Hvilke forskellige måder kan medarbejdere registrere arbejdstid på?

Den 1. juli 2024 blev registrering af arbejdstid et lovkrav for næsten alle medarbejdere i Danmark. Men hvordan skal tiden registreres, og hvad skal man som arbejdsplads især være opmærksom på?

Loven om tidsregistrering, betyder, at godt og vel 3 millioner danske lønmodtagere skal registrere deres arbejdstid, er et resultat af en EU-dom fra 2019 – hvor den spanske fagforening CCOO vandt en sag over Deutsche Bank ved EU’s domstol.

Med dommen fastslår EU, at arbejdsgiver skal sikre korrekt registrering af alle medarbejderes tid (selvtilrettelæggere er undtaget), og formålet er at beskytte medarbejderne mod urimeligt meget overarbejde samt sikre gennemsigtighed og retfærdighed på arbejdspladsen.

Loven om tidsregistrering stiller ingen krav til, at systemet for tidsregistrering skal være digitalt. Dog er det lovpligtigt at sikre sig, at systemet er pålideligt, præcist og objektivt – og for virksomheder med flere end et par ansatte, kan det være nødvendigt at investere i et digitalt tidsregistreringssystem for at leve op til lovgivningen. 

Overordnet er der tre måder, medarbejdere kan registrere tid på. Men inden du træffer en beslutning, er det vigtigt at have for øje, om systemet hjælper dig med at overholde loven samt overveje faktorer som effektivitet, arbejdsbyrde, omkostning og præcision.

Timesedler 

En gammel klassiker som i høj grad har været (og stadig er) yderst brugt på mange arbejdspladser verden over er den klassiske timeseddel: Et simpelt fysisk papir, der indeholder en tabel med dato, ugedag samt komme- og gåtider.

Timesedlerne er nemme at lave – men med alt det papir, der skal bruges til at printe dem til hver enkelt medarbejder hver uge eller måned, er det ikke videre miljøvenligt.

Derudover er det også vigtigt at have for øje, at det er et manuelt, omstændigt og tidskrævende arbejde for afdelingsledere eller lønafdelingen at udregne medarbejdernes tid og totaler – hvilket øger risikoen for fejl.

Fra et sikkerheds- og opbevaringsmæssigt perspektiv er timesedler heller ikke det mest oplagte valg: Fysiske papir bliver utydelige med tiden, og de kan udsættes for både brand- og vandskade. Der er også mulighed for, at de simpelthen bliver forlagt eller forsvinder – og dermed kan det være en udfordring at sikre opbevaring i op til fem år. 

Lovkravet om et pålideligt system kan dermed være svært at leve op til, når man med fysiske timesedler bruger et system med stor risiko for menneskelige fejl.

Excel regneark 

En anden udbredt metode til at registrere arbejdstid er excel-arket. Hvor timesedlerne er fysiske og 100% manuelle, kan man med Excels software automatisk få udregnet timetotaler mm. – og det må siges at mindske de regnefejl, der hurtigt kan opstå med timesedlerne.

Men med den manuelle indtastning af data i excel-arket, er der dog alligevel stor risiko for fejl – og derudover er processen både langtrukken og tidskrævende. Samtidig er det svært at sikre, at systemet er pålideligt, når selve håndteringen og indtastningen stadig har en stor fejlmargin.

På en arbejdsplads med meget få medarbejdere, kan excel-arket være tilstrækkeligt, da det er nemmere at have overblik og løbende dobbelttjekke alle registreringer, når der ikke er mange af dem.

Men med flere medarbejdere kan den manuelle dataindtastning hurtigt blive for omstændig og uoverskuelig. Det øger i særdeleshed risikoen for fejl og kan gøre det svært at leve op til kravene om præcision og pålidelighed.

En anden ting, der er værd at have for øje er, at du med manuelle systemer for registrering af arbejdstid hurtigt kan miste overblikket i forhold til, om alle kollegaer overholder de gældende regler for tidsregistrering – herunder f.eks. 48-timers reglen og 11-timers reglen.

Tidsregistreringssystem

Med lovens krav om et præcist, pålideligt og objektivt system til registrering af arbejdstid er den bedste løsning at automatisere hele processen med et digitalt tidsregistreringssystem.

Det gør det nemt for medarbejderne at registrere tid – da de både kan gøre det via en app på deres smartphones eller via en webbrowser. Og det gør det nemt og effektivt for afdelingsledere og lønafdeling at godkende, håndtere og eksportere data for alle relevante tidsregistreringer over i lønsystemet.

Ikke nok med at processen er langt nemmere for alle involverede, så vil den automatiske og digitale proces også minimere fejl, gøre registreringen præcis og pålidelig – og ikke mindst resultere i funktioner, som ikke er mulige med timesedler eller i excel-arket.

Det kan f.eks. skræddersyede rapporter – der giver et nemt og hurtigt overblik over ønsket data, muligheder for at lave masseregistreringer – så man som medarbejder, ikke behøver registrere sin tid hver dag, integration til andre systemer såsom HR, løn- og projektstyringssystemer og meget mere.

Gør registrering af arbejdstid nem og overskuelig med zTime

zTime er et objektivt, pålideligt og præcist systemet til tids- og fraværsregistrering, der gør det nemt for virksomheder af alle størrelser at registrere tid og fravær – og som kan hjælpe dig med at overholde reglerne om tidsregistrering.

Med zTime kan medarbejdere både registrere tid i en app eller via en webbrowser – og den enkelte medarbejder kan til enhver tid få overblik over sine tidsregistreringer både på daglig, ugentlig og månedlig basis.

Derudover er der flere måder at registrere sin arbejdstid på, herunder f.eks. standard dage eller masseregistrering, så medarbejderne – eller virksomheden – selv vælger den metode, der virker bedst for dem.

Generelt har du mulighed for at skræddersy funktionerne i zTime, så de passer til virksomhedens behov. Det kan være alt fra opsætning af helligdagskalender og standard dage, fratrækning af pauser og udtrækning af skræddersyede rapporter – som f.eks. 11- og 48- timers rapporter eller overblik over feriesaldi.

Du kan overføre alle nødvendige registreringer i zTime til dine HR, CRM-, lønsystemer eller projektstyringsværktøjer, hvilket gør processen langt nemmere og sparer dig både tid og dobbeltarbejde. Derudover kan du opbevare alle tidsregistreringer digitalt i zTime – som loven kræver.

Overordnet er zTime udviklet med formålet om at gøre tidsregistreringen nem og overskuelig for alle brugere – og dette går igen i det brugervenlige design samt opsætningen af løsningens funktioner.