Indhold
- Hvad er diæter?
- Satser for skattefri rejsegodtgørelse (diæter) 2026
- Hvad skal du have klar før du laver beregning af diæter?
- Trin-for-trin: Sådan laver du beregning af diæter
- Beregning af diæter i Excel – de 5 typiske faldgruber
- Sådan gør zExpense diætberegning nemmere
- Fordele ved digital beregning af diæter
- Ofte stillede spørgsmål om beregning af diæter
- Vil du have nemmere rejseafregning?
At beregne diæter korrekt kan være en udfordring, især hvis du vil undgå de klassiske fejl i Excel. Diæter er skattefri godtgørelser, som dækker udgifter til mad, logi og småfornødenheder ved arbejdsrelaterede rejser. I denne guide får du en enkel trin-for-trin-vejledning til, hvordan du beregner diæter præcist, så du både overholder reglerne og undgår de typiske faldgruber i regnearket. Vi gennemgår alt fra grundprincipper til konkrete eksempler og tips til fejlfri beregning.
Hvad er diæter?
Diæter er skattefri godtgørelser, som din arbejdsgiver kan vælge at udbetale, når du rejser i forbindelse med arbejdet. De dækker ekstra udgifter til kost og logi, når du er væk fra din sædvanlige arbejdsplads og ikke kan spise eller overnatte hjemme. Diæter bruges typisk ved tjenesterejser, hvor du har behov for at overnatte ude. Det er ikke en automatisk ret, men noget arbejdsgiveren kan tilbyde. Beregningen af diæter tager udgangspunkt i de officielle diætsatser for kost og logi, som fastsættes hvert år af Skatteministeriet.
For at lave en korrekt rejseafregning skal du registrere både afrejse- og hjemkomsttidspunkt samt destination, da satserne ofte beregnes pr. døgn eller time. På den måde sikrer du, at du får den rigtige godtgørelse – hverken for meget eller for lidt.
Satser for skattefri rejsegodtgørelse (diæter) 2026
De gældende satser for skattefri rejsegodtgørelse (diæter) er kr. 625 pr. døgn til kost og småfornødenheder og kr. 268 for logigodtgørelse.
Du kan kun få godtgørelsen, hvis rejsen varer over 24 timer. Når det er tilfældet, kan du få logigodtgørelse pr. påbegyndt døgn, mens kostgodtgørelsen udbetales pr. døgn og for rejser over 24 timer beregnes der også kostgodtgørelse for påbegyndte timer ud over hele døgn.
Eksempel: Hvis din rejse varer 30 timer, får du udbetalt ét døgns kostgodtgørelse for de første 24 timer og derudover 6/24 af døgnsatsen for de resterende timer. Det betyder, at du får fuld godtgørelse for det første døgn og en forholdsmæssig godtgørelse for de ekstra timer, rejsen varer ud over 24 timer.
Hvis du får betalte måltider under rejsen, skal den skattefri rejsegodtgørelse nedsættes med 15% for morgenmad, 30% for frokost og 30% for aftensmad. Har du fået betalt alle måltider under din rejse, vil der altså være 25% tilbage til dækning af småfornødenheder.
Hvad skal du have klar før du laver beregning af diæter?
Før du går i gang med beregning af diæter, er det vigtigt at have alle relevante oplysninger klar. Brug denne tjekliste for at sikre, at du får det hele med:
- Afrejse- og hjemkomsttidspunkt
- Destination
- Antal overnatninger
- Betalte måltider
- Eventuelle tillæg
- Dokumentation
Med disse oplysninger undgår du fejl og sikrer en korrekt rejseafregning.
Trin-for-trin: Sådan laver du beregning af diæter
- Registrér afrejse og hjemkomst: Start med at notere præcist, hvornår du forlader din arbejdsplads, og hvornår du vender hjem igen. Disse tidspunkter danner grundlaget for beregningen.
- Angiv destination: Skriv, hvor rejsen går hen. Husk at angive, om det er en indenlands- eller udlandsrejse, da satserne kan variere.
- Notér overnatninger: Registrér, hvor mange nætter du har overnattet uden for hjemmet. Dette har betydning for, om du kan få fuld diæt eller kun en delvis godtgørelse.
- Markér betalte måltider: Notér, hvis du har fået morgenmad, frokost eller aftensmad betalt af arbejdsgiver eller kunde. Disse måltider skal trækkes fra i diætberegningen.
- Beregn efter gældende standardsatser: Brug de aktuelle diætsatser for det relevante år og land til at kalkulere din skattefrie diæter og rejsegodtgørelse. Indtast oplysningerne i dit regneark eller system, og beregn det samlede beløb.
