Tre hyppige fejl, medarbejdere begår, når de indsender deres udgifter – og hvordan du undgår dem

Det er ingen hemmelighed, at de fleste medarbejdere ser udgiftshåndteringen som en trættende og tidskrævende opgave.

Og det kan den manuelle håndtering lynhurtigt blive. Der er flere faldgruber, man som medarbejder nemt, kan falde i, når man skal sende sine udgifter til godkendelse. Og dette sker desværre ofte – også selvom alle medarbejdere er klar over vigtigheden af – og fordelene ved – en korrekt håndtering af udgifter.

I dette blogindlæg ser vi nærmere på tre hyppige fejl – og endnu vigtigere: Hvordan du kan undgå dem. Der findes nemlig flere løsninger, der kan minimere eller helt eliminere disse fejl og dermed forenkle hele jeres håndtering af udgifter og bilag og spare jer for den tid, I bruger på at rette op på dem i dag. 

 

Manglende kvitteringer

En af de ting der giver flest medarbejdere hovedpine, når det kommer til registrering og godkendelse af udgifter, er fysiske kvitteringer – og i særdeleshed manglen på samme. Og dette uanset, om man er almindelig medarbejder eller arbejder i økonomiafdelingen.

Som økonomimedarbejder kan man frygte for tiden sidst på måneden, hvor man skal gennemgå sine kollegaers udgiftsrapporter. De fysiske kvitteringer kan nemlig (i flere tilfælde) mangle, og det betyder, at man skal bruge tid på at jagte kollegaerne for at få udleveret kvitteringen – som siden købet kan være forsvundet som dug for solen. 

Som medarbejder skal man efter hvert køb (uanset om det er på firmakortet eller et udlæg) være påpasselig med kvitteringen og sikre sig, at man har den nødvendige data og materiale til at lave en udgiftsrapport. Det kan nemt blive en stressfaktor at skulle have styr på kvitteringerne – og en tank-kaffe på firmakortet kan hurtigt blive en tidskrævende opgave at registrere, hvis kvitteringen er forsvundet, når udgiftsrapporten skal udfyldes.

Men selvom kvitteringerne (eller manglen på dem) ofte bliver et irritationsmoment, er de afgørende for både bogførings- og refusionsprocessen – for at udelukke enhver form for mistanke om svindel:

De er medarbejderens bevis for, at udgiften er firmarelateret, og det belæg økonomiafdelingen skal bruge for at kunne bogføre udgifter på firmakortet. Kvitteringerne er også essentielle i forbindelse med medarbejderudlæg, og uden dem kan økonomiafdelingen afvise medarbejderes anmodninger om refusion. 

En måde at eliminere problemet med mistede kvitteringer på en gang for alle er at digitalisere dem. I dag er der så mange digitale løsninger til rådighed, som kan hjælpe med at automatisere og digitalisere processer – og gøre vores arbejde langt nemmere. 

Med en digital expense management løsning – f.eks. en app- og webløsning som zExpense – kan alle medarbejdere tage et billede af deres kvittering lige efter købet (i visse tilfælde få den sendt direkte til app’en fra købsstedet). App’en gemmer kvitteringen i digital form, og man skal derfor ikke længere bekymre sig om at miste den. 

Beskadigede eller ødelagte kvitteringer

Frustrationerne ved de fysiske kvitteringer fortsætter. Det er nemlig ikke kun et problem, hvis de forsvinder. Det er lige så problematisk, hvis de er beskadiget i en sådan grad, at de er umulige at afkode.

Vi kender alle problematikken: Kvitteringerne ligger krøllet sammen i pungen eller i bukselommen. Og i sidstnævnte kan man risikere, at de ryger med en tur i vaskemaskinen. Eller de bliver lagt løst i tasken med en masse andre genstande – og pludselig ender de op ulæselige.

Kvitteringen er medarbejderens gyldige bevis for sit køb – og er den ulæselig ryger gyldigheden. Derfor står både medarbejderen og økonomiafdelingen stort set i samme situation, som hvis der slet ikke havde været en kvittering. 

Dette er endnu en situation, du kan undgå med en digital udgiftsløsning. Ved at få taget et billede af kvitteringen med det samme, er det ligegyldigt om den efterfølgende falmer, forsvinder eller bliver beskadiget. Du har den altid lige ved hånden – digitalt.

Mange løsninger har endda en OCR-scanner, der scanner data fra kvitteringen (såsom dato og beløb) og autoudfylder disse i selve app’en. På den måde har man som medarbejder altid et gyldigt – og digitalt – bevis for sine køb.

 

Indsendelse af samme udgift mere end én gang

Med manuelle udgiftsrapporter kan man hurtigt miste overblikket – især over hvilke udgifter man allerede har sendt til godkendelse, og hvilke man mangler.

Det kan i nogle tilfælde føre til, at man sender den samme udgift til godkendelse flere gange. Og det kan både resultere i forvirring, rod i økonomien og i dine bilag. I værste fald kan man risikere, at det anses som mistænkelig adfærd, og derfor kan man potentielt sætte sig selv og virksomheden i en uhensigtsmæssig situation.

Når du bruger en digital udgiftsløsning til din bilagshåndtering, undgår du denne fejl. Mange af løsningerne kontrollerer automatisk for dupletter og giver medarbejderen besked, hvis han/hun forsøger at indsende den samme udgift to gange. Dette gør sig f.eks. gældende i zExpense – og på den måde sparer du både tid, forvirring og reducerer muligheden for fejl. 

 

zExpense: Undgå fejl når medarbejderne indsender udgifter til godkendelse

En digital udgiftsløsning hjælper dig ikke kun med at digitalisere og opbevare kvitteringer. Den gør også hele processen med indsendelse af udgifter langt nemmere for alle medarbejdere.

Med prædefinerede dimensionsfelter er det nemt for medarbejderne at vide, præcis hvilken data der er nødvendig at udfylde. Og ved opsætning kan virksomheden gøre visse felter påkrævede, så det ikke er muligt for medarbejderne at indsende udgifter til godkendelse medmindre felterne er udfyldt.

Processen bliver langt nemmere, mere overskuelig og mindre tidskrævende. Samtidig minimerer den fejl – og medarbejderne slipper for at gå frem tilbage mellem afdelinger, kontorer og printeren, da det hele foregår automatiseret og digitalt.