Elektronisk kørebog til virksomhedens kørselsregistrering
Har virksomheden medarbejdere, der kører erhvervskørsel i egen bil? zExpense er en digital løsning til udgiftshåndtering, som også kan bruges som elektronisk kørebog.
Medarbejderne registrerer ture med GPS-tracking eller angivelse af start- og slutadresser, og indsender oplysningerne digitalt. Herefter kan I gennemgå og godkende kørslen, før oplysningerne føres videre til lønbehandlingen via integration til jeres lønsystem.
- Registrering med GPS-tracking eller adresser
- Digital indsendelse og godkendelse
- Eksport til lønsystem eller refusion til NemKonto
Virksomheder, der bruger zExpense
Fra manuel kørebog til digital kørselsregistrering
En elektronisk kørebog samler jeres kørselsregistrering digitalt – fra medarbejdernes registrering til jeres godkendelse og den efterfølgende lønbehandling. Med zExpense registreres turene i appen, og godkendte kørselsdata samles til videre behandling. Den digitale kørebog bliver dermed en del af jeres eksisterende arbejdsgang for udgifter.
Se forskellen på manuel kørselsregistrering og en digital proces med zExpense.
Manuel kørselsregistrering
- Køreture noteres i regneark eller på papir
- Afstande findes og indtastes særskilt
- Oplysninger sendes manuelt til godkendelse
- Kørselsdata overføres manuelt til lønbehandling
Kørselsregistrering med zExpense
- Køreture registreres i zExpense appen
- Registrering med GPS eller adresser
- Godkendelse håndteres i et digitalt flow
- Godkendte kørselsdata overføres til lønsystemet
Sådan fungerer kørselsregistrering i zExpense
Med zExpense følger kørselsregistreringen en digital arbejdsgang fra medarbejderens registrering til godkendelse og videre behandling af kørselsdata.
1. Registrer turen
Medarbejderen registrerer turen i appen med GPS-tracking eller ved at indtaste start- og slutadresser. Kørselsoplysningerne samles digitalt.
2. Gennemgå og indsend
Medarbejderen gennemgår registreringen og kontrollerer, at oplysningerne er korrekte. Derefter indsendes turen digitalt til godkendelse.
3. Kontroller og godkend
Den ansvarlige gennemgår de indsendte kørselsoplysninger og godkender eller afviser registreringen inden videre behandling.
4. Overfør til lønsystemet
Økonomiafdelingen fører relevante, godkendte kørselsoplysninger videre til lønbehandling via eksport til lønsystem eller refusion til NemKonto.
Elektronisk kørebog med GPS og adresseindtastning
Medarbejderen starter GPS-registreringen, når turen begynder, og stopper den ved ankomst. Hvis GPS ikke bruges, kan start- og slutadresser indtastes manuelt.
Skal turen gå retur, kan medarbejderen registrere hjemturen, og ved flere stop kan hvert stop føjes til ruten. På den måde samles turens oplysninger i én registrering, som kan gennemgås og indsendes til godkendelse.
Registrér kørsel i appen på iPhone og Android
Medarbejderne kan registrere erhvervskørsel direkte i zExpense-appen på iPhone eller Android.
Appen giver adgang til tidligere ture og gør det muligt at gennemgå oplysningerne, før de indsendes til godkendelse. Det gør appen til kørselsregnskab til en del af den daglige arbejdsgang, uden at medarbejderen behøver at samle registreringer separat.
Saml kontrol og godkendelse af medarbejdernes kørsel
Virksomheden kan gennemgå medarbejdernes indsendte kørselsregistreringer i en samlet oversigt og godkende eller afvise dem. De godkendte oplysninger kan danne grundlag for beregning af kørselsgodtgørelse efter de gældende regler og satser og føres videre til lønbehandlingen. Der er også mulighed for at bruge jeres egne satser, hvis I afviger fra Statens satser.
Som et tilvalg kan CO₂-udledningen fra kørslen også følges med CO₂-tracking af kørsel.
Forbind kørselsregistreringen med jeres lønsystem
Når kørslen er godkendt, kan de relevante oplysninger føres videre til lønbehandlingen via integration eller eksport. Det gør det lettere at indarbejde kørselsdata i jeres eksisterende lønproces og begrænser behovet for manuel overførsel.
Den konkrete opsætning afhænger af jeres løn- eller økonomisystem.
Se integrationsoversigten for de systemer, zExpense kan forbindes med.
Se, hvordan virksomheder bruger zExpense
Sådan sparede Formula IT tid og ressourcer med zExpense
Hos Formula IT var håndteringen af kørsel, udlæg og bilag tidligere præget af manuelle registreringer og Excel. Som en nystartet virksomhed ville de hellere bruge tiden på kunderne end på administration.
Derfor valgte de at indføre zExpense fra begyndelsen. I videoen fortæller Claus, hvordan løsningen gør det nemt at registrere kørsel og udgifter med det samme, og hvordan det har frigivet tid og interne ressourcer. For Formula IT er zExpense intuitivt og op til ti gange nemmere end deres tidligere arbejdsgange.
Hvad koster zExpense?
Prisen afhænger af jeres behov og antal brugere. Nedenfor finder du tre priseksempler. Har I flere eller færre brugere end vist, så kontakt os for en pris. Vi tilpasser løsningen til jeres behov.
Lite
Op til 10 brugere.
Kr. 87 / aktiv bruger / md.
Inkluderet i Lite:
- Kørsel & GPS-tracking
- Udlæg m. OCR-scanning
- Køb på firmakort (realtid)
Plus
26 – 50 brugere.
Kr. 55 / aktiv bruger / md.
