Manuel udgiftsrapportering kan være dyrere, end du tror

Bruger I for mange penge på medarbejderudlæg?

Altså ikke på at betale for det, som medarbejderne køber, men blot på at administrere deres udlæg manuelt.

Manuel udgiftsrapportering er en tidskrævende og dermed bekostelig affære. For ikke at tale om, at det kan være en frustrerende opgave at jagte medarbejdernes kvitteringer.

Men har I sat jer ned og regnet på, hvor meget tid I reelt bruger om måneden? Og hvor meget det egentligt løber op i – i kroner og ører?

Det koster i gennemsnit 436 kr. at rapportere ét enkelt udlæg manuelt
GBTA har regnet på det, og det viser sig, at omkostningen for at behandle én udgift i gennemsnit er 58 dollars (svarende til 436 kr.).

Derudover viser rapporten, at en ud af fem udgiftsrapporter indeholder fejl, der koster yderligere 52 dollars at rette.

Gisp… Det er mange penge!

Medarbejderne kunne drikke champagne i stedet for kaffe
Det vil sige, at hvis en medarbejder køber en kop kaffe, så koster det i gennemsnit 5 gange så meget som selve kaffen at håndtere udlægget.

Det er da lige til at få kaffen galt i halsen af?!

Hvorfor er det så dyrt at behandle en udgift manuelt?

Det skyldes to mere eller mindre skjulte udgifter, der dræner på virksomhedens ressourcer:

Nemlig, at der er mange medarbejdere involveret i processen. Den person, der har foretaget købet og skal holde styr på kvitteringer og lave selve bilaget, den chef som medarbejderen skal spørge for at få informationer til bilaget og endeligt regnskabsafdelingen.

Og så er der langt større risiko for at begå fejl ved manuel håndtering.

Manuel vs. Digital udgiftsrapportering
Den manuelle proces er kringlet, tidskrævende og bekostelig.

Den digitale proces er derimod nem og omkostningseffektiv.

Hvor en manuel proces tager minimum 20 minutter (GBTA) at gennemføre, så bringes tidsforbruget helt ned på 2 minutter (Eurocard) med en automatiseret digital løsning som zExpense.

Det koster selvfølgelig noget at implementere og anvende en digital løsning, men tager vi de udgifter med ind i regnestykket, så lander vi helt nede på 49 kr. per udgiftsrapport (The Aberdeen Group).

Det er en besparelse på 387 per udgift. Og altså per købt kop kaffe.

Er I klar til at drikke jeres kaffe 5x billigere?
Er du blevet nysgerrig på mulighederne for digital udgiftsrapportering?

Så forstår vi dig godt.

Fordelene er mange. Og med den nye bogføringslov rundt om hjørnet (eller så godt som), er digitaliseringen uundgåelig.