Hvad er en elektronisk kørebog?
Når medarbejdere bruger deres egen bil i forbindelse med arbejdet – og arbejdsgiver betaler kørselsgodtgørelse – skal medarbejderne føre en kørebog. En elektronisk kørebog er den digitale udgave af denne dokumentation, som automatiserer hele processen og sikrer, at alle nødvendige oplysninger registreres korrekt og nemt. Kørebogen er en sammenfatning af den lovpligtige dokumentation, arbejdsgivere skal sikre sig at have i forbindelse med medarbejdernes kørsel.
Hvorfor skal man som medarbejder føre elektronisk kørebog?
Kørebogen samler og indeholder antallet af kilometer, som medarbejderen har kørt i forbindelse med sit arbejde – og fungerer som dokumentation for denne kørsel. Skat kan til enhver tid kræve dokumentation for erhvervsmæssig kørsel, og her sikrer en elektronisk kørebog, at alle oplysninger altid er på plads og lever op til kravene for en godkendt elektronisk kørebog. At samle alle kørsler ét sted gør det nemmere at bevare overblikket for både arbejdsgiver og medarbejder. På den måde kan kørebogen give medarbejderen ro i maven og sikre, at kørselsregnskabet stemmer og giver det nødvendige overblik.
Er en elektronisk kørebog godkendt af Skat?
For at modtage skattefri kørselsgodtgørelse stiller Skat krav om, at du kan dokumentere din erhvervsmæssige kørsel. Dokumentationen skal indeholde dato for kørslen, formål med turen, start- og slutadresse samt det samlede antal kørte kilometer. Skat godkender ikke specifikke systemer eller apps, men stiller krav til, at indholdet i kørebogen lever op til de gældende regler.
En elektronisk kørebog med GPS gør det nemt at opfylde disse krav, da alle nødvendige oplysninger registreres og samles ét sted. Det minimerer risikoen for fejl og sikrer, at du altid har den korrekte dokumentation klar, hvis Skat skulle bede om den.
Med zExpense får du en elektronisk kørebog, der lever op til Skats retningslinjer og sikrer, at både medarbejdere og virksomheden kan håndtere kørselsgodtgørelse nemt og korrekt – uden bekymringer om manglende dokumentation.
Spar tid med en elektronisk kørebog
Når måneden nærmer sig afslutningen, og du skal til at lave kørsel, kan det være besværligt at sidde og taste adresserne ind, som du har besøgt, og udregne det eksakte antal kilometer. Med en gps-baseret elektronisk kørebog bliver processen langt nemmere, da den kan tracke din kørsel via GPS.
Med zExpense som din elektroniske kørebog skal du blot starte og stoppe turen eller indtaste til- og fra adresse, og alle kørselsposter gemmes og kan sendes til godkendelse samme sted. På den måde sikrer en elektronisk kørebog med GPS, at du altid har et præcist og opdateret overblik over din kørsel, som nemt kan findes frem igen ved behov.
Elektronisk kørebog app til iPhone og Android
Med zExpense får du en elektronisk kørebog app, der fungerer både til iPhone og Android. Det betyder, at du nemt kan registrere din kørsel direkte fra din telefon – uanset hvilken enhed du bruger. Medarbejdere kan starte GPS-tracking med et enkelt tryk, og alle ture registreres og gemmes sikkert i appen. Når turen er afsluttet, ligger alle oplysninger klar til godkendelse og eksport til økonomiafdelingen.
Appen gør det også muligt at håndtere udlæg og andre udgifter, så alt samles ét sted og giver et samlet overblik over både kørsel og udgifter. På den måde slipper du for manuelle registreringer og sikrer, at både medarbejdere og virksomheden altid har styr på dokumentationen – nemt, hurtigt og effektivt.
