Indhold
- Reducér tiden du bruger på rejseafregninger med op til 70%
- Hvad er digital rejseafregning?
- Fordele ved digital rejseafregning
- Sådan fungerer rejseafregning i zExpense
- Integration til økonomisystem
- Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
- Effektiv godkendelse af rejseafregninger
- Digital rejseafregning er også nemt for medarbejderne
- 5 fordele ved at bruge digital rejseafregning
Reducer tiden du bruger på rejseafregning med op til 70%
Hvis din virksomhed har mange rejseafregninger, som håndteres manuelt, kan det tage lang tid at få et overblik. Det er både besværligt og tidskrævende for dig, men også for dine kollegaer, som løbende skal holde overblikket over, hvilke rejseafregninger der passer til hvilke posteringer.
Det kan give flere fejl og efterfølgende justeringer, som øger besværet. Undersøgelser viser, at du ved at anvende en digital løsning som zExpense til rejseafregninger og udlæg, kan spare op til 70% af den tid, du bruger på at håndtere eksempelvis rejseafregninger.
Hvad er digital rejseafregning?
Digital rejseafregning adskiller sig markant fra den traditionelle, manuelle proces. Ved manuel rejseafregning skal medarbejderen ofte udfylde regneark, samle fysiske kvitteringer og sende dem videre til godkendelse, hvilket kan være både tidskrævende og fejlbehæftet.
Med digital rejseafregning foregår alt i en app eller en webløsning. Her kan medarbejderen registrere sine rejseudlæg direkte på mobilen, uploade billeder af kvitteringer med det samme og tilføje relevante oplysninger. Processen er stort set den samme, uanset om der er tale om udlæg, hvor medarbejderen selv har lagt ud, eller køb foretaget med firmakreditkortet – begge dele kan nemt håndteres og dokumenteres digitalt.
Systemet sørger for, at alle udgifter bliver samlet ét sted, og automatiske godkendelsesflows sikrer, at udlæg og køb foretaget på firmakreditkortet hurtigt sendes videre til de rette personer i organisationen. Det betyder, at processen bliver langt mere effektiv, overskuelig og sikker – både for medarbejderen, der slipper for papirarbejde, og for virksomheden, der får et bedre overblik og minimerer risikoen for fejl.
Fordele ved digital rejseafregning
Digital rejseafregning giver en række konkrete fordele, der hurtigt kan mærkes i hverdagen:
- Færre fejl: Systemet tjekker automatisk, at alle nødvendige oplysninger er udfyldt korrekt, og at bilag er vedhæftet. Det minimerer risikoen for fejl og mangler.
- Hurtigere godkendelse: Udlæg sendes direkte videre til de rette personer uden unødvendige mellemled, så godkendelsesprocessen bliver væsentligt hurtigere.
- OCR-scanning af kvitteringer: App’en aflæser automatisk beløb og dato fra kvitteringer, hvilket sparer tid og reducerer manuelt tastearbejde.
- Bedre overblik for løn og økonomi: Alle udgifter og bilag samles digitalt og kan tilgås i realtid, hvilket giver både løn- og økonomiafdelingen et langt bedre overblik.
- Lettere opfølgning og korrekt bogføring: Det bliver nemmere at følge op på udlæg, sikre korrekt bogføring og overholde virksomhedens retningslinjer.
Samlet set gør digital rejseafregning administrationen af udgifter mere smidig, effektiv og overskuelig.
Sådan fungerer rejseafregning i zExpense
Med zExpense bliver rejseafregning enkelt og overskueligt. Når du for eksempel har været på forretningsrejse og spist på restaurant, tager du blot et billede af kvitteringen direkte i app’en. Systemet bruger OCR-teknologi til automatisk at aflæse beløb og dato, så du slipper for manuel indtastning. Herefter vælger du den relevante kategori, fx “repræsentation” for restaurantbesøget.
Hvis du også har haft kørsel i egen bil, kan du nemt registrere antal kørte kilometer i samme app, hvor satsen automatisk beregnes. Når alle udlæg er registreret, sendes de til godkendelse hos den ansvarlige leder, som hurtigt kan gennemgå og godkende dem digitalt. Til sidst eksporteres alle godkendte udlæg direkte til virksomhedens økonomisystem, så både bogføring og refusion sker hurtigt og korrekt. Hele processen foregår digitalt, hvilket sparer tid og sikrer, at intet bliver glemt undervejs.
Integration til økonomisystem
Med automatisk integration til økonomisystemer som e-conomic, Uniconta, Business Central mfl. bliver udlæg og bilag overført direkte fra zExpense uden manuel indtastning. Det sparer tid og reducerer risikoen for fejl, da alle data lander korrekt i regnskabet med det samme. Samtidig sikrer integrationen, at både bogføring og refusion sker hurtigt, og at økonomiafdelingen altid har et opdateret overblik over virksomhedens udgifter. Det gør det nemmere at overholde interne retningslinjer og eksterne krav, samtidig med at administrationen bliver langt mere effektiv.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Kan jeg registrere rejseudlæg fra mobilen?
