5 fordele, du kan se frem til med et digitalt bogholderi

Her er de: Din virksomheds 5 fordele ved digital bogføring

Digitalisering af bogholderiet kan virke uoverskueligt, hvis du i dag bogfører manuelt – men der er flere fordele at hente ved at komme i gang. 

En helt central årsag til at digitalisere dit bogholderi er selvfølgelig lovkravet herom jf. den nye bogføringslov, der delvist trådte i kraft tilbage i juli i år. 

Vi ved, at den nye bogføringslov indfases gradvist, og at de nye regler om digitalisering tidligst træder i kraft fra januar 2024. Så vi lader lige bogføringsloven ligge et øjeblik.

Dette blogindlæg handler nemlig ikke om bogføringslovens krav – men om de tydelige fordele digitaliseringen egentlig har for din virksomhed.

Og som titlen herover allerede har afsløret, så er der altså flere fordele ved at digitalisere dit bogholderi. 

De fem fordele kommer her  og hvem ved, måske du får lyst til at iværksætte en digitaliseringsplan hurtigere end ellers planlagt. 

1. Lettelse af administrativt arbejde

Udgiftshåndtering er en uundgåelighed i din virksomhed, men det behøver ikke være en tidskrævende arbejdsopgave. Hverken for din økonomiafdeling eller dine medarbejdere. 

Gamle, manuelle og administrative (og lad os være ærlige: bøvlede og knap så effektive) processer for udgiftsrapportering er både tids- og ressourcekrævende for flere lag af virksomheden. 

Den manuelle håndtering af bilag tager tid (hele 20 minutter pr. udgiftsrapport i gennemsnit jf. nyere undersøgelser fra GBTA) og involverer flere medarbejdere i processen.

Lige fra medarbejderen, der har udgiften til nærmeste leder, controller og eventuelt andre i økonomiafdelingen. 

En digital udgiftsløsning, der automatiserer jeres bogføringsproces og kan tilgås fra både smartphonen og computeren til enhver tid, kan hjælpe jer med at spare op til 70% af den tid, I i virksomheden bruger på manuel udgiftshåndtering i dag. 

Det er alligevel så signifikant en forbedring, at den er svær at ignorere, ikke?

Hvis du allerede nu er nysgerrig på, hvordan du kommer i gang med at automatisere din bogføring, så kan du klikke dig direkte videre til vores løsning zExpense lige her. 

 

 

2. Større sikkerhed for korrekt bogføring

Det er ikke til at komme udenom, at risikoen for fejl er større ved manuel håndtering: Menneskelige fejl såsom taste- og stavefejl, fejlarkivering eller forglemmelser kan være svære at undgå – og lad os ikke komme ind på hele bøvlet med manglende kvitteringer eller bilag …  

Med en langhåret manuel bogføringsproces er det naturligt, at der forekommer fejl, og i følge GBTA’s rapport er det også tilfældet med 19% af alle udgiftsrapporter. 

Det tager i gennemsnit 18 minutter pr. rapport at rette fejlene ifølge GBTA. Hvilket i de 19% af tilfældene, hvor rapporterne indeholder fejl, betyder, at en udgiftsrapport kan tage helt op til 38 minutter at håndtere. 

Både de gennemsnitlige 20 minutter for håndtering af en udgift og de 38 samlede minutter for håndtering af en udgift med fejl, kan vi vist godt blive enige om er alt for lang tid. 

Tid din virksomhed uden tvivl kan bruge langt mere effektivt på andre opgaver og projekter. Og det leder os faktisk i en cirkel tilbage til foregående punkt: Lettelse af administrativt arbejde. 

Kort opsummeret kan vi derfor hurtigt konkludere, at en digitalisering og automatisering af bogføringen sparer virksomheden både tid og ressourcer – og dermed også penge. Hvilket alle må siges at være store gevinster at hente. Både for virksomheden overordnet, men også for de enkelte medarbejdere. 

3. Øget it-sikkerhed

Da loven nu pålægger virksomheder at bogføre digitalt, er der ligeledes stillet nogle overordnede krav til bogføringssystemerne, de skal leve op til. 

Et af kravene går på, at systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Derudover skal bogføringssystemerne registreres hos Erhvervsstyrelsen, så det bliver nemt for dig og din virksomhed at vælge et system, I med sikkerhed ved, lever op til de nye lovkrav og giver den nødvendige digitale sikkerhed.

Udover en øget it-sikkerhed, kan I altså også se frem til øget sikkerhed generelt:

Fysisk materiale, der er nemt at tilgå eller forlægge bliver nu opbevaret digitalt. Dermed slipper du også for endeløse stakke med papirer, uanede mængder af mapper og chartekker og diverse bilag, der lægger til registrering eller godkendelse på medarbejdernes kontorer.

Med cloudbaserede løsninger og digitale systemer slipper du for rodet på kontoret og den hovedpine, manuel arkivering i ringbindene kan give. Nu er virksomhedens udlæg og dokumenter digitalt opbevaret et sikkert sted – og så endda altid lige ved hånden, når du skal bruge dem, uanset hvor du er.

 

4. Totalt overblik over virksomhedens økonomi
Når du automatiserer dit bogholderi digitalt, siger du ikke kun farvel til tunge manuelle arbejdsgange, mindre risiko for fejl, tidsspild og dobbeltarbejde (hvilket er mange ting at slippe for i sig selv) – du byder også et smartere, mere effektivt og værdiskabende bogholderi velkommen.

Det er helt centralt at have et overskueligt og tilgængeligt overblik over din virksomheds udgiftsposter. For jo bedre et overblik, du har, jo bedre kan du træffe de rigtige beslutninger.

Når det hele foregår digitalt, har du altid alle din virksomheds udgifter samlet ét sted, og med et samlet overblik er det langt mere overkommeligt at dykke ned i de forskellige poster.

