Fakturabetaling er en central proces for enhver virksomhed, uanset størrelse eller branche. At holde styr på betaling af faktura og sikre, at ingen ubetalt faktura overses, er afgørende for en sund økonomi og et godt samarbejde med leverandører. I dag kan virksomheder vælge mellem manuelle metoder, hvor fakturaer håndteres fysisk, eller digitale løsninger, hvor man kan betal fakturaer digitalt. Digitale systemer gør det lettere at holde overblik, minimere fejl og sikre, at betalinger sker til tiden – alt sammen med færre administrative byrder.
Hvad er fakturabetaling og hvordan foregår det?
Fakturabetaling dækker over hele processen fra modtagelse af en faktura til den endelige betaling. Når en virksomhed modtager en faktura, skal oplysninger som beløb, betalingsdato og leverandør kontrolleres. Herefter skal fakturaen godkendes af den relevante person eller afdeling, før betalingen kan gennemføres via bank eller økonomisystem. En ubetalt faktura opstår ofte, hvis godkendelsen trækker ud, eller hvis forfaldsdatoen bliver overset i en travl hverdag. Hvis fakturabetalingen håndteres manuelt med papirer og e-mails, kan processen hurtigt blive både tidskrævende og uoverskuelig. Det øger risikoen for fejl, forsinkede betalinger og manglende overblik over virksomhedens økonomiske forpligtelser. Digitale løsninger kan derfor gøre en stor forskel i at strømline og effektivisere denne vigtige proces.
Sådan betaler du manuelt en faktura i praksis
- Modtag fakturaen, enten som papir, via e-mail eller gennem et EAN-system.
- Kontroller fakturaens beløb, forfaldsdato og øvrige oplysninger for at sikre, at alt stemmer.
- Send fakturaen videre til den rette person eller afdeling for godkendelse.
- Godkend eller afvis fakturaen; hvis den godkendes, kan den eventuelt bogføres i virksomhedens regnskab.
- Betal fakturaen via netbank eller virksomhedens økonomisystem, så beløbet overføres til leverandøren.
Denne manuelle proces kræver ofte flere led og kan være tidskrævende, især hvis der håndteres mange fakturaer. Med digitale løsninger kan flere af disse trin automatiseres, hvilket sparer tid og minimerer risikoen for fejl.
Fordele ved digital fakturabetaling
Når du skifter fra papirbaseret eller manuel bankbetaling til digital fakturabetaling, opnår du en række klare fordele, hvor du:
- mindsker risikoen for at glemme eller overse ubetalte fakturaer, fordi systemet automatisk sender påmindelser og holder styr på forfaldsdatoer.
- kan få fakturaer OCR-scannet, så beløb og leverandørdata registreres automatisk – og du undgår tastefejl.
- oplever et hurtigere og mere smidigt godkendelsesflow, da digitale workflows gør det let at sende fakturaer til de rette personer med få klik.
- kan integrere med økonomi– og banksystemer, så godkendte fakturaer automatisk overføres til betaling uden manuel indtastning.
- får bedre kontrol og sporbarhed, fordi alle trin i processen logges digitalt, og du nemt kan finde både betalte og ubetalte fakturaer.
Hvordan kan ZeBon hjælpe med fakturabetaling?
ZeBon tilbyder en række digitale løsninger, der gør fakturabetaling og udgiftshåndtering mere enkel og effektiv. Med zInvoice kan virksomheder modtage fakturaer digitalt via EAN eller e-mail, hvor systemet automatisk OCR-scanner og aflæser alle relevante data. Fakturaerne sendes derefter i et digitalt workflow til godkendelse, og når de er godkendt, eksporteres de direkte til virksomhedens økonomi- eller banksystem til betaling. Det er vigtigt at bemærke, at ZeBon ikke selv udbetaler fakturaer, men sørger for en gnidningsfri integration til ERP- og banksystemer.
zExpense samler udlæg, kørsel og bilag i én app, matcher bilag til firmakort og sender dem til godkendelse, så udgifter håndteres korrekt. zTime giver overblik over arbejdstid, fravær, ferie samt arbejdstid på projekter og sikrer dokumentation til fakturering, hvilket især er relevant for virksomheder, hvor tid skal faktureres videre.
Hvilke arbejdsområder og brancher drager fordel?
Vores digitale løsning zInvoice til fakturabetaling er relevant for mange typer virksomheder og arbejdsområder. Økonomi- og bogholderiafdelinger får et bedre overblik over leverandørfakturaer og kan sikre rettidig betaling. Indkøbsansvarlige kan nemt godkende fakturaer, før de sendes til betaling. Projektledere og konsulenter, der ofte har udlæg og kørselspenge, får en nemmere hverdag med digitale bilag og godkendelsesflows. Uanset om virksomheden arbejder med service, handel, produktion eller er en non-profit organisation, giver ZeBon et samlet overblik og hjælper med at sikre, at alle betalinger håndteres korrekt og til tiden.
Konkrete fordele ved ZeBons digitale fakturahåndtering zInvoice
- Automatisering af både modtagelse og godkendelse af fakturaer, så processen bliver hurtigere og mere effektiv
- OCR-scanning sikrer, at beløb og konti registreres korrekt uden risiko for tastefejl
- Integration med de fleste økonomisystemer, herunder e-conomic, Business Central, Dinero og flere
- Markant tidsbesparelse og færre manuelle arbejdsgange
- Styrket compliance og bedre dokumentation af alle trin i fakturahåndteringen
Få styr på digital fakturabetaleing med zInvoice – nem håndtering af fakturaer
ZeBon gør det nemt at håndtere fakturaer, udlæg og kørsel digitalt – alt samlet i brugervenlige løsninger. Med zInvoice får du digital modtagelse, effektiv godkendelse og nem eksport af fakturaer til betaling, så du altid har styr på dine leverandørbetalinger. zExpense samler udlæg, bilag og kørsel i én app, hvilket giver dig et samlet overblik og sikrer, at alle udgifter håndteres korrekt og hurtigt. Uanset om du arbejder i økonomi, indkøb eller projektledelse, kan ZeBon hjælpe dig med at spare tid og undgå fejl.
Vil du slippe for manuelle fakturabetalinger?