Elektronisk kørebog vs. Excel – derfor bør du skifte
Med en elektronisk kørebog beregnes både kørsel og godtgørelse automatisk, så du undgår manuelle fejl og slipper for tidskrævende arbejde i Excel-ark. Alle data samles ét sted og kan nemt eksporteres direkte til økonomiafdelingen, hvilket gør det enkelt at udbetale det korrekte beløb i kørselsgodtgørelse ved månedens afslutning. Samtidig får økonomiafdelingen et klart overblik over virksomhedens samlede kørsel og udgifter, hvilket gør det lettere at holde styr på omkostningerne og sikre korrekt dokumentation.
Automatisk beregning af kørselspenge
Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvilken takst du får per kørt kilometer, men med zExpense kan du og dine kollegaer bruge virksomhedens egne satser eller bruge Statens satser. zExpense opdaterer automatisk Statens officielle satser, så virksomheden altid udbetaler korrekt og godkendt kørselsgodtgørelse. Det er også muligt at have forskellige takster til forskellige personer i virksomheden, hvis eksempelvis elever får en anden takst end funktionærer.
At få udbetalt kørselsgodtgørelse har aldrig været nemmere
Hvis du har brug for en nem og effektiv løsning, der sparer tid og sikrer, at du og dine kollegaer hver måned har overblik over kørsel og får det korrekte beløb udbetalt, er en digital kørebogsløsning med zExpense det oplagte valg. Med zExpenses elektroniske kørebog app kan du registrere og indsende kørsel direkte fra din telefon, så hele processen bliver enkel og fleksibel – uanset hvor du befinder dig.
Hvad koster en elektronisk kørebog
Prisen på en elektronisk kørebog afhænger af virksomhedens størrelse og behov. Med en løsning som zExpense får du en fleksibel og skalerbar platform, hvor omkostningen typisk er langt lavere end de skjulte udgifter ved manuel registrering i Excel – både i form af tidsforbrug, fejl og manglende dokumentation. En elektronisk kørebog sikrer, at du altid har styr på kørslen og undgår unødvendige omkostninger. Kontakt os for at få et uforpligtende tilbud, der passer til netop din virksomhed og jeres behov.
3 grunde til, at du skal bruge en elektronisk kørebog
- Du slipper for besværet med at registrere kørsel manuelt i Excel-ark eller via Google Maps – alt samles ét sted.
- Systemet tracker dine ture med GPS, så du undgår fejl.
- Du kan nemt håndtere både kørsel og udlæg, når du er på farten, direkte i zExpenses elektroniske kørebog app.
- En elektronisk kørebog kan hjælp med at dokumentationen lever op til SKATs gældende krav.
- Løsningen virker på både iPhone og Android, så du kan registrere og indsende kørsel uanset hvilken telefon du bruger.
FAQ - Ofte stillede spørgsmål om elektronisk kørebog
Er en elektronisk kørebog godkendt af Skat?
Skat godkender ikke specifikke systemer, men stiller krav til dokumentationens indhold. En elektronisk kørebog som zExpense opfylder disse krav.
Virker den elektroniske kørebog med GPS i baggrunden?
Ja, med zExpense kan GPS-tracking køre i baggrunden. Du aktiverer tracking af din kørsel ved at bruge appens start/stop-funktion. Alternativt kan adresserne indtastes, hvorefter zExpense automatisk beregner ruten mellem adresserne.
Kan jeg bruge den elektroniske kørebog på både iPhone og Android?
Ja, zExpense fungerer som app til både iPhone og Android samt via web.
Hvad er forskellen på en elektronisk kørebog og en manuel kørebog?
En manuel kørebog kræver, at du selv beregner dine kilometer på hver af dine køreture i forbindelse med arbejdet. En elektronisk kørebog hjælper med dette via GPS tracking af din kørsel.
Kan den elektroniske kørebog integreres med vores lønsystem?
Ja, zExpense integrerer med gængse løn- og økonomisystemer, så kørselsgodtgørelsen eksporteres direkte.
