Excel-arket vs. digital tidsregistrering: Hvad er bedst for din virksomhed?

Overvejer du at opgradere din virksomheds tidsregistrering fra de traditionelle Excel-ark til et mere digitalt og automatiseret tidsregistreringssystem?  

Det er en beslutning, der kan have stor indflydelse på din virksomheds effektivitet. Men hvordan ved du, hvad der er den rigtige løsning for dig?

Lad os dykke ned i fordele og ulemper ved hver metode, så du kan træffe den bedste beslutning for både medarbejderne og virksomheden. 

 

Excel-arket: Den velkendte og billigere løsning

Mange virksomheder starter med at bruge Excel til at registrere medarbejdernes timer. Det er forståeligt, da Excel er en velkendt og relativt enkel løsning.

Men det er vigtigt at notere sig, at Excel primært er bygget til at formatere, organisere og udregne data – og derfor ikke er skabt med henblik på tidsregistrering. 

Der er derfor ikke den store fokus på brugervenligheden for medarbejderne, og der er mange basale funktioner, der kunne være rigtig gode at have i forbindelse med tidsregistrering, som ikke er at finde i Excel. 

Fordelene ved Excel: Genkendelighed og tilpasning

Excel har sine fordele. Det er et velkendt værktøj, som mange medarbejdere allerede er fortrolige med – så oplæring er ikke nødvendig. Det gør Excel til et attraktivt valg, især for mindre virksomheder – eller virksomheder med enkle tidsregistreringsbehov.

Derudover er licensprisen for Excel nem at forholde sig til – og det kan også spille en rolle for mindre virksomheder med mere begrænsede budgetter.  

 

Ulemperne ved Excel: Tidskrævende administration og manuelle fejl

Selvom Excel kan være bekvemt i starten, kan det hurtigt blive en udfordring, når virksomheden vokser.

Administrationsdelen af Excel-timesedlerne bliver mere kompleks og tidskrævende: Den manuelle indtastning bliver uoverskuelig,  faktureringsprocessen bliver besværlig, og analyse af data bliver mildest talt en udfordring, især når der er mange medarbejdere, der skal registrere deres timer.

Derudover øges risikoen for manuelle fejl, når data skal overføres og bearbejdes manuelt. Det kan resultere i fejlfakturering og tab af indtægter. 

Digital tidsregistrering: Designet til at registrere tid

På den anden side tilbyder digitale tidsregistreringssystemer en mere brugervenlig tilgang til tidsregistrering.

Tidsregistreringssystemer er designet til at gøre det nemt for medarbejderne at registrere deres timer. Er det ikke nemt og ligetil at bruge disse systemer, risikerer du, at medarbejderne ikke får registreret deres timer ordentligt – og du har derfor ikke det rette overblik over deres timer.

Det kan skyldes mange ting, at medarbejderne ikke får udfyldt deres timesedler – uanset om det er de gamle fysiske eller i Excel-arket – og vi mener, at brugervenligheden kan være afgørende for, om medarbejderne får registreret deres timer – og får dem registreret korrekt.

 

Fordelene ved digital tidsregistrering: Brugervenlighed og fleksibilitet

En af de største fordele ved digital tidsregistrering er effektiviteten. Medarbejderne kan nemt registrere deres timer via et brugervenligt system – enten via en app eller via web.

Data registreres automatisk og er øjeblikkeligt tilgængelige for ledelsen. Det kan være med til at reducere fejl og forsinkelser i faktureringsprocessen, og det giver mulighed for en mere præcis fakturering.

Derudover bliver det nemmere end nogensinde før at registrere tid på farten. Den kørende sælger, eller medarbejdere der rejser meget, behøver altså ikke at finde bærbaren med Excel-arket frem for at registrere deres tid – det kan nemt og bekvemt gøres fra smartphonen.

 

Ulemperne ved digital tidsregistrerin: Tilpasning og tilvænning

 

Selvom digitale tidsregistreringssystemer er en stor fordel for mange virksomheder, så findes der også nogle ulemper:  Implementeringen af et nyt system kan være omkostningsfuld og tidskrævende – især hvis virksomheden har komplekse behov – eller der skal skræddersys integrationer til eksisterende systemer.  

Derudover er det også nødvendigt at sætte tid af til at lære medarbejderne op i det nye system, så de hurtigt bliver fortrolige med det og tager det til sig.

Til gengæld er gevinsten stor, når først systemet er sat op og medarbejderne gør brug af det i deres hverdag.

 

Find den bedste løsning for din virksomhed

Når det kommer til valget mellem Excel og digital tidsregistrering, er der ikke en “one-size-fits-all” løsning. Det rigtige valg afhænger af din virksomheds specifikke behov, størrelse og ressourcer.

Er din virksomhed stadig lille og har enkle tidsregistreringsbehov, kan Excel være tilstrækkeligt. Men hvis virksomheden vokser, og du har brug for mere effektive og automatiserede løsninger for det voksende antal af medarbejdere, kan et digitalt tidsregistreringssystem være den bedste mulighed for alle.

zTime er vores bud på en simpel løsning til tidsregistrering, der er både nem og brugervenlig – og som giver dig en automatiseret proces, der minimerer manuelle fejl. 

 

Få hjælp til at overholde loven om tidsregistrering med zTime

zTime indeholder flere funktioner – f.eks. masseregistrering og 11- samt 48-timers rapporter, der hjælper dig med at overholde loven om tidsregistrering, der træder i kraft d. 1. juli i år.