Sådan fungerer udlægshåndtering i zExpense
1. Registrer udlæg
Medarbejderen tager et billede af kvitteringen i appen. zExpense aflæser automatisk beløb og dato, så udlægget kan registreres på få sekunder.
2. Send til godkendelse
Udlæg sendes automatisk til den eller de rette godkendere. Notifikationer og et klart overblik sikrer, at intet bliver glemt.
2. Få Refusion
Når udlægget er godkendt, overføres data direkte til jeres økonomisystem, så både bogføring og refusion til medarbejderen sker hurtigt og korrekt.
Medarbejderudlæg gjort nemt
Gør håndteringen af medarbejderudlæg effektiv med zExpense
Gør udlæg nemme, hurtige og transparente – for både medarbejdere og økonomiafdelingen. Med zExpense får I en digital løsning til udlægshåndtering, der samler hele processen ét sted og sikrer, at medarbejderudlæg aldrig bliver en tidsrøver eller en kilde til fejl.
Derfor vælger virksomheder zExpense til udlægshåndtering
- Brugervenlig app og platform
- Automatiserede og tilpassede workflows
- Sikker og compliant løsning
- Velegnet til både små og store virksomheder
- Mulighed for tilpasning til virksomhedens behov
- Hurtig implementering og løbende support
Integreret med jeres systemer
zExpense tilpasses jeres eksisterende systemer og arbejdsgange, så integrationen til økonomi-, løn- og HR-systemer fungerer gnidningsfrit. Data overføres automatisk mellem systemerne, hvilket sikrer en effektiv og sammenhængende proces fra registrering af udlæg til bogføring.
Tilpasset jeres virksomhed og behov
zExpense er udviklet med fleksibilitet for øje, så løsningen kan tilpasses præcis til jeres virksomheds behov og eksisterende arbejdsgange. Uanset om I har simple eller komplekse godkendelsesflows, kan zExpense skræddersys, så udlæg automatisk sendes til de rette personer i virksomheden. I kan oprette forskellige roller, regler og godkendelsesniveauer, der matcher jeres interne politikker og struktur. Det betyder, at både små teams og større virksomheder kan få en løsning, der understøtter jeres måde at arbejde på – uden at gå på kompromis med brugervenlighed eller sikkerhed.
Styrker medarbejderoplevelsen og arbejdsglæden
En effektiv håndtering af medarbejderudlæg handler ikke kun om tal og processer – det handler også om medarbejdernes oplevelse. Når udlæg kan registreres og godkendes hurtigt, slipper medarbejderne for bøvl med papirkvitteringer, usikkerhed om refusion og lange svartider. Det skaber større tilfredshed og gør det lettere at overholde virksomhedens politikker. Samtidig får ledelsen bedre indsigt i udgiftsmønstre, hvilket kan bruges til at optimere rejsepolitik, indkøbsaftaler og interne procedurer.
Giver jer bedre indsigt i virksomhedens klimaaftryk
Med zExpense kan I koble udlæg direkte til jeres ESG-arbejde og få værdifuld indsigt i virksomhedens klimaaftryk. Løsningen gør det muligt at registrere CO2-aftryk på udgifter som transport, fly og ophold, så I får et samlet overblik over virksomhedens udledninger. På den måde kan I bruge data aktivt i jeres ESG-rapportering og arbejde målrettet med at reducere jeres miljøpåvirkning.
Der er fordele for hele virksomheden, når I bruger zExpense til at håndtere medarbejderudlæg
For medarbejderen betyder digital udlægshåndtering med zExpense, at det er slut med at gemme på papirkvitteringer og bruge tid på manuelle registreringer. Alt kan klares hurtigt via mobilen, og refusionen sker hurtigere og mere sikkert.
For godkenderen giver zExpense et klart overblik over alle indsendte udlæg, så godkendelser kan foretages med få klik – uanset om du sidder ved computeren eller er på farten. Notifikationer sikrer, at intet bliver glemt, og alle nødvendige bilag er altid ved hånden.
For økonomiafdelingen elimineres manuelle fejl, dobbeltarbejde og uforudsete udgifter. Data overføres automatisk til økonomisystemet, og alle bilag er digitalt arkiveret, hvilket letter både bogføring og revision. Det frigiver tid til andre opgaver og sikrer, at virksomheden altid lever op til gældende regler.
For ledelsen giver zExpense adgang til realtidsdata og rapporter, så det er nemt at følge virksomhedens udgiftsmønstre og sikre overholdelse af interne politikker. Det skaber gennemsigtighed og styrker beslutningsgrundlaget.
KONTAKT OS
Kom i gang med at håndtere medarbejderudlæg i zExpense
FAQ om registrering af medarbejderudlæg
Hvad er et medarbejderudlæg?
Et medarbejderudlæg er, når en medarbejder betaler en udgift på vegne af virksomheden og efterfølgende får refunderet beløbet. Det kan fx være transport, hotel, måltider eller mindre indkøb.
Hvad er fordelene ved digital udlægshåndtering?
Med digital udlægshåndtering i zExpense sparer I tid og ressourcer, fordi medarbejdere kan registrere udlæg på få sekunder, og økonomiafdelingen slipper for manuel indtastning og opfølgning. Den automatiske aflæsning af kvitteringer minimerer risikoen for tastefejl, og alle bilag gemmes digitalt, så de altid er klar til revision. Samtidig får I et bedre overblik og fuld kontrol, da I kan trække realtidsdata på virksomhedens udlæg, følge udgifter på tværs af afdelinger og understøtte jeres interne politikker.
Hvordan registrerer jeg et udlæg i zExpense?
Du tager et billede af kvitteringen direkte i zExpense-appen, hvorefter systemet automatisk aflæser beløb, dato og leverandør. Herefter kan du tilføje kategori og eventuelle kommentarer, inden udlægget sendes til godkendelse.
Hvordan foregår godkendelsen af udlæg?
Når udlægget er indsendt, sendes det automatisk til den relevante godkender. Godkenderen får besked og kan hurtigt godkende eller afvise udlægget – både fra computer og mobil.
Hvordan hjælper zExpense økonomiafdelingen?
zExpense automatiserer overførslen af data til økonomisystemet og samler alle bilag digitalt. Det minimerer fejl, sparer tid og gør det nemt at finde dokumentation ved revision.
Kan zExpense integreres med vores nuværende systemer?
Ja, zExpense tilbyder integration til de fleste økonomi- og lønsystemer, så udlægshåndteringen bliver en naturlig del af jeres eksisterende arbejdsgange.
Hvordan bidrager zExpense til ESG-rapportering?
zExpense gør det muligt at registrere CO2-aftryk på relevante udlæg, så virksomheden får et bedre overblik over klimaaftryk og kan bruge data aktivt i ESG-rapporteringen.
