Udlæg
Automatisk refusion af udlæg til NemKonto
Gør op med manuelle arbejdsprocesser og langsom refusion
Nem refusion af udlæg
Hurtig og direkte refusion til NemKonto
Med direkte refusion via NemKonto eller bankkonto automatiserer vi hele processen. Når et privat udlæg er godkendt i zExpense, sendes det automatisk til udbetaling – helt uden manuelle rutiner.
Det betyder hurtigere udbetaling for medarbejderen og langt mindre administrativt arbejde for økonomiafdelingen.
Fra kvittering til udbetaling i ét ubrudt flow
- Registrering: Medarbejderen scanner kvitteringen med zExpense-app’en.
- Godkendelse: Udlægget bliver godkendt digitalt med få klik.
- Præcis bogføring: Data lander automatisk og fejlfrit i jeres økonomisystem.
- Automatisk udbetaling: zExpense overfører automatisk beløbet til medarbejderens NemKonto eller bankkonto.
Hurtigere udbetaling med mindre administration
Med det nye refusionsflow i zExpense sendes beløbet til udbetaling via Mastercard Overførselsservice, når udlægget er godkendt og færdigbehandlet. Medarbejderen får pengene hurtigere, og økonomiafdelingen undgår manuelle udbetalingsrutiner.
Reducer omkostninger til firmakort
Firmakort er ikke nødvendige for alle medarbejdere. Med automatisk refusion af private udlæg kan I skære ned på antallet af firmakort og spare faste gebyrer. Det er et enkelt og økonomisk alternativ, især for medarbejdere med et mindre rejsebehov.
Bedre valutakurser ved udlandskøb
Medarbejdere får ofte en bedre valutakurs på deres private kort end på firmakort. Ved at kombinere private kort med zExpenses automatiske refusion udnytter I de bedre kurser – uden ekstra administrativt arbejde. Når der anvendes private kort til udlæg, skal der ikke betales gebyr til købsstedet.
Slut med at holde styr på kontonumre
Når udlægget er godkendt i zExpense og færdigbehandlet matches udlægget med medarbejderens NemKonto via Mastercard Overførselsservice, så virksomheden slipper for at indhente, indtaste og opdatere bankdata. Udbetalingen sker automatisk i baggrunden – uden manuelle udbetalingsfiler. I kan dog selv vælge, om I ønsker at refundere udlæg via NemKonto eller bankkonto.
Der er fordele for hele virksomheden, når I refunderer via Nemkonto
Udlæg bliver refunderet hurtigt og direkte til NemKonto, så pengene lander på medarbejderens konto kort tid efter godkendelse og færdigbehandling. Det giver tryghed og gør det nemmere at håndtere udgifter i hverdagen.
Godkenderen får et enkelt og overskueligt flow, hvor udlæg kan godkendes digitalt med få klik. Der er fuld transparens, og processen er hurtig, så godkendelser ikke bliver en flaskehals. Det sparer tid og mindsker risikoen for fejl.
Økonomiafdelingen slipper for at oprette og vedligeholde medarbejdere som kreditorer, håndtere manuelle udbetalingsfiler og indsamle bankoplysninger. Alt sker automatisk, og data lander direkte i økonomisystemet. Det frigiver ressourcer og reducerer risikoen for fejl og dobbeltarbejde.
Ledelsen får bedre overblik over virksomhedens udgifter og kan nemt følge med i, hvor hurtigt og effektivt udlæg bliver håndteret. Automatiseringen sikrer, at processerne er effektive, og at virksomheden lever op til krav om dokumentation og sikkerhed. Samtidig kan faste omkostninger til firmakort og administration reduceres.
KONTAKT OS
Kom i gang med automatisk refusion til NemKonto
FAQ om automatisk refusion af udlæg
Hvad er automatisk refusion af udlæg med zExpense?
Automatisk refusion betyder, at godkendte udlæg udbetales direkte til medarbejderens NemKonto eller bankkonto – uden manuelle processer eller filhåndtering. Alt sker digitalt og sikkert i ét samlet flow.
Hvilke typer udlæg kan refunderes automatisk?
Alle private udlæg, der registreres og godkendes i zExpense, kan refunderes automatisk – uanset om det gælder rejseudgifter, repræsentation eller andre typer af udlæg.
Er det sikkert at bruge NemKonto til udbetaling?
Ja, integrationen til NemKonto følger alle gældende sikkerhedsstandarder. Data håndteres fortroligt, og der er fuld sporbarhed på alle transaktioner.
Hvordan håndteres medarbejdernes bankoplysninger?
Via Mastercard Overførselsservice matches medarbejderens CPR-nummer automatisk med NemKonto-registret. Virksomheden skal derfor ikke indsamle eller opbevare bankoplysninger.
Virksomheden kan dog selv vælge, om I ønsker at bruge medarbejdernes CPR-numre eller bankkontonumre til refusion af udlæg.
Kræver det ændringer i vores nuværende økonomisystem?
Nej, zExpense integrerer direkte med de fleste økonomisystemer. I beholder derfor jeres nuværende arbejdsgange for bogføring og dokumentation.
Kan vi stadig bruge firmakort til nogle medarbejdere?
Ja, løsningen er fleksibel. I kan kombinere firmakort og automatisk refusion til NemKonto eller bankkonto, så det passer til jeres behov.
Hvordan bliver pengene refunderet?
Hvis udlægget er godkendt og færdigbehandlet inden kl. 12.00, overføres beløbet til medarbejderens konto den efterfølgende dag.
Hvordan kommer vi i gang med refusion til NemKonto?
Book en demo af zExpense, hvor vi kan vise dig, hvordan automatisk refusion fungerer i praksis.
Kan vi selv vælge mellem NemKonto og bankkonto til automatisk refusion?
Ja, I kan selv vælge, om refusionen skal ske til medarbejdernes NemKonto eller til en bankkonto. Det giver fleksibilitet, så løsningen tilpasses jeres behov.
Hvad koster det at bruge automatisk refusion af udlæg?
Automatisk refusion af udlæg er et tilkøb til zExpense. For at aktivere løsningen skal virksomheden desuden have et abonnement på Mastercard Overførselsservice.
