Hvad er ulempen ved fysiske kvitteringer?
Alle virksomheder har udgifter – og jo flere udgifter, jo flere kvitteringer. Selvom bunkevis af fysiske kvitteringer hurtigt kan resultere i både hovedpine og frustrationer, er de altafgørende for virksomhederne, der skal kunne dokumentere deres køb.
Processen for håndteringen af fysiske kvitteringer er i særdeleshed det, der skaber frustrationen: De er svære at bevare overblikket over, og hele bogføringsprocessen er både bøvlet, tidskrævende og uoverskuelig. Med fysiske bilag kræver processen en fysisk overlevering – og dermed en fysisk tilstedeværelse på kontoret. Hvilket skaber udfordringer, hvis man har medarbejdere, der ofte arbejder hjemme eller ude af huset.
Derudover fylder de mange mapper og ringbind, som kvitteringerne skal opbevares i utrolig meget på kontoret – og så kan de med tiden falme og blive ulæselige grundet det tynde og skrøbelige papir.
Set fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv er opbevaring af fysiske kvitteringer heller ikke optimal, da de både kan forlægges, forsvinde eller blive ødelagt ved f.eks. vandskade eller ildebrand på kontoret.
Endelig er det også værd at have in mente, at produktionen af papirkvitteringer er både dyr og skadelig for miljøet.
Hvorfor skal bilag opbevares digitalt?
Med den nye bogføringslovs krav om digitale bilag er det blevet et lovkrav, at virksomheder opbevarer deres bilag digitalt i fem år. Derudover skal virksomheder sikre sig, at alt bogføringsmateriale er tilgængeligt og kan genskabes i tilfælde af tab eller skade.
At opbevare bilag digitalt eliminerer mange af de problemer, der følger med fysiske kvitteringer: Digital opbevaring sikrer, at dine digitale kvitteringer aldrig går tabt eller bliver beskadiget. Derudover kan alle medarbejdere nemt søge og finde de nødvendige bilag – uanset om de befinder sig fysisk på kontoret, arbejder hjemmefra eller er på farten. En digital kvittering sikrer samtidig, at dokumentationen altid er tilgængelig og opfylder bogføringslovens krav.
En digital og automatiseret proces sparer ikke kun plads, men også tid og ressourcer. Derudover er det en mere miljøvenlig løsning, som reducerer behovet for papir og hjælper med at skåne vores planet.
Sådan gemmer du kvitteringer på mobilen
Når du skal gemme kvitteringer på mobilen, er processen både enkel og hurtig med en app til at gemme kvitteringer som zExpense. Så nemt kan processen se ud, hvis I bruger zExpense som jeres app til kvitteringer i virksomheden:
- Åbn zExpense-appen på din telefon.
- Tag et billede af kvitteringen – appen aflæser automatisk beløb og dato, så du slipper for manuel indtastning.
- Vælg udgiftstype og tilføj eventuelt en kommentar, hvis det er relevant for din bogføring.
- Send kvitteringen til godkendelse direkte fra appen.
- Kvitteringen opbevares sikkert i skyen og er altid tilgængelig for både dig og din virksomhed.
Med denne løsning kan du nemt gemme kvitteringer på mobilen, uanset om du er på farten eller arbejder hjemmefra. Det gør det let at holde styr på alle udgifter og sikrer, at ingen bilag går tabt. En app til at gemme kvitteringer gør hele processen overskuelig og effektiv.
5 fordele ved at bruge en app til dine kvitteringer
- Du har altid et overblik over dine udgifter, og det samme gælder for økonomiafdelingen, som løbende kan følge med.
- Det er nemt for chefen at godkende dine bilag og rejseafregninger, hvilket også gør det nemt for resten af virksomheden at håndtere bilagene der løbende kommer.
- Det er slut med at lede efter kvitteringer overalt. Du kan blot tage et billede, når du har en kvittering, og så er den gemt i zExpense.
- Du sparer tid hver måned, som du kan bruge på det, du synes er sjovt, og som virksomheden betaler dig for.
- Du har altid dine bilag på dig – uden de bliver krøllede eller forsvinder i lommen. De ligger i skyen.
Det bliver ikke nemmere at håndtere kvitteringer
Med digitale kvitteringer slipper du for at bekymre dig om både håndtering og opbevaring.
Med en kvitteringsapp som zExpense behøver du blot tage et billede af kvitteringen via app’en og definere, hvilken slags udlæg det er – og så kan du i princippet kaste bilaget i skraldespanden, for nu er det registreret i app’en.
