zExpense
Expense management system til udlæg, firmakort og kørsel
zExpense samler virksomhedens udgiftshåndtering i ét brugervenligt expense management system.
Medarbejderne registrerer nemt udlæg, firmakortkøb, kørsel og rejseafregninger, som automatisk sendes gennem jeres tilpassede godkendelsesflows. Økonomiafdelingen får et samlet overblik og kan sende data direkte videre til økonomi- og lønsystemet.
Få færre manuelle opgaver og en enklere proces fra registrering til bogføring med zExpense.
- Brug mindre tid på bilag og afregninger.
- Tilpas godkendelsesflowet til jeres virksomhed.
- Integrér med jeres økonomi- og lønsystem.
Sådan virker det
Sådan bevæger en afregning sig gennem zExpense
Fra registrering til overførsel samler zExpense udgifter, dokumentation og godkendelser i én sammenhængende proces.
Det gælder både medarbejderens udlæg og køb med firmakort.
Medarbejderen
Køb
Medarbejderen foretager et køb og betaler enten med eget kort og opretter et udlæg, eller bruger firmakortet. Begge dele registreres nemt af medarbejderen i zExpense.
zExpense
Registrér
Medarbejderen fotograferer kvitteringen ved oprettelse af et udlæg eller knytter den til firmakorttransaktionen, der vises i realtid i zExpense. Dataen aflæses automatisk fra kvitteringen.
Godkenderen
Godkend
Når afregningen er klar, sendes den gennem virksomhedens godkendelsesflow. De rette personer kan gennemgå oplysningerne og godkende eller afvise udgiften.
Økonomiafdelingen
Overfør
Økonomiafdelingen overfører posteringer, bilagsfiler og dimensioner til jeres økonomi- eller lønsystem. Udlæg refunderes via løn, NemKonto eller kreditor.
Saml udlæg, firmakort, kørsel og rejseafregning i ét system
Med zExpense håndterer medarbejdere alle virksomhedens udgifter ét sted – fra udlæg og firmakortkøb til kørsel og rejseafregninger. Det giver økonomiafdelingen et samlet overblik og gør det nemmere at følge hver afregning fra registrering til godkendelse.
Udlæg og kvitteringer
Ind
Medarbejderen tager et foto af bilaget eller kvitteringen for udlægget.
System
Via OCR-scanning aflæses beløb, dato og valuta på bilaget.
Ud
Refusion til medarbejderen via løn, NemKonto eller kreditor.
Firmakort
Ind
Korttransaktioner fra jeres eksisterende firmakort og de tilhørende bilag.
System
Matcher dato og beløb, og viser en liste over køb, der mangler dokumentation.
Ud
Færdig afstemning uden manuel sammenkøring. I beholder jeres nuværende kort.
Kørsel og kørselsgodtgørelse
Ind
GPS-tracking eller start/stop af kørsel til/fra adresser i forbindelse med firmakørsel.
System
Beregner afstand via Google Maps, bruger Statens satser og fører digital kørebog.
Ud
Eksport til virksomhedens økonomisystem. Virksomheden kan opsætte egne kørselssatser.
Diæter og rejseafregning
Ind
Destination og datoer for rejser i forbindelse med arbejdet.
System
Beregner diæter efter Statens satser og jeres dimensioner.
Ud
Èt samlet rejsebilag med kørsel, udlæg og diæter.
Se diæter og rejseafregning →
Integrationer
Sådan hænger zExpense sammen med jeres systemer
zExpense lægger sig mellem de kort og kvitteringer, I allerede har, og de systemer dataen skal ende i.
Ingen dobbeltindtastninger undervejs.
Input
Fra jeres kort og kvitteringer
Medarbejderne registrerer udlæg, firmakortkøb, kørsel og rejseafregninger i zExpense. Kvitteringer knyttes nemt til de relevante afregninger.
zExpense
Udgifter og afregninger samlet
Afregninger og bilag samles ét sted og sendes gennem jeres godkendelsesflow. Det giver medarbejdere, godkendere og økonomiafdelingen et klart overblik.
Output
Til jeres økonomi- og lønsystem
Når afregningerne er godkendt, kan I overføre relevante data til jeres økonomi- og lønsystem. Så slipper økonomiafdelingen for unødvendig manuel indtastning.
Ønsker I at skræddersy jeres egne integrationer, stiller vi gerne REST-API til rådighed.
Find jeres integrationer til zExpense
Økonomisystemer
Posteringer, bilag og dimensioner overføres, så bogholderen ikke skal taste data ind igen.
Lønsystemer
Udlæg sendes til refusion, kørselsgodtgørelse og diæter går direkte videre til lønkørslen.
Banker og kortudstedere
I beholder de firmakort, I allerede har. Hos udvalgte banker kommer transaktionerne ind i realtid.
Se, hvordan andre virksomheder bruger zExpense
Sådan sparede Formula IT tid og ressourcer med zExpense
Hos Formula IT var håndteringen af udlæg, kørsel og bilag tidligere præget af manuelle registreringer og Excel. Som en nystartet virksomhed ville de hellere bruge tiden på kunderne end på administration.