Alt i Lite, plus:
- Diæter (fulde eller 25%)
- Dimensionsgodkender
- Ubegrænset dimensioner
Enterprise
Over 400 brugere.
Kontakt os for pris
Alt i Plus, plus:
- Integration m. rejsebureau
- White Label layout
- Fuld logning & Test-system
Se den elektroniske kørebog i praksis
Se vores on demand webinar, når det passer dig
Få tilsendt vores on demand webinar, hvor vi viser dig, hvordan du med zExpense kan registrere firmakørsel i egen bil og tracke dine ruter med GPS til fordel for kørselsgodtgørelse.
Der er fordele for hele virksomheden, når I bruger zExpense til at registrere kørsel
Du slipper for at holde styr på papirer og manuelle regneark. Du får en langt nemmere hverdag, hvor du slipper for bøvlet med papirer og manuelle regneark. Alt kan klares direkte på mobilen, og du kan hurtigt registrere både enkeltture, returkørsel og flere stop på samme dag – uden at skulle huske adresser eller beregne afstande selv.
GPS-tracking og automatisk ruteudregning sikrer, at du altid har styr på dine kilometer, og du kan følge status på dine indberetninger i realtid. Det betyder, at du får din kørselsgodtgørelse udbetalt hurtigt og præcist, og du har altid den nødvendige dokumentation klar, hvis SKAT skulle efterspørge den.
Du får et effektivt overblik over alle indsendte kørsler og kan nemt godkende eller afvise direkte i systemet. Det sparer tid og minimerer risikoen for fejl eller misforståelser, fordi alle oplysninger er samlet ét sted. Samtidig bliver dialogen med medarbejderen mere enkel, da alt foregår digitalt og du hurtigt kan give feedback eller stille spørgsmål til en konkret tur.
Du får et fuldt digitaliseret kørselsregnskab, hvor alle data er samlet og klar til eksport til lønsystemet eller udbetaling automatisk til medarbejderens NemKonto. Det gør afstemning, bogføring og kontrol langt mere effektivt og reducerer risikoen for fejl. Samtidig kan du nemt trække indberetningsgrundlaget til SKAT direkte fra zExpense, så indberetning til eIndkomst bliver en smidig og sikker proces.
Du får adgang til værdifuld indsigt i virksomhedens samlede kørsel, omkostninger og CO2-aftryk. Med de indbyggede rapporteringsværktøjer kan du hurtigt analysere data og træffe beslutninger på et solidt grundlag. Det giver dig mulighed for at optimere både økonomi og bæredygtighed, samtidig med at du sikrer, at virksomheden altid lever op til gældende regler og krav.
Spørgsmål om elektronisk kørebog og kørselsregistrering
Registrerer kørebogen automatisk alle mine ture?
Nej. Medarbejderen starter GPS-registreringen, når turen begynder, og stopper den ved ankomst. Hvis GPS ikke bruges, kan turens start- og slutadresser indtastes. På den måde registreres de relevante erhvervsture, uden at kørebogen automatisk følger alle medarbejderens ture.
Kan jeg bruge kørebogen på både iPhone og Android?
Ja. Medarbejderne kan bruge zExpense-appen på både iPhone og Android til at registrere erhvervskørsel. I appen kan de oprette ture, gennemgå oplysningerne og indsende registreringerne til virksomhedens godkendelse. Det gør det muligt at håndtere kørselsregnskabet direkte fra mobilen.
Kan jeg registrere returkørsel og flere stop?
Ja. Medarbejderen kan registrere en returkørsel og tilføje flere stop på samme tur. Hvert stop indgår i ruten, så kørslen kan samles i én registrering frem for at blive opdelt i flere separate ture. Oplysningerne kan derefter gennemgås og indsendes til godkendelse.
Hvordan understøtter zExpense dokumentation af kørselsgodtgørelse?
Medarbejderen registrerer kørselsoplysningerne digital, hvorefter virksomheden kan gennemgå og godkende registreringen. Det giver et samlet grundlag for den videre behandling af kørselsgodtgørelse. Læs mere om regler og satser for kørselsgodtgørelse.
Al data gemmes i zExpense og kan altid findes via rapporter.
Kan kørselsregistreringen forbindes med vores lønsystem?
Godkendte kørselsoplysninger kan føres videre til lønbehandlingen via en integration eller eksport. Den konkrete mulighed og opsætning afhænder af jeres løn- eller økonomisystem. Se, hvilke systemer der er relevante for jer i integrationsoversigten.
Kan vi samle kørsel, udlæg og rejseafregning?
Ja. zExpense samler håndteringen af virksomhedens udgifter, så kørselsregistreringen kan indgå sammen med udlæg og rejseafregning. Det giver medarbejdere og økonomiafdelingen én samlet arbejdsgang til registrering, indsendelse og godkendelse. Læs mere om expense management i zExpense og digital rejseafregning.
Book en demo af zExpense
Book en demo af kørselsregistrering i zExpense
Book en gennemgang af kørselsregistrering i zExpense med udgangspunkt i jeres virksomheds arbejdsgang. Vi viser, hvordan medarbejderne registrerer ture, hvordan virksomheden behandler dem, og hvordan godkendte oplysninger kan føres videre til lønbehandlingen
- Se, hvordan medarbejdere registrerer kørsel
- Gennemgå jeres kontrol- og godkendelsesflow
- Få afklaret muligheden for integrationer og pris
KONTAKT OS
Har du spørgsmål?
Send en mail til mail@zebon.dk eller tryk på knappen og udfyld kontaktformularen – så kontakter vi dig hurtigst muligt.
Du er også velkommen til at ringe til os på 72 44 11 90.
