Indhold
- Hvorfor vælge digital bilagshåndtering?
- Fordele ved digitalisering af bilag
- Elektronisk bilagshåndtering i praksis
- Hvorfor digitaliserer man bilag i en virksomhed?
- Bilagshåndtering app – slip for bunker af papir
- Er digital bilagshåndtering lovpligtigt?
- Sådan sikrer du korrekt dokumentation af digitale bilag
- Hvad koster digital bilagshåndtering?
- Digital bilagshåndtering vs. manuel håndtering (før/efter)
- Sådan hjælper ZeBon dig med digital bilagshåndtering
Digitalisering af bilag giver dig et effektiv overblik, hvor bilag hurtigt kan indsamles, godkendes og arkiveres – helt uden rodede mapper eller manuelle processer.
Det betyder, at du og dine kolleger kan bruge tiden på det, der skaber værdi for virksomheden, i stedet for at lede efter gamle kvitteringer eller rette fejl i regnskabet. Samtidig reduceres risikoen for tastefejl og mistede dokumenter markant, fordi alt håndteres digitalt og sikkert.
Med den nye bogføringslov er digital bilagshåndtering ikke længere kun en fordel, men også et naturligt skridt for at leve op til lovkravene. Du får altså både en enklere hverdag og en digital løsning, der matcher fremtidens krav til dokumentation og effektivitet.
Hvorfor vælge digital bilagshåndtering?
Manuel bilagshåndtering kan hurtigt føre til udfordringer som mistede kvitteringer, uoverskuelige Excel-ark og manglende dokumentation, når regnskabet skal gøres op. Det skaber ikke kun frustration, men øger også risikoen for fejl og ekstraarbejde, når bilag skal findes frem til revision eller kontrol.
Med digitalisering af bilag og overholdelse af gældende lovgivning bliver hele processen langt mere overskuelig og effektiv. Bilag kan indsamles direkte fra mobilen, godkendes med få klik og arkiveres automatisk, så intet forsvinder undervejs. Det betyder, at både medarbejdere og bogholdere sparer tid og undgår unødvendige fejl. Samtidig bliver det lettere at leve op til kravene om korrekt dokumentation, fordi alt er samlet ét sted og altid tilgængeligt.
Digital bilagshåndtering gør det altså muligt at fokusere på virksomhedens drift frem for administrativt bøvl.
Fordele ved digitalisering af bilag
Digital bilagshåndtering giver en række mærkbare fordele, der kan mærkes i hele virksomheden – ikke mindst i økonomiafdelingen og hos bogholderiet. Ved at digitalisere bilagene får du ikke blot en nemmere hverdag, men også et stærkere fundament for virksomhedens økonomiske processer. Her er nogle af de vigtigste gevinster:
- Færre fejl: Automatiserede arbejdsgange og digital indsamling af bilag minimerer risikoen for tastefejl og bortkomne dokumenter.
- Spar tid: Bilag kan hurtigt godkendes og arkiveres digitalt, så du undgår tidskrævende manuel håndtering og kan fokusere på andre opgaver.
- Bedre overblik: Alle bilag samles ét sted, hvilket giver et klart og opdateret overblik over virksomhedens økonomi – både for ledelse og bogholderi.
- Mindre stress: Digital bilagshåndtering reducerer presset i spidsbelastede perioder, fordi alt er let tilgængeligt og nemt at finde frem til revision eller kontrol.
Med digital bilagshåndtering får du en mere effektiv og tryg hverdag. Læs om flere fordele ved digital bilagshåndtering.
Elektronisk bilagshåndtering i praksis
Elektronisk bilagshåndtering gør det enkelt at håndtere bilag fra start til slut. Processen begynder, når du tager et billede af din kvittering direkte med mobilen. Herefter skannes bilaget automatisk, så relevante oplysninger som beløb og dato registreres uden manuel indtastning. Næste trin er godkendelse, hvor du eller en kollega hurtigt kan gennemse og godkende bilaget digitalt. Når bilaget er godkendt, eksporteres det direkte til virksomhedens økonomisystem, hvor det automatisk bogføres og arkiveres.
Et konkret eksempel: Efter et forretningsmøde på en restaurant tager du et billede af kvitteringen. Systemet skanner og registrerer alle nødvendige oplysninger, hvorefter du kan sende bilaget til godkendelse. Når det er godkendt, overføres det automatisk til regnskabet – helt uden ekstra arbejde. Elektronisk bilagshåndtering sikrer dermed, at alle bilag håndteres korrekt, hurtigt og uden unødvendigt besvær.
Hvorfor digitaliserer man bilag i en virksomhed?
Digitalisering af bilag i en virksomhed starter med at vælge det rette system eller en bilagshåndtering app, der passer til jeres behov og sikrer compliance med gældende regler. Herefter opsætter du relevante udgiftstyper, så det bliver nemt for medarbejderne at registrere bilag korrekt – fx rejseudgifter, repræsentation eller kontorartikler. Næste skridt er at definere workflows, så bilag automatisk sendes til godkendelse hos de rette personer, hvilket illustrerer vigtigheden af automatisering i processen. Det sikrer, at alle udgifter bliver behandlet hurtigt og korrekt, uden at noget falder mellem to stole. Når bilagene er godkendt, kan de eksporteres direkte til virksomhedens økonomisystem, hvor de automatisk bogføres og arkiveres.
