betingelser:
Herefter kan der i vanlig stil angives, hvor mange dage der skal gå, inden der sendes en rykker for de pågældende poster.
Din brug af zExpense
Alle tidligere funktioner samlet ét sted
Gå til oversigten over de forskellige beskrivelser af nye funktioner i zExpense – eller vores andre løsninger – som vi tidligere har sendt ud, og få et samlet overblik over de seneste funktioner.
Få mest muligt ud af zExpense
Superbrugerkursus: Sådan bliver
du zExpense-ekspert
Med vores eftertragtede superbrugerkursus får du en skræddersyet 1-1 gennemgang af alt fra firma- og administrationsindstillinger til nye funktioner og muligheder.
Formålet er at optimere jeres processer og effektivisere jeres arbejde i zExpense – og så er det en oplagt mulighed for at uddanne nye medarbejdere i løsningen.
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.