- Gem dokumentation og send til godkendelse: Gem dine registrerede informationer om rejsen og send til godkendelse hos den ansvarlige.
Beregning af diæter i Excel – de 5 typiske faldgruber
Når du laver beregning af diæter manuelt i Excel, er der flere typiske fejl, du bør være opmærksom på:
- Forkerte satser: Det er let at bruge gamle eller forkerte diætsatser, hvis regnearket ikke er opdateret.
- Unøjagtige tider: Mangelfuld registrering af afrejse- og hjemkomsttidspunkter kan føre til fejl i beregningen.
- Glemte fradrag for måltider: Hvis betalte måltider ikke trækkes korrekt fra, risikerer du at få udbetalt for meget eller for lidt.
- Manglende dokumentation: datoer, varighed, sted og formål med rejsen.
- Versionskaos: Flere versioner af samme regneark kan skabe forvirring og fejl.
Disse udfordringer gør det oplagt at overveje en digital løsning, der automatisk opdaterer satser, sikrer korrekt beregning og samler al dokumentation ét sted.
Sådan gør zExpense diætberegningen nemmere
Med zExpense bliver beregning af diæter både enkel og sikker. Systemet beregner de korrekte diæter ud fra det angivne afrejse- og hjemrejsetidspunkt samt Statens gældende diætsatser, så du altid får det korrekte beløb. Som medarbejder registrerer du nemt destination, start og slutdato- og tidspunkt, samt eventuelle betalte måltider direkte i appen, der herefter kan sendes til godkendelse.
zExpense hjælper dig med at undgå fejl, da alle relevante oplysninger bliver indtastet og beregnet automatisk. Når diætberegningen er færdig, kan du eksportere data eller bruge dem som grundlag for indberetning til løn eller regnskab. På den måde sparer du tid og minimerer risikoen for fejl og manglende dokumentation. zExpense understøtter også udokumenteret logi-godtgørelse, så du nemt kan registrere og beregne denne type godtgørelse direkte i systemet. Det sikrer, at alle relevante regler overholdes, uden ekstra manuelt arbejde.
Fordele ved digital beregning af diæter
- Mindre manuelt tastearbejde: Oplysninger om rejse, måltider og satser indtastes én gang og genbruges automatisk i hele processen.
- Færre fejl og hurtigere godkendelse: Systemet validerer data og beregner diæter korrekt, så fejl minimeres og godkendelser går hurtigere igennem.
- Ensartet beregning efter satser: Alle diæter beregnes konsekvent efter de gældende satser, så der ikke opstår tvivl eller forskelle mellem medarbejdere.
- Bedre dokumentation og revisionsspor: Alle bilag og oplysninger samles digitalt, hvilket gør det nemt at dokumentere og følge op på rejseafregninger.
- Nem eksport til økonomi-/lønsystem: Data kan let overføres til virksomhedens økonomi- eller lønsystem, så bogføring og indberetning bliver mere effektiv.
zExpense gør diæter til en standardproces – ikke et Excel-projekt.
Ofte stillede spørgsmål om beregning af diæter
Hvordan beregner man diæter korrekt?
Du beregner diæter ved at registrere afrejse- og hjemkomsttidspunkt, destination, arbejdssted, antal overnatninger og eventuelle betalte måltider. Brug de gældende diætsatser for det relevante år.
Skal betalte måltider fratrækkes?
Ja, hvis du har fået morgenmad, frokost eller aftensmad betalt, skal disse måltider trækkes fra i diætberegningen, da du ellers får for høj godtgørelse.
Hvad er forskellen på diæter og udlæg?
Diæter er faste satser til kost og logi under rejser, mens udlæg dækker faktiske udgifter, du har haft og kan dokumentere med kvitteringer.
Kan man undgå beregning af diæter i Excel?
Ja, med digitale løsninger som zExpense kan du automatisere beregningen, så du slipper for manuelle fejl og besværet med regneark.
Vil du have nemmere rejseafregning?
Med zExpense bliver både diæter og rejseafregning en enkel og overskuelig proces for medarbejdere. Alle oplysninger samles ét sted, og beregningen sker automatisk efter gældende satser, så du undgår fejl og sparer tid. For økonomi- og lønafdelingen betyder det hurtigere godkendelser og nemmere overblik over dokumentation og bilag. Du slipper for besværet med Excel og får i stedet en digital løsning, der gør hele processen mere effektiv og sikker.
Book en gratis demo af zExpense og se, hvor nemt beregning af diæter kan være.
