Papirløst bogholderi i 2023?

Det er en rigtig god idé at starte med bilagene

Et godt sted at starte digitaliseringen af din virksomheds bogføring er ved at se på de bilag, du får ind i bogholderiet.

Hvorfor starter digitaliseringen af bogholderiet med digitale bilag?

At modtage bilag i digitalt format er en fordel, da du kan behandle dem hurtigt og effektivt gennem automatiserede godkendelsesprocedurer og bogføring.

Papirbilag er derimod en kæmpe tidsrøver, da de kræver 8 gange så lang tid for medarbejderen, godkenderen og bogholderen at behandle. Og det kan føre til, at omkostningerne ved behandlingen af papirbilaget overstiger selve beløbet på bilaget.

Og tanken om at betale mere for håndteringen af bilaget end for selve beløbet, kan hurtigt give hovedpine. Ikke?

Især når man tænker på, at du med en digital proces faktisk kan sende et udlæg til godkendelse på blot 13 sekunder.

Hvordan udrydder du papirbilag?

zExpense kan hjælpe dig med at slippe af med de mange papirbilag fra kundebesøg, firmature og toiletpapir-indkøb én gang for alle.

Hver gang medarbejderne bruger deres firmakort til at købe noget, kan de øjeblikkeligt efter købet tage et billede af kvitteringen i zExpense-appen og sende købet til godkendelse. Hvis de laver et udlæg, kan de også registrere det i appen og sende det afsted for at få deres penge retur.

Når udlægget eller købet på firmakortet er registreret, bliver bilaget for transaktionen digitaliseret. Det betyder, at bogholderet ikke behøver at vente i årevis på, at medarbejderen finder de forsvundne kvitteringer eller finder tid til at komme fysisk forbi bogholderiet.

 

Al medarbejderregistrering samlet i én app

Udover at registrere udlæg og køb på firmakortet, kan medarbejderne også registrere kørsel, diæter og tid/fravær i zExpense-appen.

Hvis medarbejderne for eksempel har kørselsposter fra en firmatur, kan de sendes til bogholderiet sammen med bilagene, og så bliver det meget lettere for bogholderen at se, hvad der hører til hvad.