Ja, du kan nemt registrere udlæg direkte i app’en på din mobil, uanset hvor du befinder dig.
Er digital rejseafregning lovpligtigt?
Nej, digital rejseafregning er ikke et lovkrav, men den nye bogføringslov stiller krav om digital opbevaring af bilag. Med digital rejseafregning bliver det nemt at leve op til lovens krav om dokumentation og sikker opbevaring, samtidig med at processen bliver hurtigere og mere overskuelig.
Hvordan uploader jeg kvitteringer på rejsen?
Du tager blot et billede af kvitteringen med din mobil, hvorefter den automatisk uploades og gemmes i systemet.
Kan jeg registrere kørsel sammen med andre udlæg?
Ja, du kan både registrere kørsel og andre udgifter i samme app, så alt samles ét sted.
Hvem godkender mine udlæg?
Dine udlæg sendes automatisk til den ansvarlige leder eller økonomiafdeling, som hurtigt kan godkende dem digitalt. I opsætter selv godkendelsesflows, der passer til jeres behov.
Kan jeg tilknytte rejseomkostninger til kunder, projekter eller andre dimensioner?
Ja, i zExpense kan du nemt allokere udgifter til specifikke kunder, projekter eller andre relevante dimensioner. Det gør det lettere at følge op på omkostninger, lave intern afregning og sikre korrekt bogføring i forhold til virksomhedens behov.
Hvilke økonomi- og lønsystemer kan zExpense integreres med?
zExpense kan integreres med blandt andet e-conomic, Business Central og Uniconta og mange flere. Læs mere om vores integrationer.
Effektiv godkendelse af rejseafregninger
Hvis du i dag håndterer rejseafregninger manuelt, ved du med garanti også, at det kan være en lang og tung proces at få godkendt de forskellige afregninger, da chefen oftest skal skrive under og godkende.
Måske du også kender til det, at du sidst på måneden er rundt i hele virksomheden for at indsamle udlæg, hvorefter du også skal bruge tid på at få dem godkendt?
Med zExpense kan du slippe for besværet og få en godkendelse hurtigt i hus. Simpelt og nemt. Og så har du desuden løbende et overblik over virksomhedens omkostninger, så de ikke stikker af sidst på måneden.
Digital rejseafregning er også nemt for medarbejderne
Med zExpense kan medarbejderne nemt hente appen ned og løbende tage billeder af bilagene, og samtidig vælge, hvordan det skal registreres. Det giver oftest færre fejl og færre bilag, som forsvinder, hvilket er med til at lette din arbejdsbyrde. Det gør det også lidt nemmere for brugerne at være på forkant med at aflevere bilagene.
Samtidig får medarbejderne også et overskueligt og løbende overblik over, hvor meget de bruger, hvilket gør, at de også løbende tager ansvar for forbruget og dermed gør dit arbejde lidt nemmere.
5 fordele ved at bruge digital rejseafregning
Og så er der også et par fordele for medarbejderne, som vi også synes er vigtige i forhold til rejseafregningen:
- Du slipper for at indsamle bilag og lege Sherlock Holmes, når de enkelte rejseafregninger skal kobles sammen med udlægget.
- zExpense passer til alle firmakreditkort, så du ikke behøver at skifte dit nuværende firmakort ud.
- Få et løbende overblik over omkostningerne, både på virksomhedsniveau og for den enkelte medarbejder.
- Nem godkendelse af de enkelte rejseafregninger, da det hele håndteres digitalt. Derfor er du ikke afhængig af, at alle skal være på kontoret, når måneden skal gøres op.
- Integreret til dit økonomisystem, så du ikke skal flytte de enkelte posteringer over – det sker automatisk.
Og så er der også et par fordele for medarbejderne, som er vigtige i forhold til rejseafregningen:
- Slut med at gemme bilag på farten. Tag blot et billede med zExpense appen og registrer udlægget, og så skal medarbejderen ikke forholde sig til det mere.
- Medarbejderen får et løbende overblik over omkostningerne, herunder rejseudgifter, og kan derfor i højere grad styre sit forbrug efter virksomhedens retningslinjer.
Kunne du tænke dig at høre mere om, hvordan zExpense fungerer? Så book en uforpligtende demo af systemet herunder, og vi kontakter dig snarest.
zExpense
Vil du vide mere om digital rejseafregning i zExpense?
Integrationer
Se de banker, kreditkort, samt økonomi- og lønsystemer, zExpense integrerer med.
Få en demo
Se hvor nemt og enkelt, det er at bruge zExpense og de forskellige funktioner.
Kontakt os
Er du interesseret i at få mere viden om vores nemme digitale løsninger?
