2. Større sikkerhed for korrekt bogføring

Det er ikke til at komme udenom, at risikoen for fejl er større ved manuel håndtering: Menneskelige fejl såsom taste- og stavefejl, fejlarkivering eller forglemmelser kan være svære at undgå – og lad os ikke komme ind på hele bøvlet med manglende kvitteringer eller bilag …  

Med en langhåret manuel bogføringsproces er det naturligt, at der forekommer fejl, og i følge GBTA’s rapport er det også tilfældet med 19% af alle udgiftsrapporter. 

Det tager i gennemsnit 18 minutter pr. rapport at rette fejlene ifølge GBTA. Hvilket i de 19% af tilfældene, hvor rapporterne indeholder fejl, betyder, at en udgiftsrapport kan tage helt op til 38 minutter at håndtere. 

Både de gennemsnitlige 20 minutter for håndtering af en udgift og de 38 samlede minutter for håndtering af en udgift med fejl, kan vi vist godt blive enige om er alt for lang tid. 

Tid din virksomhed uden tvivl kan bruge langt mere effektivt på andre opgaver og projekter. Og det leder os faktisk i en cirkel tilbage til foregående punkt: Lettelse af administrativt arbejde. 

Kort opsummeret kan vi derfor hurtigt konkludere, at en digitalisering og automatisering af bogføringen sparer virksomheden både tid og ressourcer – og dermed også penge. Hvilket alle må siges at være store gevinster at hente. Både for virksomheden overordnet, men også for de enkelte medarbejdere. 

3. Øget it-sikkerhed

Da loven nu pålægger virksomheder at bogføre digitalt, er der ligeledes stillet nogle overordnede krav til bogføringssystemerne, de skal leve op til.

Et af kravene går på, at systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Derudover skal bogføringssystemerne registreres hos Erhvervsstyrelsen, så det bliver nemt for dig og din virksomhed at vælge et system, I med sikkerhed ved, lever op til de nye lovkrav og giver den nødvendige digitale sikkerhed.

Udover en øget it-sikkerhed, kan I altså også se frem til øget sikkerhed generelt:

Fysisk materiale, der er nemt at tilgå eller forlægge bliver nu opbevaret digitalt. Dermed slipper du også for endeløse stakke med papirer, uanede mængder af mapper og chartekker og diverse bilag, der lægger til registrering eller godkendelse på medarbejdernes kontorer.

Med cloudbaserede løsninger og digitale systemer slipper du for rodet på kontoret og den hovedpine, manuel arkivering i ringbindene kan give. Nu er virksomhedens udlæg og dokumenter digitalt opbevaret et sikkert sted – og så endda altid lige ved hånden, når du skal bruge dem, uanset hvor du er.

4. Totalt overblik over virksomhedens økonomi
Når du automatiserer dit bogholderi digitalt, siger du ikke kun farvel til tunge manuelle arbejdsgange, mindre risiko for fejl, tidsspild og dobbeltarbejde (hvilket er mange ting at slippe for i sig selv) – du byder også et smartere, mere effektivt og værdiskabende bogholderi velkommen.

Det er helt centralt at have et overskueligt og tilgængeligt overblik over din virksomheds udgiftsposter. For jo bedre et overblik, du har, jo bedre kan du træffe de rigtige beslutninger.

Når det hele foregår digitalt, har du altid alle din virksomheds udgifter samlet ét sted, og med et samlet overblik er det langt mere overkommeligt at dykke ned i de forskellige poster.

Her kan du f.eks. se nærmere på de mest omkostningstunge poster og vurdere, om der er mulighed for optimering – f.eks. i form af firma- eller leverandør aftaler, udskiftning til andre alternativer mm.

Du kan også se ind i, om der er særskilte poster, hvor I kan optimere eller effektivisere processer og dermed spare penge.

Et digitalt bogholderi er også et opdateret bogholderi, og du kan altid tilgå de seneste tal online, uanset hvor du befinder dig.

Det betyder, at du slipper for at være bundet til kontoret for at kigge nærmere ind i virksomhedsøkonomien, og du skal ikke længere sortere igennem arkivskabe og ringbind for at finde de udlæg, bilag eller informationer, du skal bruge.

Den opgave er i stedet klaret med få klik fra kontorstolen (eller sofaen derhjemme).

Dét er da smart.

5. Sidst, men ikke mindst: Spar penge

Er du blevet nysgerrig på mulighederne for digitalisering af din virksomhed? 

Så forstår vi dig godt.

Fordelene er mange. Og med den nye bogføringslov rundt om hjørnet (eller så godt som), er digitaliseringen uundgåelig – så timingen for at se nærmere ind i expense management er oplagt.

Men jo hurtigere du kommer i gang med at iværksætte digitale initiativer, jo hurtigere kan din virksomhed høste både de økonomiske, ressource- og sikkerhedsmæssige fordele, vi nu har gennemgået.

Så hvordan kommer du i gang?

Du finder et digitalt system, der kan hjælpe dig med at automatisere og digitalisere dit bogholderi. Der er mange at vælge imellem, og her er det vigtigt at identificere din virksomheds behov, så I får det system, der passer til jer.

zExpense kan være noget for dig!

Her i ZeBon har vi beskæftiget os med IT-løsninger, der optimerer og effektiviserer processer og arbejdsgange i alle typer virksomheder siden 2009 (læs mere om vores kunders oplevelse med zExpense).

Med fokus på håndtering af udlægs- og rejseafregning har vi udviklet zExpense, der effektivt håndterer alle arbejdsgange omkring styring af udlæg, kreditkorttransaktioner, forskud, kørselsafregning, diætberegning, mv.

Med zExpense er udgiftshåndtering overstået på et øjeblik, og så er løsningen intuitivt opbygget, så det er nemt og simpelt for alle typer af brugere at håndtere deres afregninger.

Skal vi tage en uforpligtende snak om dine muligheder med zExpense?