Automatisk refusion af udlæg med zExpense
Med automatisk refusion tilbagebetales medarbejdernes private udlæg, når de er godkendt og færdigbehandlet i zExpense. Udbetalingen sendes direkte til medarbejderens NemKonto eller bankkonto.
Det mindsker behovet for manuelle udbetalingsopgaver og frigør tid i økonomiafdelingen.
- Udbetaling efter godkendelse og eksport
- Refusion til NemKonto eller bankkonto
- Færre manuelle udbetalingsopgaver
Virksomheder, der bruger zExpense
Fra manuel tilbagebetaling til automatisk refusion
Refusion af udlæg betyder, at virksomheden betaler medarbejderen tilbage for en udgift, medarbejderen har lagt ud for. I en typisk manuel proces skal udbetalingen håndteres særskilt.
Med zExpense sættes udbetalingen automatisk i gang, når udlægget er godkendt.
Manuel udbetaling af udlæg
- Udbetalinger klargøres særskilt
- Bankoplysninger vedligeholdes ved kontooverførsler
- Oplysninger håndteres i flere arbejdstrin
Automatisk refusion med zExpense
- Udlægget refunderes, når det er godkendt
- NemKonto giver en hurtigere udbetalingsvej
- Godkendelse og udbetaling sker i samme proces
Sådan bliver medarbejderens udlæg refunderet
Følg de fire trin fra registrering til tilbagebetaling, og se, hvordan zExpense forbinder virksomhedens behandling af udlæg med udbetalingen til medarbejderen.
1. Registrer udlæg
Medarbejderen registrerer udgiften og vedhæfter dokumentation i zExpense. Oplysningerne danner grundlag for virksomhedens videre behandling af udlægget.
2. Godkend udlæg
Udlægget sendes til den relevante godkender ud fra virksomhedens godkendelsesflows. Når udlægget er godkendt, kan det sendes til udbetaling.
3. Send til udbetaling
Efter godkendelse sendes udlægget til Mastercard Overførselsservice, som overfører beløbet til medarbejderens NemKonto eller bankkonto.
4. Modtag refusion
Medarbejderen modtager refusionen på sin NemKonto eller bankkonto.
Refusion til NemKonto eller bankkonto
Medarbejderens udlæg i zExpense kan refunderes til NemKonto eller bankkonto. Her kan du læse, hvordan de to udbetalingsmuligheder fungerer, og hvilke oplysninger de kræver.
NemKonto
Refusion til NemKonto
Ved refusion til NemKonto sendes beløbet til medarbejderens registrerede NemKonto. Virksomheden skal derfor ikke indhente eller vedligeholde kontonummeret til udbetalingen.
Bankkonto
Refusion til bankkonto
Som alternativ kan refusionen sendes til medarbejderens bankkonto. Denne løsning kræver, at de nødvendige kontooplysninger er indhentet og registreret, så beløbet kan overføres til den rette konto.
Forbind refusionen med jeres udlægshåndtering og økonomisystem
Udlægget
Udlægget behandles og godkendes i zExpense.
Økonomisystemet
Relevante bogføringsdata kan overføres til økonomisystemet via en integration mellem zExpense og jeres økonomisystem.
Integrationsmulighederne afhænger af jeres system og opsætning. zExpense kan bl.a. integreres med e-conomic, Uniconta og Business Central.
Refusionen
Selve refusionen udbetales til medarbejderen enten via NemKonto eller bankkonto.
Hvad kræver automatisk refusion af udlæg?
Overvejer I automatisk refusion til NemKonto? Her får I et overblik over, hvad funktionen kræver, og hvad I skal have på plads for at komme i gang.
zExpense
For at bruge automatisk refusion skal zExpense være implementeret i virksomheden til registrering, behandling og godkendelse af medarbejdernes udlæg.
Tilkøb af automatisk refusion
Automatisk refusion til NemKonto fås som en tilkøbsfunktion til zExpense. Funktionen kobler udbetalingen til virksomhedens eksisterende håndtering af udlæg.
