Tre systemer, din udgiftsløsning skal integrere med – og hvorfor det er vigtigt for dit arbejde

“Integration til vores eksisterende systemer”.

Det er et af de svar, vi oftest får fra både eksisterende og potentielle kunder, når vi snakker om deres krav til en udgiftsløsning.

Med et workflow, der strækker sig langt udover bilagshåndteringen alene, er integrationen systemerne imellem alfa og omega for et optimalt setup og en automatisk proces.

Udgiftsrapporteringen trækker tråde til mange vigtige områder af en virksomhed og spiller derfor en vigtig rolle i forbindelse med finansielle beslutninger. Derfor er det også vigtigt, at du og dine kollegaer nemt kan eksportere (og importere) data fra udgiftsløsningen til jeres andre systemer.

Lad os tage et kig på tre centrale systemer, jeres udgiftsløsning skal kunne integrere med – og hvorfor integrationerne er vigtige.

 

Økonomisystemer

Jeres økonomisystem er hjertet i økonomiafdelingen – og det er her, budget, regnskab og bogføringen styres fra. Derfor kommer mange økonomisystemer også med en indbygget bilagsscanner til at holde styr på bilagene – så I dermed kun har brug for én samlet løsning til bilags- og økonomihåndteringen.

Og selvom sådan en samlet løsning fjerner behovet for integration, er det værd at have for øje, at løsningen ikke nødvendigvis er ideel for virksomheden. Det er der to primære grunde til:

1. De fleste økonomisystemer er udviklet med henblik på selve regnskabet og bogføringen, hvorfor bilagsscanneren blot er en ekstra funktion, der er kommet til. Det kan have stor indflydelse på brugervenligheden for de medarbejdere, der ikke er vant til at arbejde i økonomisystemer.

2. Funktionerne i økonomisystemernes bilagsscanner er ofte begrænsede. Derfor vil I ikke have de samme funktioner eller muligheder som med en udgiftsløsning.

Derfor kan et bedre valg være en løsning, der er udviklet udelukkende med det formål at gøre udgiftshåndtering nem og effektiv for alle medarbejdere. Og ved at integrere jeres økonomisystem med en udgiftsløsning sikrer I en problemfri udveksling af data på tværs af platforme.

Det minimerer ikke kun manuel dataregistrering og unødvendigt dobbeltarbejde – det garanterer også
fejlfri overførsel af data. Derudover får alle medarbejdere (modsat en bilagsscanner i økonomisystemet) en brugervenlig og simpel løsning til at registrere udgifter.

Med zExpense eksporteres al data til dit økonomisystem, og uanset om du bruger e-conomic, Business Central, Uniconta eller andre økonomisystemer, kan du være sikker på en fejlfri proces, uanset om det er via API eller udveksling af datafiler.

Lønsystemer

Når det kommer til medarbejderudlæg og kørselspenge er integrationen mellem et lønsystem og en udgiftsløsning helt central.

Forestil dig en verden, hvor medarbejderne får refunderet deres udlæg lige efter bogen – uden problemer, misforståelser eller forsinkelser. Desværre kan refusionsprocessen tage tid – netop fordi virksomheder skal registrere og verificere dem, inden de kan igangsætte refusionen.

I en udgiftsløsning kommer alle udlæg igennem et foruddefineret og skræddersyet workflow, hvor al relevant data fra det pågældende udlæg udfyldes af medarbejderen. Herefter sendes det videre til godkendelse hos den eller de godkendere, der skal verificere udlægget – og derefter videre til økonomiafdelingen, der (via integrationen) hurtigt kan få data overført til lønsystemet.

Med integrationen mellem de to løsninger, får I en strategisk fordel, der sparer jer tid og ressourcer, sikrer en automatisk og effektiv proces og understøtter økonomisk gennemsigtighed.

zExpense integrerer med de fleste lønsystemer som for eksempel Danløn, Lessor og Visma Dataløn, hvilket gør det nemt for jer at eksportere løndata til behandling og udbetaling til medarbejderne.

Banker og kreditkort

Det går stærkt i dagens forretningsverden, hvilket gør det vigtigt at kunne træffe hurtige beslutninger. Derfor kan det være afgørende, at virksomheder har adgangen (og overblikket) til finansielle data og transaktioner på firmakortene lige ved hånden.

Med integrationen mellem bank og udgiftsløsning bliver transaktionsdata fra banken automatisk overført til udgiftsløsningen, der vil danne en udgiftspost til videre registrering af købet på firmakortet, så købet kan bogføres. Det forenkler afstemningen og gør det nemt at følge med i, om alle køb på firmakortene er dokumenteret og godkendt.

Hvis jeres bank kan levere transaktionsdata i realtid, giver det derudover et altid opdateret øjebliksbillede af jeres økonomiske udgangspunkt – hvilke skaber både gennemsigtighed og et retvisende økonomisk grundlag at træffe beslutninger ud fra.

zExpense integrerer med alle banker, og det sikrer jer et kontinuerligt og fejlfrit flow af transaktionsdata fra banken. Transaktioner i realtid er også muligt med zExpense – det afhænger kun af, hvorvidt det er noget, jeres bank/kreditkortleverandør tilbyder.

 

Skræddersy din egen integration med API

Mange løsninger stiller også et åbent API til rådighed, så det er muligt for virksomheder at skræddersy deres egen integration – det giver fleksibilitet og muligheder, der gør integrationen så optimal som mulig.

Har du behov for at skræddersy din egen integration, er dette også muligt i zExpense. Vi stiller gerne vores REST-API til rådighed, så du eller din IT-leverandør kan opsætte integrationen, som I ønsker. 

Arbejd mere effektivt, når dine systemer taler sammen

Når din udgiftsløsning integrerer med dit økonomi- og lønsystem samt bank og kreditkort, får du ikke kun et digitalt samlingssted for alle jeres finansielle data – du kan også nemt overføre data fra et system til et andet.

Det betyder, at du og dine kollegaer slipper for tidskrævende dobbeltarbejde og komplicerede manuelle processer – og i stedet får forbedret effektiviteten samt mulighed for at træffe de rigtige beslutninger baseret på et grundigt og opdateret økonomisk indblik.