Expense Management: Få styr på effektiv udgiftshåndtering i virksomheden

Hvad betyder Expense Management?

Oversat til dansk, betyder det udgiftshåndtering, som foretages af virksomheden og gør dagligdagen nemmere.

Med udgiftshåndtering menes alle de transaktioner, der laves i virksomheden dagligt, som eksempelvis køb af en kaffe af sælgeren på tankstationen eller office manageren, der køber nyt printerpapir. Alt skal registreres, og der kan være mange bilag, som kommer i mange forskellige former. Lige fra et fysisk bilag, til en email og måske som et billede. Det kan gøre dagligdagen en anelse besværlig for dig, der arbejder med udgiftshåndtering og måske oplever du, at det ikke er alle kollegaer, der er lige gode til at aflevere deres bilag hurtigt.

Med zExpense, en effektiv udgiftshåndtering app, kan du nemt registrere alt fra kørsel, til udlæg og køb på firmakortet i samme app og samtidig give økonomifunktionen et samlet overblik over virksomhedens udlæg og omkostninger til kørsel.

Med en effektiv Expense Management løsning, kan du derfor spare din virksomhed for mange penge, da et løbende overblik gør, at der er snor i udgifterne, og du hurtigere kan reagere ved uregelmæssigheder.

Hvad er et Expense Management system?

Manuelle processer i udgiftshåndtering indebærer ofte papirbilag, regneark og tidskrævende indtastning, hvor fejl let kan opstå, og overblikket hurtigt går tabt.

Med et digitalt Expense Management system samles alle registreringer ét sted – uanset om det gælder udlæg, diæter, kørsel eller køb på firmakortet. Medarbejderen kan nemt indtaste eller uploade bilag direkte fra mobilen eller computeren, og godkendelsesflowet bliver langt mere overskueligt. Systemet automatiserer mange af de opgaver, der tidligere krævede manuel håndtering, hvilket minimerer risikoen for fejl og sparer tid for både medarbejdere og administration.

En væsentlig fordel er, at alle data kan overføres direkte til virksomhedens økonomisystem, så bogføring og afstemning sker hurtigt og korrekt. Det giver et bedre overblik, sikrer korrekt dokumentation og gør det lettere at overholde både interne retningslinjer og eksterne krav.

Sådan fungerer Expense Management i praksis

Når en medarbejder har haft en udgift, starter processen med, at vedkommende tager et billede af bilaget direkte fra sin smartphone eller computer.

Systemet anvender herefter OCR-teknologi (Optical Character Recognition) til automatisk at aflæse og registrere relevante oplysninger som beløb, dato og leverandør. Det betyder, at medarbejderen ikke selv skal indtaste data, hvilket både sparer tid og reducerer risikoen for tastefejl. Når bilaget er registreret, sendes det automatisk videre til den relevante godkender i organisationen.

Godkenderen får et klart overblik over bilaget og kan hurtigt tage stilling – enten via computer eller mobil. Når bilaget er godkendt, integreres oplysningerne direkte med virksomhedens økonomisystem, så bogføring og afregning sker uden unødvendige mellemled.

Hele processen er gennemsigtig og let at følge, både for medarbejderen og administrationen.

Fordele ved at digitalisere udgiftshåndtering med Expense Management 

Når digital udgiftshåndtering implementeres, opnår virksomheden en række konkrete fordele, der kan mærkes i hverdagen. Her er nogle af de vigtigste:

Hurtigere godkendelsesprocesser 
Med digitale løsninger kan bilag sendes til godkendelse med det samme, og ledere får et hurtigt overblik. Det reducerer ventetid og sikrer, at udgifter bliver behandlet langt hurtigere end ved manuelle processer. 

Mindre risiko for fejl og mistede bilag 
Automatiseret dataudtræk og digital opbevaring minimerer risikoen for tastefejl og bortkomne bilag. Alt dokumentation samles ét sted og er altid tilgængelig, når du har brug for det. 

Automatisk integration med økonomi- og lønsystemer 
Alle udgifter overføres direkte til virksomhedens økonomi- og lønsystemer. Det sparer tid på manuel indtastning og sikrer, at data altid er opdateret og korrekt. 

Realtidsindsigt i virksomhedens udgifter 
Få et aktuelt overblik over udgifter på tværs af afdelinger og medarbejdere. Det giver bedre mulighed for at styre budgetter og træffe beslutninger på et oplyst grundlag. 