Med en moderne bilagshåndtering app bliver hele processen enkel og overskuelig – fra indsamling og godkendelse til arkivering og rapportering. Digitalisering af bilag sparer tid, minimerer fejl og giver et bedre overblik over virksomhedens økonomi.
Bilagshåndtering app – slip for bunker af papir
Med en bilagshåndtering app bliver det nemt at holde styr på bilag, uanset hvor du er. Du kan registrere udgifter med det samme, tage billeder af kvitteringer direkte fra mobilen og uploade dem med få tryk. Hele processen – fra registrering til godkendelse – kan klares på telefonen, så du slipper for at gemme på papirkvitteringer eller rode rundt i uoverskuelige Excel-ark. Det betyder, at du altid har styr på dokumentationen, og at bilagene hurtigt kan godkendes, selv når du er på farten. For økonomiafdelingen betyder det færre manglende bilag og mindre tid brugt på at jagte dokumentation. Med en digital løsning får du et samlet overblik og en langt mere effektiv arbejdsgang.
Er digital bilagshåndtering lovpligtigt?
Digital bilagshåndtering er ikke kun en fordel, men også et krav for de fleste virksomheder i dag. På grund af den nye bogføringslov skal alle virksomhedens bilag opbevares elektronisk i minimum 5 år, og virksomheder skal kunne dokumentere vigtige oplysninger som dato, beløb og formål. Det gælder både for fysiske og digitale bilag. Når du vælger en cloud-baseret løsning, skal du samtidig sikre, at persondata håndteres i overensstemmelse med GDPR, så følsomme oplysninger er beskyttet mod misbrug og uautoriseret adgang. Revisorer og myndigheder forventer, at bilagene hurtigt kan fremskaffes og fremvises digitalt ved kontrol.
Med zExpense bliver alle bilag automatisk gemt og arkiveret, så du altid lever op til lovkravene om elektronisk bilagshåndtering. Det giver tryghed og sikkerhed for både virksomheden og medarbejderne.
Sådan sikrer du korrekt dokumentation af digitale bilag
Med digital bilagshåndtering bliver det langt nemmere at sikre korrekt dokumentation af alle virksomhedens bilag. For at leve op til kravene fra myndigheder og revision skal hvert bilag indeholde fire faste oplysninger: dato for udgiften, det præcise beløb, hvilken kategori udgiften tilhører, samt bilagstypen – for eksempel kvittering, faktura eller rejseudgift. Når bilagene håndteres digitalt, bliver disse oplysninger automatisk registreret og gemt sammen med bilaget.
En ekstra fordel ved digital bilagshåndtering er det indbyggede revisionsspor. Her logges alle ændringer, godkendelser og brugerhandlinger, så du altid kan se, hvem der har gjort hvad og hvornår. Versionshistorik og brugerlogin gør det let at følge hele processen og dokumentere, at alt er foregået korrekt. Med zExpense opbevares alle bilag sikkert, så du altid har adgang til opdateret og lovlig dokumentation.
Hvad koster digital bilagshåndtering?
Prisen på digital bilagshåndtering afhænger af virksomhedens behov og hvor mange brugere, der skal have adgang til løsningen. Hos os betaler du kun for det antal brugere, I har brug for – integration til økonomisystemer og support er altid inkluderet uden ekstra omkostninger. Nogle virksomheder har brug for en enkel løsning, mens andre ønsker flere funktioner eller tilpasninger til deres arbejdsgange. Derfor tilbyder vi fleksible aftaler, så du får en løsning, der passer til både jeres hverdag og budget.
Vil du vide mere om, hvad digital bilagshåndtering vil koste for din virksomhed? Kontakt os for pris på digital bilagshåndtering.
Digital bilagshåndtering vs. manuel håndtering (før/efter)
Overgangen fra manuel til digital bilagshåndtering med bilagshåndtering software gør en markant forskel i hverdagen. Her er et hurtigt overblik over, hvordan processen ser ud før og efter implementering af en bilagshåndtering app:
Før:
- Excel-ark og manuelle lister
- Papirbilag og fysiske mapper
- Glemte eller bortkomne kvitteringer
- Dobbeltarbejde og tidskrævende fejlretning
Efter:
- Bilagshåndtering app til hurtig registrering på farten
- Automatisk kategorisering af udgifter
- Integration til økonomisystem, så bilag bogføres automatisk
- Alt samlet digitalt og let tilgængeligt
Med en bilagshåndtering app får du en enklere, hurtigere og mere sikker arbejdsgang. Se hvordan det fungerer i zExpense.
Sådan hjælper ZeBon dig med digital bilagshåndtering
Med zExpense bliver digital bilagshåndtering både enkel og effektiv. Systemet gør det muligt at registrere bilag direkte fra mobilen, så kvitteringer aldrig går tabt. zExpense minimerer risikoen for fejl ved automatisk at koble hver kvittering til den rette udgiftstype og overføre alle oplysninger direkte til virksomhedens økonomisystem. Det betyder, at godkendelse, bogføring og arkivering sker hurtigt og uden manuel indtastning. Du får et samlet overblik, færre fejl og slipper for besværet med papirbilag og uoverskuelige mapper.
Vil du også slippe for krøllede bilag og jagt på kvitteringer? Kontakt os og få en demo af zExpense.
