Den nye bogføringslov betyder, at digital bogføring og digitale bilag nu er et krav for langt de fleste virksomheder. Formålet med loven er at sikre større gennemsigtighed, effektivitet og sikkerhed i virksomheders økonomistyring. Med de nye regler bliver det ikke længere tilstrækkeligt at gemme bilag i papirform – alt skal håndteres digitalt.
I dette indlæg gennemgår vi, hvad den nye bogføringslov indebærer, hvorfor digitale bilag er blevet normen, og hvordan du nemt kan gøre dine bilag digitale, så du lever op til kravene om digital bogføring.
Hvad er digital bogføring og digitale bilag?
Digital bogføring betyder, at alle bilag og regnskabsposter opbevares elektronisk. I stedet for at gemme papirkvitteringer og manuelle bilagsmapper, håndteres alt digitalt – ofte via apps eller webbaserede systemer. Med digital bilagshåndtering kan du nemt tage et billede af en kvittering, hvorefter systemet automatisk gemmer og organiserer bilaget. Mange løsninger benytter OCR-scanning, som automatisk aflæser og indtaster oplysninger fra kvitteringer, så du slipper for manuel indtastning.
Digital udgiftshåndtering gør det muligt at godkende, kategorisere og bogføre udgifter direkte fra mobilen eller computeren. Forskellen på digital bilagshåndtering og et traditionelt regnskabssystem er, at det digitale system automatiserer og forenkler processerne, minimerer risikoen for fejl takket være automatisering og gør det lettere at overholde lovkravene om opbevaring og dokumentation.
Hvad betyder den nye bogføringslov generelt?
Den nye bogføringslov stiller krav om, at alle virksomheder – både selskaber og personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. – skal bogføre digitalt. Det betyder, at transaktioner, bilag, registrering og opbevaring fremover skal ske digitalt, så det er nemt at dokumentere og dele oplysninger med myndighederne. Der er dog stadig undtagelser, fx for små foreninger og virksomheder, der ligger under omsætningsgrænsen.
Det er vigtigt at understrege, at digital bogføring ikke nødvendigvis kræver et nyt bogføringsprogram, men det kan være gavnligt at benytte et effektivt bogføringssystem. Det afgørende er, at bilagene håndteres og opbevares digitalt, og at registreringerne kan tilgås elektronisk. På den måde bliver det lettere at leve op til lovens krav om dokumentation og sporbarhed, samtidig med at administrationen forenkles.
Hvornår træder den nye bogføringslov i kraft?
Den nye bogføringslov trådte i kraft for selskaber den 1. juli 2024, hvor digital bogføring blev et krav. For personligt ejede virksomheder og foreninger med en nettoomsætning over 300.000 kr. blev kravet om digital bogføring gældende fra 1. januar 2026. Det betyder, at disse virksomheder nu skal lave digital bilagshåndtering og tilpasse sig de nødvendigste ændringer, samt have registrering på plads ved brug af et effektivt bogføringssystem, der overholder alle gældende regler. Ved at overholde de fastsatte regler i bogføringsloven sikrer du, at din virksomhed lever op til lovens krav og undgår eventuelle sanktioner.
Hvilke virksomheder og organisationer er omfattet?
Den nye bogføringslov betyder, at alle CVR-registrerede virksomheder på sigt vil være omfattet af kravene om digital bogføring. Det gælder både selskaber, enkeltmandsvirksomheder og andre erhvervsdrivende, uanset størrelse. Dog er der undtagelser: Små virksomheder og foreninger uden erhvervsmæssig aktivitet, som har en årlig omsætning under 300.000 kr., er ikke omfattet af kravet om digital bogføring. For disse er det fortsat tilladt at håndtere bilag og regnskab på traditionel vis. Kravene til digital bogføring gælder altså primært for virksomheder, der har en vis økonomisk aktivitet, og som derfor skal kunne dokumentere deres bilag digitalt.
Sådan digitaliserer du dine bilag
Digitalisering af bilag starter med, at du uploader dine kvitteringer digitalt – typisk ved at tage et foto med en app eller uploade dokumentet via computer til dit bogføringssystem. Systemet benytter herefter OCR-scanning til automatisk at aflæse beløb, dato og andre relevante oplysninger fra bilaget. Disse data matches automatisk med de relevante udgiftsposter i dit regnskab, så du undgår manuel indtastning og minimerer risikoen for fejl. Når bilaget er matchet korrekt, kan det godkendes digitalt af den ansvarlige og arkiveres sikkert i systemet. Det er vigtigt at understrege, at digital bilagshåndtering ikke handler om at sende fakturaer ud, men om at indsamle, behandle og opbevare bilag digitalt, så du altid har styr på dokumentationen og lever op til kravene i den nye bogføringslov.
Fordele ved digitale bilag
- Mindre risiko for mistede kvitteringer og fejl: Digitale bilag gemmes sikkert og kan nemt findes frem, hvilket minimerer risikoen for bortkomne dokumenter og manuelle fejl.
- Hurtigere refusion og godkendelse: Udgifter kan godkendes og refunderes hurtigt, da bilagene er tilgængelige digitalt og kan behandles med få klik.
- Bedre overblik over udgifter og økonomi: Du får et samlet overblik over alle udgifter og transaktioner, hvilket gør det lettere at styre virksomhedens økonomi og træffe informerede beslutninger.
- Forenklet revision og dokumentation: Revisorer og bogholdere kan hurtigt finde og gennemgå bilag, hvilket sparer tid og letter dokumentationskravene.
- Direkte integration til økonomi- og lønsystemer: Digitale bilag kan automatisk overføres til økonomi- og lønsystemer, så data altid er opdateret og korrekt.
Med digital bilagshåndtering får I styr på alle udgifter – uden manuelle processer.
ZeBon hjælper med håndtering af digitale bilag omfattet af ny bogføringslov
Med ZeBons løsning, zExpense, bliver håndtering af digitale bilag og udlæg nemt og overskueligt. zExpense samler udlæg, firmakort og kørsel i én app, så alle processer foregår digitalt og samlet ét sted. Kvitteringer matches automatisk med kreditkorttransaktioner ved hjælp af OCR-scanning, hvilket sparer tid og minimerer fejl.
Du får desuden en digital kørebog og nem håndtering af kørselsgodtgørelse direkte i appen. zExpense integrerer med de fleste økonomi- og lønsystemer, så digital bogføring og overholdelse af den nye bogføringslov bliver enkel og effektiv.
Vil du høre, hvordan digitale bilag kan gøre regnskabet lettere?