Mastercard Overførselsservice
Virksomheden skal have et abonnement på Mastercard Overførselsservice for at udbetale refusioner til medarbejdernes NemKonto.
Kontakt os for at få afklaret den samlede pris og opsætning.
Der er fordele for hele virksomheden, når I refunderer via Nemkonto
Udlæg bliver refunderet hurtigt og direkte til NemKonto, så pengene lander på medarbejderens konto kort tid efter godkendelse og færdigbehandling. Det giver tryghed og gør det nemmere at håndtere udgifter i hverdagen.
Godkenderen får et enkelt og overskueligt flow, hvor udlæg kan godkendes digitalt med få klik. Der er fuld transparens, og processen er hurtig, så godkendelser ikke bliver en flaskehals. Det sparer tid og mindsker risikoen for fejl.
Økonomiafdelingen slipper for at oprette og vedligeholde medarbejdere som kreditorer, håndtere manuelle udbetalingsfiler og indsamle bankoplysninger. Alt sker automatisk, og data lander direkte i økonomisystemet. Det frigiver ressourcer og reducerer risikoen for fejl og dobbeltarbejde.
Ledelsen får bedre overblik over virksomhedens udgifter og kan nemt følge med i, hvor hurtigt og effektivt udlæg bliver håndteret. Automatiseringen sikrer, at processerne er effektive, og at virksomheden lever op til krav om dokumentation og sikkerhed. Samtidig kan faste omkostninger til firmakort og administration reduceres.
Spørgsmål om automatisk refusion af udlæg
Hvornår bliver medarbejderens udlæg udbetalt?
Hvis udlægget er godkendt inden k. 12.00, sendes det til udbetaling samme dag. Beløbet overføres til medarbejderens konto den efterfølgende dag. Tidspunktet for, hvornår pengene er til rådighed, kan afhænge af bankens behandlingstid.
Kan vi vælge mellem NemKonto og bankkonto?
Ja. Refusionen kan sendes til medarbejderens NemKonto eller bankkonto. Valget afhænger af virksomhedens opsætning. Læs mere om de to muligheder i afsnittet Refusion til NemKonto eller bankkonto.
Hvilke medarbejderoplysninger skal vi bruge?
Ved refusion til NemKonto matches medarbejderens CPR-nummer med NemKonto-registret via Mastercard Overførselsservice.
Ved refusion til bankkonto skal virksomhedens opsætning indeholde de nødvendige kontooplysninger. Læs mere om håndtering af oplysninger i afsnittet om refusion til NemKonto eller bankkonto.
Kan vi stadig bruge firmakort?
Ja. Firmakort og automatisk refusion af private udlæge kan begge dele indgå i zExpense. Medarbejderne kan bruge firmakort til virksomhedens udgifter og registrere private udlæg til refusion. Læs mere om firmakort.
Kan vi refundere medarbejdernes rejseudlæg?
Ja. Private udlæg, som medarbejderen har haft på en rejse, kan registreres og behandles som andre udlæg i zExpense. Når udlægget er godkendt, sendes det til refusion. Læs mere om digital rejseafregning.
Vi bruger allerede zExpense - hvordan kommer vi i gang?
Automatisk refusion til NemKonto fås som en tilkøbsfunktion til zExpense. Virksomheden skal også have et abonnement på Mastercard Overførselsservice. Kontakt os for at afklare pris og opsætning ud fra jeres løsning.
Book en demo af zExpense
Se automatisk refusion i zExpense
Book en demo, hvor vi gennemgår jeres nuværende proces for udlæg og ser på mulighederne for at automatisere udbetalingen. Sammen afklarer vi, hvordan refusion kan passe ind i jeres arbejdsgange og eksisterende systemer.
- Se refusionsprocessen i praksis
- Afklar mulighederne for NemKonto, bankkonto og integrationer
- Få overblik over tilkøb, pris og opstart