Så kan du med god samvittighed nyde den kaffe, du har købt via firmakortet eller dit eget private kort. Vores løsning zExpense kan håndtere både udlæg og køb på firmakortet – og så kan zExpense nemt integreres med jeres nuværende setup, så I ikke behøver skifte bank eller lignende.
Få helt styr på kvitteringerne med zExpense
zExpense app’en er den perfekte løsning til digitale kvitteringer. App’en er designet til at gøre bilagshåndtering så enkel og effektiv som mulig. Med brugervenlige funktioner og sikker opbevaring, er det en ideel app for både små og store virksomheder, der ønsker at optimere deres udgiftshåndtering – og spare både penge og ressourcer.
Hvis du vil se om zExpense er noget for dig og arbejdsplads, kan du booke en skræddersyet – men uforpligtende – 30 minutters demo her.
Hvad er den bedste app til kvitteringer?
Når du leder efter den bedste app til kvitteringer, er der flere vigtige faktorer at overveje:
Brugervenlighed
Det skal være hurtigt og nemt at registrere en kvittering – helst på få sekunder. En intuitiv kvitterings app gør det let for alle medarbejdere at komme i gang.
Sikker opbevaring i skyen
Kvitteringer skal opbevares sikkert digitalt, så de aldrig går tabt. Med cloud-løsninger har du altid adgang til dine bilag, uanset hvor du er.
Integration med økonomisystem
En god app til kvitteringer bør kunne integreres med virksomhedens økonomisystem, så data automatisk overføres og bogføringen bliver mere effektiv.
Godkendelsesflows
Det er en fordel, hvis chefen kan godkende udlæg direkte i appen, så processen bliver hurtigere og mere overskuelig.
Håndtering af både udlæg og firmakort
Vælg en løsning, hvor både udlæg og køb på firmakort kan håndteres i samme app for det bedste overblik.
zExpense er et eksempel på en kvitterings app, der opfylder alle disse krav og gør det nemt at håndtere kvitteringer digitalt i hverdagen.
Kvitteringer online: Fordele ved digital kvittering i skyen
Med kvitteringer online har du altid adgang til dine bilag – uanset om du bruger telefon, tablet eller computer. Digitale kvitteringer i skyen eliminerer risikoen for, at bilag går tabt, falmer eller bliver beskadiget, som det ofte sker med papirudgaver.
Økonomiafdelingen kan tilgå og søge i kvitteringer i realtid, hvilket gør det nemt at finde præcis det bilag, der er brug for – uanset hvor medarbejderne befinder sig.
Med en løsning som zExpense opbevares alle kvitteringer sikkert online og i fuld overensstemmelse med bogføringsloven. Det betyder, at både medarbejdere og økonomiafdelingen altid har styr på dokumentationen, og at virksomheden lever op til alle lovkrav om digital kvittering og opbevaring.
FAQ - Ofte stillede spørgsmål om kvitteringer og apps
Kan jeg bruge en kvitterings app på både iPhone og Android?
Ja – zExpense fungerer på både iPhone og Android samt via web.
Hvad sker der, hvis jeg mister min telefon - er mine kvitteringer væk?
Nej, alle kvitteringer opbevares sikkert i skyen og kan tilgås fra en ny enhed eller via web.
Opfylder digitale kvitteringer bogføringslovens krav?
Ja, digital opbevaring af bilag opfylder lovkravet om, at bilag skal opbevares digitalt i fem år.
Kan appen læse kvitteringer automatisk?
zExpense kan automatisk aflæse beløb og dato fra kvitteringen via OCR-scanning, så du slipper for at taste manuelt.
Kan jeg bruge appen til både private udlæg og firmakort?
Ja, zExpense håndterer både private udlæg foretaget enten kontant eller via private kort samt køb på firmakort i samme app.
Gør digital registrering af kvitteringer nemt med zExpense
Med zExpense bliver det nemt at håndtere kvitteringer digitalt og leve op til kravene i den nye bogføringslov. Med appen kan du samle alle udlæg, køb på firmakort og kørselsgodtgørelse ét sted, så du altid har fuldt overblik. Kvitteringer scannes hurtigt med OCR-teknologi direkte i appen, og alle oplysninger overføres automatisk. zExpense integrerer med jeres nuværende økonomisystem, så bilag kan bogføres og godkendes digitalt – helt uden besvær. Det sparer tid, reducerer risikoen for fejl og sikrer, at virksomheden altid overholder lovgivningen.
Vil I også gøre det nemt at registrere og håndtere kvitteringer digitalt?
