zArrangement

zExpense Arrangement håndterer nemt refusion og udbetaling af udlæg til deltagerne i jeres arrangementer og kurser. I samme proces er det også muligt at håndtere tabt arbejdsfortjeneste.

zexpense arrangement

Udlæg og refusioner efter arrangementer

I en organisation, der gennemfører masser af arrangementer, hvor deltagerne har mulighed for at få refunderet hele eller dele af deres rejse- og udlægsomkostninger samt evt. tabt arbejdsfortjeneste, er det ofte en tung proces at få de rette oplysninger i rette tid.

Med zExpense Arrangement – zArrangement – sætter vi strøm til processen til gavn for den enkelte deltager og organisation.

Så nemt er det

Opret et arrangement og vælg hvilke typer af udlæg der kan refunderes.

Angiv hvornår udlæg senest skal være afleveret.

Tilføj deltagere til arrangementet og en afregning er klar til deltagerne.

Deltagerne aflevere elektronisk udlæg og bilag.

Godkendte udlæg udbetales og bogføres.

Du kan sågar nemt angive, om der ved deltagelse kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste.

Funktioner

Klik og læs mere om funktionerne

Arrangementer

Læs mere

Bogføring

Læs mere

Deltagere

Læs mere

Udbetaling

Læs mere

Tabt arbejdsfortjeneste

Læs mere

Arrangement

Møder, kurser eller arrangementer med en start- og slutdato, hvor der er et antal deltagere, er et arrangement. På arrangementet bestemmes hvilke kategorier af udlæg, der kan refunderes – f.eks. offentlig transport, kørsel i egen bil med en bestemt sats, hotel og fortæring. Detaljer om kontering og godkender angives på arrangementet.

Et arrangement kan basere sig på en arrangementstype, så det er nemt og hurtigt at oprette gentagne arrangementer, da information om stamdata for arrangementet – titel, udlæg der kan refundres, godkendelse, kontering sættes op en gang for alle.

Et arrangement kan naturligvis også være et web/remote arrangement. Har I allerede alle informationerne i et kursussystem, kan oplysninger importeres direkte i zExpense Arrangementsstyring.

Deltagere

På det enkelte arrangement tilføjes deltagerne i arrangementet – eller de hentes fra et kursussystem.

Deltagerne kan f.eks. på jeres medlemsside finde relevante afregninger, der ligger klar og dækker det eller de arrangementer deltageren skal deltage i. Af den enkelte afregning kan deltagere se præcis de typer af udlæg, der kan refunderes – hverken mere eller mindre. Er der på arrangementet mulighed for deltagerne – eller deltagerens arbejdsgiver – kan få refusion af tabt arbejdsfortjeneste angives dette også.

Bogføring

Kontering af udlægskategorier og dimensioner (afdelinger, region, aktivitet m.m.) sættes op, så det er enkelt at vælge når de enkelte arrangementstyper/arrangementer oprettes.

Når en deltagers udlæg er godkendt overføres bogføringsgrundlaget til jeres økonomisystem. zArrangement kan anvendes sammen med alle økonomisystemer – se mere her.

 

Udbetaling

Beløb til udbetaling til deltageren kan overføres til Nets for udbetaling via NemKonto eller udbetalingen kan ske via jeres økonomisystem, bankoverførsel m.m. Tabt arbejdsfortjeneste kan udbetales til medlemmet eller arbejdsgiver.

Tabt arbejdsfortjeneste

Via modulet zTarf kan der på et arrangement angives, at der ved deltagelse kan udbetales tabt arbejdsfortjeneste.

Tabt arbejdsfortjeneste kan dokumenteres med f.eks. en lønseddel. Efter godkendelse udbetales tabt arbejdsfortjeneste til arbejdsgiver eller direkte til medlemmet.

Skal tabt arbejdsfortjeneste udbetales til arbejdsgiver, vil den angivne kontaktperson hos arbejdsgiver modtage en meddelelse om, at der er tabt arbejdsfortjeneste klar i zTarf. Arbejdsgiver logger ind i zTarf med NemID og godkender, der er udbetalt løn til medarbejderen i den periode, hvor medarbejderen har deltaget i det pågældende arrangement. Efter godkendelse kan tabt arbejdsfortjeneste udbetales til arbejdsgiver.

Så nemt er det

Opret et arrangement med tabt arbejdsfortjeneste

  1. Angiv der udbetales tabt arbejdsfortjeneste.
  2. Deltageren afleverer elektronisk sine udlæg og angiver om der skal udbetales tabt arbejdsfortjeneste og til hvem.
  3. Arbejdsgiver får automatisk besked, hvis de kan modtage tabt arbejdsfortjeneste.
  4. Arbejdsgiver godkender i zTarf, der er udbetalt løn til medarbejderen under deltagelse i arrangementet
  5. Godkendt tabt arbejdsfortjeneste udbetales og bogføres.

udtalelser

Vores medlemmer kan lave deres afregninger når det passer dem

Tine Bernhardt

HK

Alle medlemmer og medarbejdere i HK kan anvende zExpense. Vi oprettede i 2020 mere end 38.000 afregninger, så det er afgørende for os, at zExpense er let og enkelt at anvende.

Yderligere er det vigtigt for os, at zExpense er tilgængeligt 24 timer i døgnet, så vores medlemmer kan lave deres afregninger når det passer dem.

Kontakt os

Har du spørgsmål?

Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.