Din brug af zExpense

Nye funktioner, der gør dit arbejde i zExpense nemmere

Få en introduktion til dem her

1. Flere muligheder i det "nye" rykkersystem

Alle kunder, der ikke allerede brugte vores nye rykkersystem, er blevet konverteret hen over sommeren.

Det nye rykkersystem kan skræddersyes mere til den enkelte kundes behov, og en af de seneste tilføjelser er muligheden for at kunne rykke for noget, der ligger i flere forskellige stadier i godkendelsesprocessen.

Det gælder, at der for både afregninger, fakturaer og tidsregistreringer kan sættes kriterier op for disse fem forskellige typer af status:

*Åben
*Afvist
*Indsendt
*Verificeret
*Godkendt

Går man til ”Administratorindstillinger” -> fanen ”Rykkere” -> tilføjer en betingelse til rykkeren i bunden af skærmen, vil det derfor se ud som følger:

2. Bedre styring af rykkermodtagere

Som udgangspunkt gælder det, at rykkere sendes ud til alle de brugere, der har noget liggende i zExpense, som opfylder de betingelser, selve rykkeren opsættes med.

Indtil nu har man dog kunnet styre ud fra feltet ”Lokation” (som findes på brugerkortet), at kun brugere på visse lokationer skulle modtage en given rykkertype.

Imidlertid har nogle kunder brugt feltet ”Lokation” i en anden henseende, og derfor er der nu blevet tilføjet yderligere to muligheder: ”Enhed” og ”Gruppe”.

Under Administratorindstillinger -> ”Rykkere” ser det derfor nu ud som følger:

I første indrammede røde felt vælger man et af de tre kriterier, og derefter vil man kunne vinge den eller de lokationer/enheder/grupper af, som den pågældende rykkertype skal henvende sig til. Undlader man at vinge noget specifikt af, vil rykkeren blive sendt til alle.

”Enhed” refererer til workflowet og er i lighed med ”Lokation” et felt på brugerkortet. Hvis man ønsker at styre rykkere via grupper, anbefales det at oprette nogle af disse under Administratorindstillinger -> fanen ”Grupper”.

3. Tilføjelse til dimensionskolonnerne ifm. brugerimport og -eksport

Hvis man laver en eksport af sine brugere, hvad enten det er et standardudtræk eller den fulde version, vil man opleve, at teksten ”Dimension default: ” nu er sat foran dimensionsnavnene:

Dette er blevet gjort delvis af tekniske årsager – men lige så meget for at påpege, at det, der eventuelt måtte være angivet i disse kolonner, er brugerens standardværdi; det fortæller ikke noget om, hvad brugeren eventuelt måtte være begrænset til.

OBS: Kunder, der indlæser brugerfiler – evt. via overførsel til vores SFTP server – behøver IKKE ændre noget. Indlæsningen vil fortsat virke også uden ”Dimension default: ” foran dimensionsnavnene i de pågældende kolonner.

4. Ny datotilføjelse flere steder i rapportmodulet: "Eksporteret"

På flere af vores rapporttyper – eksempelvis ”Kørsel” og ”Diæter” – har vi åbnet op for muligheden for at fremsøge efter dén dato, en given post er blevet eksporteret fra zExpense:

Muligheden har allerede eksisteret i noget tid i Rapporter -> fanen ”Afregninger”, og på baggrund af en kundeforespørgsel angående, at det kunne gavne dem at foretage samme fremsøgning ifm. kørsel for bedre at kunne afstemme/sammenligne med de data, som de enten selv eller via deres lønsystem indberetter til SKAT.

5. Vis/skjul historikken på afregnings-PDF

Under Firmaindstillinger-> fanen ”Afregningsvisning” har vi tilføjet denne mulighed:

Indtil nu har vi altid vist afregningshistorikken på den PDF, man kan hente, og derfor er dette flueben som default sat på hos alle kunder. Fjernes det, vil man opleve, at en afregnings-PDF kan se ud som følger:

… altså at selve historikken er fjernet. Dette kan eksempelvis bruges, hvis man ønsker at sende selve afregnings-PDF’en med som bilag i forbindelse med fakturering af en kunde, men hvor selve historikken som sådan er irrelevant for pågældende kunde.

6. Ny mulighed i eksterne betalinger: "zExpense [afregningsnr.]"

Benytter man eksterne betalinger i zExpense til at hente filer til upload i sin netbank for mindre manuel oprettelse af betalinger til sine medarbejdere, har vi tilføjet denne valgmulighed, hvis man udbetaler via enten Bankdata, Danske Bank, Danske Bank Sverige eller Nordea:

Den nye mulighed supplerer de to, som eksisterede i forvejen (”[Modtagers navn]” og ”[zExpense medarb.nr.]”) og er blevet tilføjet på baggrund af et kundeønske gående på, at de hurtigere vil kunne afstemme deres bankkonto, hvis det er selve afregningsnummeret i zExpense, der bruges som reference/transaktionstekst på selve betalingen i netbanken.

Din brug af zExpense

Alle tidligere funktioner samlet ét sted

Gå til oversigten over de forskellige beskrivelser af nye funktioner i zExpense – eller vores andre løsninger – som vi tidligere har sendt ud, og få et samlet overblik over de seneste funktioner.