Derfor valgte de at indføre zExpense fra begyndelsen. I videoen fortæller Claus, hvordan løsningen gør det nemt at registrere udgifter med det samme og har frigivet tid og interne ressourcer. For Formula IT er zExpense intuitivt og op til ti gange nemmere end deres tidligere arbejdsgange.
Vi er vilde med udgiftshåndtering i zExpense. Men tag ikke vores ord for det - se hvad vores kunder siger
“zExpense er det helt rette valg for os – nemt og altid tilgængeligt for medarbejderne og lige så nemt for Økonomiafdelingen.”
Maj-Brit Hansson
Spies A/S
“Ved Matas sætter vi stor pris på at have styr på vores udlæg, og er derfor glade for zExpense. Det giver overskuelighed og gør det nemt for brugerne at lave deres rejseafregninger.”
Vibeke H. Wagner
Matas A/S
“Set i forhold til vores tidligere omkostninger til en ekstern bogholder var investeringen i zExpense hurtigt tjent hjem – ja, den bedste og hurtigste ROI jeg længe har set.”
Allan S. Christiansen
A-Consult A/S
“Vi har opnået en kæmpe tidsbesparelse hos både de frivillige, i bogholderiet og ledelsen. Og så sparer vi mange penge, fordi systemet er billigt og meget effektivt og hurtigt tjener sig selv hjem.”
Erik Nielsen
Dyrenes Beskyttelse
Hvad koster zExpense?
Prisen afhænger af jeres behov og antal brugere. Nedenfor finder du tre priseksempler. Har I flere eller færre brugere end vist, så kontakt os for en pris. Vi tilpasser løsningen til jeres behov.
Lite
Op til 10 brugere.
Kr. 87 / aktiv bruger / md.
Inkluderet i Lite:
- Udlæg m. OCR-scanning
- Køb på firmakort (realtid)
- Kørsel & GPS-tracking
Plus
26 – 50 brugere.
Kr. 55 / aktiv bruger / md.
Alt i Lite, plus:
- Diæter (fulde eller 25%)
- Dimensionsgodkender
- Ubegrænset dimensioner
Enterprise
Over 400 brugere.
Kontakt os for pris
Alt i Plus, plus:
- Integration m. rejsebureau
- White Label layout
- Fuld logning & Test-system
Hvad kan jeres virksomhed spare med zExpense?
Med zExpense kan du spare helt op til 70% af den tid, du i dag bruger på manuelt at håndtere bilag. Men hvad svarer det til i kroner og ører?
Prøv vores beregner og få et indblik i, hvor mange penge du kan spare ved at digitalisere virksomhedens udlægs- og rejseafregning
Gratis guide til dig
5 værktøjer til den effektive virksomhed
I vores gratis guide får du og dine kollegaer 5 konkrete værktøjer, der kan hjælpe jer med at effektivisere og automatisere jeres processer med f.eks. bilags- og fakturahåndtering samt tidsregistrering.
I får også indblik i de mange fordele, der er ved at digitalisere jeres manuelle processer – og inspiration til at komme i gang.
On demand webinar: Saml udlæg og firmakort i zExpense
Se vores on demand webinar, når det passer dig
Få tilsendt vores on demand webinar, hvor vi viser dig, hvordan I med zExpense effektivt kan håndtere medarbejderudgifter, og medarbejderne nemt kan registrere private udlæg og køb på firmakortet.
Ofte stillede spørgsmål om zExpense
Hvad koster zExpense?
Prisen for zExpense afhænger af, hvor mange brugere i virksomheden, der skal have adgang til løsningen. Se vores priser – bemærk at priserne blot er eksempler. Kontakt os gerne for at få et uforpligtende tilbud.
Hvor hurtigt kan vi implementere zExpense?
En typisk implementeringsproces tager 2-3 uger, men processen kan også være både kortere eller længere alt efter jeres situation samt hvordan jeres løsning skal opsættes.
Kan zExpense integreres med vores nuværende systemer?
Ja, zExpense tilbyder integration til de fleste økonomi- og lønsystemer, så udlægshåndteringen bliver en naturlig del af jeres eksisterende arbejdsgange.
Hvordan fungerer supporten til zExpense?
Som kunde hos ZeBon får I allerede ved implementering en fast kundekonsulent tilknyttet, som fremover også vil være jeres primære kontakt. På den måde får I en fast kontaktperson, der kender jeres virksomheds behov og opsætning.
Vores servicemindede supportere sidder klar ved telefonerne alle hverdage fra 9 – 15. Mød teamet bag zExpense.
Passer zExpense til vores størrelse virksomhed?
Blandt vores mere end 2.200 kunder finder du små, mellemstore og store virksomheder på tværs af mange brancher. zExpense er en bred og fleksibel standardløsning, der kan tilpasses, så I kun ser og betaler for de funktioner, I reelt bruger.
Kontakt os gerne for en uforpligtende demo og en snak om, hvordan zExpense passer til jeres virksomhed og arbejdsgange.
Book en demo af zExpense
Få en skræddersyet gennemgang
Vil du høre mere om zExpense?
- Gennemgang af din virksomheds ønsker og behov
- Demo af zExpense i praksis samt opsætningsmuligheder og funktioner baseret på jeres behov
- En snak om, hvor nemt zExpense integreres med jeres nuværende systemer
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe til os på 72 44 11 90.
