Hvad er et udlæg?
Et udlæg er en udgift, som en medarbejder betaler af egen lomme på vegne af virksomheden. Det kan for eksempel være, hvis du køber materialer, betaler for transport eller dækker andre nødvendige omkostninger i forbindelse med arbejdet.
I modsætning til udgifter på firmakort, hvor betalingen sker direkte fra virksomhedens konto, sker udlæg ved, at medarbejderen selv lægger ud og efterfølgende indsender dokumentation for at få beløbet refunderet.
Dette kaldes ofte udlæg efter regning, hvor medarbejderen afleverer en udlægskvittering sammen med en beskrivelse af udgiften. Det er vigtigt, at alle bilag og kvitteringer gemmes, så virksomheden kan godkende og bogføre udlægget korrekt. På den måde sikres både gennemsigtighed og korrekt refusion til medarbejderen.
Hvordan håndteres udlæg korrekt?
Mange virksomheder kender til udfordringerne med udlæg: krøllede bilag, manuelle regneark og lange ventetider på refusion.
Når bilag forsvinder eller bliver utydelige, kan det skabe frustration for både medarbejdere og administrationen. Manuelle processer øger risikoen for fejl og forsinkelser, hvilket kan gå ud over medarbejdernes motivation og virksomhedens overblik.
Tydelige procedurer for udlæg hjælper med at sikre, at ingen udgifter bliver glemt eller overset.
Med digital udlægshåndtering bliver hele processen langt mere smidig. Ved at bruge en løsning som zExpense app’en kan medarbejdere nemt tage billeder af deres udlægskvittering, registrere udgiften og sende den direkte til godkendelse – alt sammen fra mobilen. Godkendelse og refusion sker automatisk, hvilket sparer tid og sikrer, at ingen bilag går tabt.
Læs mere om, hvordan zExpense kan effektivisere jeres udlægshåndtering.
Udlægsapp – nem registrering og refusion
Med en udlægsapp bliver registrering og refusion af udlæg både hurtigere og mere overskuelig.
Medarbejdere kan nemt registrere udgifter direkte fra mobilen, uanset hvor de befinder sig. Moderne apps tilbyder OCR-scanning, så kvitteringer automatisk aflæses og tilføjes til udlægget, hvilket minimerer risikoen for fejl og sparer tid.
Automatisk bogføring sikrer, at både medarbejderudgifter og alle andre udgifter registreres korrekt, og integration til økonomisystemer gør det let at holde styr på virksomhedens samlede udgiftshåndtering system.
Hos ZeBon tilbyder vi zExpense, der samler alle disse funktioner i én brugervenlig løsning, som gør det nemt for både medarbejdere og administration at håndtere udlæg effektivt.
Læs mere om zExpense og håndtering af udlæg her.
Fordelene ved at digitalisere udlægshåndteringen
Digital udlægshåndtering og digital udgiftshåndtering giver en række klare fordele for både medarbejdere og virksomheden:
- Mindre risiko for fejl: Når bilag og udgifter registreres digitalt, minimeres manuelle indtastninger og risikoen for tastefejl eller bortkomne kvitteringer.
- Hurtigere refusion til medarbejderen: Digitale processer sikrer, at udlæg hurtigt kan godkendes og refunderes, så medarbejderen ikke skal vente unødigt på at få sine penge retur.
- Bedre overblik for økonomiafdelingen: Alle udgifter samles ét sted, hvilket giver økonomiafdelingen et klart og opdateret billede af virksomhedens samlede udlæg.
- Direkte integration til løn- og økonomisystemer: Udlæg kan automatisk overføres til relevante systemer, hvilket letter bogføring og sikrer korrekt afregning.
zExpense automatiserer hele processen fra registrering til godkendelse – så hverken bilag eller tid går tabt.
Sådan hjælper ZeBon dig med udlægshåndtering
ZeBon samler alt fra udlæg, firmakort og kørsel til fakturahåndtering og tidsregistrering i én digital platform. Med zExpense, en effektiv udlægshåndtering app, bliver udlægshåndtering enkel, automatiseret og fuldt integreret med dine eksisterende systemer. Du får et samlet overblik, færre manuelle processer og en løsning, der tilpasser sig din virksomheds behov.
Det betyder mindre administrativt arbejde, hurtigere refusion og større sikkerhed for, at alle udgifter håndteres korrekt.
Vil du spare tid og undgå manuelle fejl ved håndtering af udlæg?