Her kan du f.eks. se nærmere på de mest omkostningstunge poster og vurdere, om der er mulighed for optimering – f.eks. i form af firma- eller leverandør aftaler, udskiftning til andre alternativer mm.

Du kan også se ind i, om der er særskilte poster, hvor I kan optimere eller effektivisere processer og dermed spare penge.

Et digitalt bogholderi er også et opdateret bogholderi, og du kan altid tilgå de seneste tal online, uanset hvor du befinder dig.

Det betyder, at du slipper for at være bundet til kontoret for at kigge nærmere ind i virksomhedsøkonomien, og du skal ikke længere sortere igennem arkivskabe og ringbind for at finde de udlæg, bilag eller informationer, du skal bruge.

Den opgave er i stedet klaret med få klik fra kontorstolen (eller sofaen derhjemme). Dét er da smart. 

 

5. Sidst, men ikke mindst: Spar penge

Med de mange fordele, vi allerede har præsenteret dig for, kommer denne måske næppe som en overraskelse.

Når du både automatiserer din proces for udgiftsrapportering, og minimerer risikoen for fejl, sparer din virksomhed ikke kun (rigtig!) mange arbejdstimer – helt op til 70% af den tid, I bruger på at håndtere bilag manuelt i dag – I sparer også virkelig mange penge.

Hvis vi kaster et kort blik på GBTA’s rapport igen, koster det i gennemsnit 58$ at håndtere én udgiftsrapport – hvilket svarer til ca. 436 danske kroner.

436 danske kroner.

Og det er ikke for at gnide salt i såret – men der var jo også lige dét der med de 19% rapporter, der indeholder fejl.

Ifølge GBTA koster det nemlig i gennemsnit yderligere 52$ (391 DKK) at rette en udgiftsrapport med fejl. I de 19% af tilfældene, hvor fejl i rapporterne opstår, stiger prisen for udgiftsrapporten altså til en gennemsnitlig total på 827 danske kroner.

Men hvor mange udgiftsrapporter er der egentlig tale om på årsbasis? Det varierer selvfølgelig fra virksomhed til virksomhed. 

Har du et overblik over, hvor mange udgiftsrapporter, I har i din virksomhed? Hvis ikke, så er det måske en god ide at få set lidt nærmere på antallet – for her kan altså være mange penge at spare ved at effektivisere processen med digitalisering. 

Med din viden om antallet af udlægsrapporter, I håndterer i din virksomhed om året og GBTA’s gennemsnitspris pr. rapport, kan du ca. regne ud, hvor dyr den manuelle bilagshåndtering egentlig er for jer.

Der er også en nemmere løsning: Vi har nemlig lavet en beregner, der kan hjælpe dig med at udregne en ca. besparelse for netop din virksomhed, når du investerer i en digital udgiftsløsning som f.eks. zExpense.

Prøv vores beregner her.

Er du blevet nysgerrig på mulighederne for digitalisering af din virksomhed? 

Så forstår vi dig godt.

Fordelene er mange. Og med den nye bogføringslov rundt om hjørnet (eller så godt som), er digitaliseringen uundgåelig.

Men jo hurtigere du kommer i gang med at iværksætte digitale initiativer, jo hurtigere kan din virksomhed høste både de økonomiske, ressource- og sikkerhedsmæssige fordele, vi nu har gennemgået.

Så hvordan kommer du i gang?

Du finder et digitalt system, der kan hjælpe dig med at automatisere og digitalisere dit bogholderi. Der er mange at vælge imellem, og her er det vigtigt at identificere din virksomheds behov, så I får det system, der passer til jer.

zExpense kan være noget for dig! 

Her i ZeBon har vi beskæftiget os med IT-løsninger, der optimerer og effektiviserer processer og arbejdsgange i alle typer virksomheder siden 2009 (du kan læse om nogle af vores kunders oplevelse med zExpense her). 

Med fokus på håndtering af udlægs- og rejseafregning har vi udviklet zExpense, der effektivt håndterer alle arbejdsgange omkring styring af udlæg, kreditkorttransaktioner, forskud, kørselsafregning, diætberegning, mv.  

Med zExpense er udgiftshåndtering overstået på et øjeblik, og så er løsningen intuitivt opbygget, så det er nemt og simpelt for alle typer af brugere at håndtere deres afregninger.

Du kan læse meget mere om zExpense her.

Skal vi tage en uforpligtende snak om dine muligheder med zExpense?

 

Start digitaliseringen og få fingrene i de 5 fordele

Automatiser dit bogholderi og spar op til 70% af den tid, du bruger på håndtering af bilag.

Læs også

Nyhed: Har du set zVideo?

Nyhed: Har du set zVideo?

Besøg det nye samlingssted for alle vores videoer og bliv meget klogere på zExpense, zInvoice og zTime. Se guides, eksempler, transaktioner i realtid og meget mere …

12,5% af landets største virksomheder bruger zExpense

12,5% af landets største virksomheder bruger zExpense

Børsens Top1000-liste viser Danmarks største virksomheder målt på omsætning – og vi er utrolig stolte af, at 125 af virksomhederne på årets liste bruger zExpense til at automatisere deres udgiftshåndtering.

Få en uforpligtende demo

zexpense

Vil du vide mere?

Integrationer

Se de banker, kreditkort, samt økonomi- og lønsystemer, zExpense integrerer med.

Få en demo

Se hvor nemt og enkelt, det er at bruge zExpense og de forskellige funktioner.

Kontakt os

Er du interesseret i at få mere viden om vores løsninger?

Kontakt os

Har du spørgsmål?

Send en mail til mail@zebon.dk eller via formularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Du er også velkommen til at ringe på tlf. 72 44 11 90.