Vil du se, hvor meget tid I kan spare? Book en gratis demo af zExpense.

Expense Management og tidsregistrering – to sider af samme sag 

Hos ZeBon ser vi udgiftshåndtering og tidsregistrering som to sider af samme sag. Når medarbejdere kan registrere både tid, kørsel og udlæg i én samlet app, får virksomheden et langt bedre overblik over medarbejderudgifter, ressourcer og omkostninger.

Med én samlet løsning slipper I for at oprette brugere i flere systemer – alt håndteres ét sted, hvilket forenkler både onboarding og administration. Godkendelsesflow, dimensioner og projekter kan genbruges på tværs af både udgifter og tidsregistrering, så processerne bliver ensartede og nemme at styre. Det betyder færre manuelle arbejdsgange, mindre risiko for fejl og en mere effektiv hverdag for både medarbejdere og administration.

Med zExpense og zTime får du en integreret løsning, der gør det let for både medarbejdere og administration at holde styr på både udgifter og arbejdstid. Det giver mere tid til kerneopgaverne og sikrer, at virksomheden altid har et opdateret og korrekt grundlag for både afregning og rapportering.

Hvad skal du kigge efter, når du vælger Expense Management software?

Når du skal vælge den rette løsning til udgiftshåndtering, er der flere centrale faktorer, du bør have for øje:

Integration til eksisterende systemer 
Vælg en løsning, der kan integreres med dine nuværende økonomi- og lønsystemer. Det sikrer, at data flyder automatisk mellem systemerne og minimerer risikoen for fejl ved manuel overførsel. 

Brugervenlighed og mobilapp 
En intuitiv brugerflade og en velfungerende mobilapp gør det let for medarbejdere at registrere udlæg, kørsel og diæter – uanset hvor de befinder sig. Det sparer tid og øger brugertilfredsheden. 

Sikker databehandling (GDPR)
Sørg for, at løsningen lever op til gældende GDPR-krav og beskytter både virksomhedens og medarbejdernes data. Sikkerhed og fortrolighed skal være i top. 

Support og skalerbarhed
Vælg et system, der kan vokse med virksomheden, og hvor du har adgang til kompetent support, når behovet opstår. Det giver tryghed og sikrer, at løsningen altid matcher virksomhedens behov. 

zExpense samler alle funktioner i et udgiftshåndteringssystem ét sted  – nemt, sikkert og fuldt integreret. 

Læs mere om, hvordan zExpense automatiserer udgiftshåndtering.

Drop dobbeltarbejdet – digitalisér din udgiftshåndtering med Expense Management 

I dag bliver flere og flere af de rutineprægede manuelle opgaver digitaliseret. Simpelthen fordi det kan gøres mere effektivt og samtidig sænke fejlmarginen markant, da vi som mennesker laver fejl og hver fejl, vi laver, tager tid at rette op på. Den tid har vi ved ZeBon forsøgt at mindske, da vi har udviklet en komplet Expense Management løsning, som vi kalder for zExpense.

Vores løsning zExpense sørger for, at du ikke skal dobbelttjekke, fx. at der ikke er lavet fejl i kørsel fra dine kollegaer, da der er en automatisk GPS registrering, som gør, at det er Google Maps ruteopmålinger, som er gældende, og det er derfor ikke muligt at lave regnefejl.

Problemfri integration mellem Expense Management og dit økonomisystem

For at et Expense Management system skal være mest effektivt og gøre din hverdag nemmere, så skal det kunne integreres med dit økonomisystem, så du får en let og automatiseret proces og slipper for unødvendigt dobbeltarbejde.

I zExpense kan du nemt og effektivt koble kvittering og udgift sammen – og med integration til dit økonomisystem, kan du nemt og simpelt få alle data over i økonomisystemet til endelig bogføring.

Dit job forsvinder ikke – vi gør det bare nemmere 

Nu tænker du måske, at en Expense Management løsning kan koste dig dit job, men det gør det ikke.

Udgifterne skal stadig posteres rigtigt, og der vil stadig være masser af opgaver. Men du slipper for alt bøvlet med at kontrollere og lege detektiv, når kvitteringerne skal afleveres eller findes frem af bukselommerne på medarbejderne.

Derudover, så kan du også tilbyde medarbejderne en smart app, hvor de bare skal tage et billede af deres kvittering, og så kan de smide kvitteringen væk efterfølgende, fordi du har dokumentationen.